Comment réussir la facturation électronique et la dématérialisation des usagers ?

La facturation électronique devient progressivement la norme pour les collectivités. Pour les services d’eau et d’assainissement, cette évolution ne répond pas seulement à une obligation réglementaire. Elle permet aussi de gagner du temps, de réduire les coûts et d’offrir un meilleur service aux usagers.

Chaque jour, les régies, les syndicats des eaux et les EPCI gèrent des milliers de factures, de paiements et de demandes d’usagers. C’est pourquoi il est essentiel de disposer d’un outil capable d’automatiser ces tâches tout en respectant les nouvelles règles.

Contexte réglementaire et opportunité financière pour les régies d’eau

En France, les 12 392 services d’assainissement collectif et de distribution d’eau potable gèrent chaque jour la relation avec plus de 26 millions d’abonnés. Avec une facture moyenne de 562,80 € TTC par an et par ménage, la facturation est au cœur de l’activité administrative des régies d’eau, des syndicats des eaux et des EPCI.

Aujourd’hui, la dématérialisation progressive des factures destinées aux professionnels comme aux usagers, notamment grâce au format Factur-X et à l’intégration avec Chorus Pro, transforme les pratiques des collectivités. En effet, la fin progressive des envois papier ne répond pas uniquement à une obligation réglementaire. Elle représente également une véritable opportunité pour réduire les coûts de gestion et gagner en efficacité.

Par ailleurs, cette évolution aide les collectivités à faire face à deux défis majeurs : la hausse des coûts liés au traitement de l’eau et le renouvellement des 1,3 million de kilomètres de réseaux présents sur le territoire français. C’est pourquoi la facturation électronique est aujourd’hui un levier important pour moderniser les services d’eau et sécuriser leurs ressources financières.

Pourquoi passer à la facturation électronique pour les services d’eau ?

Les services d’eau potable et d’assainissement gèrent plusieurs millions d’abonnés en France. Chaque année, ils éditent un grand nombre de factures, d’avis d’échéance et de relances.

Or, la gestion papier montre aujourd’hui ses limites. En effet, elle entraîne des coûts d’impression, d’affranchissement et de traitement qui augmentent chaque année. De plus, les ressaisies manuelles prennent du temps et augmentent le risque d’erreur.

Par ailleurs, les usagers attendent désormais des services numériques simples et rapides. Ils souhaitent consulter leurs factures en ligne, payer facilement et retrouver leurs documents à tout moment.

Dans ce contexte, la généralisation de la facturation électronique, du format Factur-X et des échanges avec Chorus Pro représente une véritable opportunité. Pour mieux comprendre cette évolution, découvrez notre article sur la dématérialisation des factures.

Quels sont les avantages de la facturation dématérialisée ?

La dématérialisation ne consiste pas uniquement à remplacer une facture papier par un document numérique. En réalité, elle simplifie l’ensemble du processus de facturation.

Concrètement, une solution métier permet de :

• Créer automatiquement les factures à partir des relevés de compteurs
• Envoyer les documents aux usagers par voie numérique
• Suivre les paiements en temps réel
• Automatiser les relances en cas d’impayés
• Limiter les ressaisies et les erreurs
• Sécuriser les échanges avec les plateformes réglementaires

Ainsi, les équipes passent moins de temps sur les tâches répétitives. Elles peuvent donc se consacrer davantage à l’accompagnement des usagers.

De plus, les collectivités constatent souvent :

• Une baisse importante des coûts d’impression et d’envoi
• Des délais de paiement plus courts
• Un meilleur suivi des recettes
• Une diminution des impayés
• Une gestion plus simple des Restes à Recouvrer (RAR)

Comment automatiser la gestion de la facturation de l’eau ?

L’automatisation repose sur la connexion de plusieurs outils. Ainsi, toutes les informations circulent automatiquement sans ressaisie.

Le logiciel prend en charge :

• La gestion des abonnés
• Les relevés de compteurs
• Le calcul des consommations
• L’application des tarifs et des redevances
• La création des factures électroniques
• Le suivi des règlements
• Les relances automatiques
• L’intégration avec la comptabilité publique

Grâce à cette organisation, les données restent fiables tout au long du processus.

Pour aller plus loin, consultez également notre article consacré à la gestion des facturations de l’eau dans les collectivités.

Pourquoi choisir LONIX d’Eksaé ?

La solution LONIX a été conçue spécialement pour les collectivités, les régies publiques et les syndicats des eaux.

Elle couvre l’ensemble des besoins liés à la gestion de l’eau et de l’assainissement.

Par exemple, elle permet de :

• Gérer les abonnés et les contrats
• Suivre les compteurs
• Intégrer les systèmes de télérelève
• Préparer les tournées de relève
• Créer automatiquement les factures
• Gérer les prélèvements et les paiements
• Suivre les règlements
• Automatiser les relances
• Piloter l’activité grâce à des tableaux de bord

En outre, LONIX s’intègre facilement avec la comptabilité publique. Les équipes gagnent ainsi du temps tout en sécurisant leurs recettes.

Découvrez toutes les fonctionnalités de la solution LONIX d’Eksaé.

Une solution pensée pour les mairies, les syndicats des eaux et les EPCI

Les besoins sont souvent les mêmes, quelle que soit la taille de la collectivité. Il faut gérer les abonnés, suivre les consommations, facturer rapidement et limiter les impayés.

C’est pourquoi LONIX propose une solution complète qui permet de :

• Centraliser les données des abonnés
• Suivre les compteurs et les installations
• Automatiser la facturation
• Simplifier les paiements
• Améliorer le suivi des recettes
• Disposer d’indicateurs pour piloter l’activité
• Sécuriser les données dans un environnement Cloud

Par ailleurs, la solution évolue avec les besoins des collectivités et accompagne leur transition numérique.

Vous pouvez également découvrir les fonctionnalités dédiées aux mairies et syndicats des eaux.

Questions fréquentes

Modernisez votre gestion de l’eau avec Eksaé

Aujourd’hui, la facturation électronique est un véritable levier de performance pour les collectivités. En effet, elle permet de réduire les coûts, d’améliorer le suivi des paiements et de simplifier la relation avec les usagers.

Avec la solution LONIX d’Eksaé, vous automatisez l’ensemble de votre chaîne de facturation, tout en sécurisant vos recettes et en répondant aux nouvelles exigences réglementaires.

Le service État Civil constitue l’une des missions fondamentales des collectivités territoriales. Chaque jour, les officiers d’état civil accompagnent les administrés dans les moments clés de leur vie : naissance, mariage, décès, reconnaissance ou changement de nom. Face à une réglementation en constante évolution, à la dématérialisation des démarches et aux exigences croissantes en matière de cybersécurité, les collectivités ont besoin d’une solution fiable, intuitive et conforme. Avec Cityviz Citoyen, Eksaé propose une solution 100 % Web, hébergée sur un Cloud souverain qualifié SecNumCloud, qui sécurise les données et simplifie le travail quotidien des agents.

Nous accompagnons vos officiers d’état civil au quotidien avec une solution 100% Web, intuitive et nativement conforme aux dernières évolutions législatives, propulsée sur notre Cloud souverain qualifié SecNumCloud.

1. Pourquoi choisir la solution État Civil d’Eksaé ?

Les officiers d’état civil doivent concilier exigence réglementaire, qualité de service et efficacité opérationnelle. Le module État Civil d’Eksaé répond à ces enjeux grâce à une solution qui automatise les tâches à faible valeur ajoutée, sécurise les procédures et garantit une conformité permanente avec les évolutions législatives. Les agents gagnent du temps tout en améliorant la qualité du service rendu aux administrés.

• La rédaction assistée en temps réel : Le texte de l’acte se constitue intelligemment sous vos yeux au fil de la saisie des données. Les contrôles de cohérence sont instantanés, vous assurant que le document final sera parfaitement conforme au moment de l’impression.
• Une agilité 100% Web : Accessible simplement depuis un navigateur internet. Notre outil est idéal pour le travail quotidien en mairie, le télétravail ou les secrétaires de mairies multi-communes.
• Sécurité SecNumCloud 3.2 : Les données de vos administrés représentent votre patrimoine le plus précieux. Eksaé vous offre le plus haut niveau de qualification de sécurité en France pour héberger vos données d’état civil en toute sérénité.

2. Les fonctionnalités clés au service de vos agents

Grâce à une interface ergonomique et des assistants intelligents, les agents réalisent l’ensemble de leurs démarches depuis un environnement unique. Chaque fonctionnalité a été pensée pour réduire les ressaisies, limiter les erreurs et accélérer le traitement des demandes.

Gestion complète des Actes, l’application PACS est indépendante de l’application EC. Dans le futur, il est envisagé de l’intégrer.

Conduisez l’ensemble des procédures de la vie citoyenne depuis une interface unique et ergonomique.

• Constitution automatisée et guidée des actes : Naissance, Mariage, Décès, Reconnaissance, Transcription.
• Intégration dynamique des dernières réformes législatives (choix du nom issu de la filiation, mentions marginales, etc.).

Dématérialisation et Connexion aux Plateformes de l’État

Fini les doubles saisies et les courriers fastidieux. Notre logiciel intègre des API pour communiquer directement avec les services nationaux :

• COMEDEC : Répondez aux demandes de vérification de données d’état civil (notamment pour les demandes de CNI et passeports) de manière 100% dématérialisée. L’application COMEDEC est indépendante de l’application Etat civil.
• Pour l’instant nous produisons le flux vers l’INSEE (c’est le seul utile en Etat civil) mais il n’est pas encore envoyé automatiquement.

Tenue des Registres, Tables et Numérisation

• Édition et impression automatique des registres, des tables annuelles et des tables décennales pour une tenue irréprochable de vos archives communales.
• Outils d’aide à la numérisation et à l’indexation des actes anciens pour protéger vos registres papiers des dégradations du temps et faciliter les recherches instantanées.

3. Un écosystème « Vie Citoyenne » totalement intégré

Le module État Civil s’intègre nativement avec l’ensemble de la gamme d’Eksaé dédiée à la gestion des administrés pour créer une synergie parfaite dans votre collectivité.

4. L’accompagnement Eksaé : Changez d’éditeur en toute sérénité

Nous savons que migrer un logiciel d’État Civil est une opération délicate qui nécessite une précision absolue. Eksaé met à votre disposition plus de 40 ans d’expertise auprès du secteur public pour sécuriser votre transition :

• Reprise de données historique : Nos spécialistes dédiés récupèrent l’intégralité de votre historique d’actes pour une transition à 100%, sans interruption de service. Sur la base d’une numérisation de tous vos actes.
• Formation sur-mesure et continue : Des sessions pédagogiques adaptées au rythme de vos agents pour une prise en main immédiate de l’outil.
• Support client de proximité : Une équipe d’experts basés en France, disponible pour répondre rapidement à vos questions réglementaires et techniques.

La solution de gestion Enfance & Petite Enfance tout-en-un 

Eksaé vous propose une plateforme complète et modulaire dédiée à la gestion des services enfance et petite enfance — restauration scolaire, activités péri et extra–scolaires, ALSH, crèches et relais petite enfance (RPE). Sécurisée et disponible en ligne 24h/24 et 7j/7, la solution couvre l’intégralité de la chaîne de gestion : inscriptions dématérialisées, plannings, pointage, facturation au taux d’effort avec application automatique des bonus/malus, synthèses CAF et exports comptables.

Elle gère également les situations les plus complexes du quotidien : séparations parentales et plannings de garde, restrictions alimentaires, PAI et AEEH, … — sans aucune limite sur le nombre d’activités paramétrées. 

Un écosystème connecté entre la collectivité, les familles et les animateurs 

En tant que collectivité vous gardez la main sur l’ensemble du pilotage financier et organisationnel : vous créez vos activités en nombre illimité, choisissez entre prépaiement ou facturation au réel, proposez le paiement en ligne via PayFiP (🇫🇷 DGFiP) ou PayZen* (groupe Lyra), suivez vos encaissements, pointez vos prélèvements et visualisez vos recouvrements en temps réel — réduisant ainsi significativement les impayés.

Les familles, de leur côté, deviennent pleinement actrices du service grâce au portail famille en version web et mobile : elles inscrivent leurs enfants, réservent, paient en ligne et voient leurs avoirs déduits automatiquement de leurs prochaines factures.  

Sur le terrain, les animateurs s’appuient sur une application mobile dédiée pour le pointage des présences, leur permettant de se concentrer sur l’essentiel : l’encadrement et le bien-être des enfants.

Vous êtes une collectivité, une association ou une structure publique ou privée en charge de services enfance ? 

Cityviz Enfance est fait pour vous.

Que vous gériez une commune de quelques centaines d’habitants ou une intercommunalité aux multiples structures, la solution s’adapte à la taille de votre organisation et à la diversité de vos activités. En choisissant Cityviz Enfance par Eksaé, vous modernisez votre relation avec les familles, vous fiabilisez vos recettes et vous libérez vos équipes des tâches administratives répétitives — pour un service public local plus efficace et plus proche des usagers. 

Comprendre les enjeux des collectivités locales

Dans un monde en constante évolution, les besoins des mairies se transforment également. Chaque jour, les élus et leurs équipes doivent faire face à de nouveaux défis administratifs et financiers. Pour répondre à ces enjeux, nous avons écouté attentivement leurs préoccupations et compris l’importance d’une gestion comptable adaptée.

Une solution pensée pour les petites mairies

C’est ainsi qu’est née notre toute nouvelle application : Cityviz Gestion. Développée spécifiquement pour les petites mairies, cette solution promet de simplifier la comptabilité tout en répondant aux exigences uniques du secteur public local.

Une conception collaborative

La phase de conception s’est appuyée sur un travail en commun avec des collectivités. Leurs équipes ont testé les modules tout au long de leur développement. Ce travail collaboratif a permis à nos experts de faire évoluer les menus et l’ergonomie en fonction des retours. Cela a contribué à corriger tous les dysfonctionnements avant le lancement.

Lancement de Cityviz Gestion Comptabilité

Une interface intuitive et adaptée aux besoins des mairies

Le lancement de Cityviz Gestion Comptabilité marque une étape importante pour les petites mairies. Conçue pour répondre aux besoins spécifiques des collectivités locales, cette application innovante facilite la gestion financière au quotidien.

Avec une interface complètement revue et intuitive, Cityviz permet aux équipes municipales de naviguer facilement à travers les différentes fonctionnalités. Chaque module a été pensé pour optimiser l’expérience utilisateur et améliorer l’efficacité administrative.

Une comptabilité simplifiée et guidée

La comptabilité est accompagnée d’assistants qui guident les utilisateurs dans les principaux processus comptables.

Qu’il s’agisse du suivi des dépenses, de la création de rapports financiers ou encore de la prévision budgétaire, tout est centralisé dans une seule application.

Une application flexible et transparente

De plus, Cityviz Gestion Comptabilité s’adapte aux spécificités budgétaires. Les mairies peuvent personnaliser leurs paramètres en fonction de leurs réalités financières et réglementaires. Cette flexibilité est essentielle pour garantir une adéquation parfaite avec les attentes des agents municipaux et des élus.

Chaque fonctionnalité a été pensée non seulement pour simplifier le travail administratif, mais aussi pour renforcer la transparence vis-à-vis des citoyens.

Une solution complète et moderne

Le nouveau module est disponible dès ce mois-ci. Il est complet et intègre les évolutions liées au budget vert et à la norme SEPA 2019.

Que la mairie souhaite l’utiliser en SaaS ou installé sur ses serveurs, toutes les configurations sont possibles.

« La collectivité a accepté de tester le nouveau module comptable. Nous avons travaillé avec le support et le développement pour leur faire part de nos remarques. Nous avons pu tester l’application en mode SaaS. Dans l’équipe comptable, les plus jeunes ont vraiment apprécié la nouvelle ergonomie plus actuelle et plus conforme à leurs habitudes. Pour d’autres nous avons apprécié l’amélioration des performances en particulier dans l’intégration de pièces jointe qui est plus rapide. Eksaé a été à notre écoute tout au long du processus. »

Témoignage de la commune de la Talaudière (Loire) sur la nouvelle compta cityviz

« Le SIRTOM de Maurienne a mis en place le budget vert cette année. Avec la nouvelle version de Eksaé, nous avons pu alimenter l’annexe budget vert. Le fonctionnement est simple et nous avons pu bénéficier d’une assistance de l’éditeur. Au final tout s’est bien déroulé et nous avons pu déposer nos documents dans les délais. »

Le Service comptable du SIRTOM de Maurienne

Découvrez le logiciel en vidéo ci-dessous.