Piloter les ressources humaines dans le secteur public nécessite de disposer d’indicateurs fiables, réguliers et adaptés aux enjeux de l’organisation. Les 5 KPI RH essentiels sont l’évolution des effectifs, le taux d’absentéisme, le turnover, la masse salariale et les indicateurs de recrutement. Suivis dans le temps et croisés avec les données métiers, ils permettent d’identifier les tendances, d’anticiper les besoins et d’éclairer les décisions RH.
L’enjeu n’est donc pas de multiplier les indicateurs, mais de sélectionner ceux qui permettent réellement de répondre aux questions des DRH et RRH : les effectifs évoluent-ils comme prévu ? Où se concentrent les absences ? Quels métiers sont les plus difficiles à recruter ? Quelle est la dynamique de départs ? Et comment évolue la masse salariale ?
Dans un contexte de transformation des métiers publics et de renouvellement générationnel, cette approche devient particulièrement importante. Selon l’Insee, fin 2024, la fonction publique comptait environ 5,9 millions d’agents, soit une progression de 0,6 % sur un an. La fonction publique territoriale représentait à elle seule environ 2,04 millions d’agents.
Qu’est-ce qu’un indicateur RH ?
Un indicateur RH, ou KPI (Key Performance Indicator), est une donnée permettant de mesurer une situation, une évolution ou encore un résultat lié aux ressources humaines.
Dans le secteur public, il peut ainsi servir à suivre :
- les effectifs et leur évolution ;
- l’absentéisme ;
- les mouvements de personnel ;
- la masse salariale ;
- le recrutement ;
- la formation et le développement des compétences ;
- la structure démographique des agents.
Un bon indicateur doit être fiable, compréhensible, comparable dans le temps et surtout directement exploitable.
Par exemple, savoir qu’une collectivité a enregistré 1 500 jours d’absence sur une année est peu significatif en soi. Rapporté à l’effectif et au temps de travail théorique, ce chiffre devient surtout un indicateur permettant de comparer les périodes, les services ou les catégories de personnel.
C’est donc cette mise en perspective qui transforme une donnée RH en véritable outil de pilotage.
Quels sont les 5 indicateurs RH essentiels dans le secteur public ?
1. L’évolution des effectifs
Le premier indicateur à suivre est naturellement celui des effectifs.
Il permet ainsi de connaître le nombre d’agents employés par l’organisation et surtout d’observer son évolution dans le temps.
Mais un simple nombre total ne suffit pas. Pour être réellement utile, le suivi doit pouvoir être ventilé selon différents critères :
- statut : fonctionnaire, contractuel, etc. ;
- catégorie hiérarchique ;
- filière ;
- métier ;
- direction ou service ;
- âge ;
- sexe ;
- temps de travail ;
- localisation géographique.
Comment calculer l’évolution des effectifs ?
Premièrement une formule simple consiste à comparer l’effectif à deux dates :
Évolution des effectifs (%) = [(effectif final − effectif initial) / effectif initial] × 100
Exemple : une collectivité passe de 480 à 492 agents sur un an.
[(492 − 480) / 480] × 100 = +2,5 %
L’effectif a donc progressé de 2,5 %.
Cet indicateur prend donc toute sa valeur lorsqu’il est croisé avec les départs, les recrutements et les besoins prévisionnels en compétences.
À retenir : l’évolution des effectifs permet de savoir combien d’agents sont présents ; l’analyse RH doit ensuite permettre de comprendre qui ils sont et quels besoins futurs ils représentent.
2. Le taux d’absentéisme
L’absentéisme est l’un des indicateurs RH les plus suivis dans le secteur public.
Il permet de mesurer la part du temps de travail théorique perdue en raison des absences. Il constitue notamment un signal utile pour analyser les conditions de travail, l’organisation des services mais aussi les éventuels besoins de prévention.
Les dernières données disponibles de la DGAFP montrent qu’en 2024, les agents de la fonction publique se sont absentés en moyenne 11,1 jours pour raison de santé. La moyenne atteignait 13,3 jours dans la fonction publique territoriale et 12,9 jours dans la fonction publique hospitalière.
Ces chiffres doivent toutefois être interprétés avec prudence : la structure des effectifs, l’âge, le sexe, les métiers exercés et les conditions de travail peuvent influencer fortement les absences.
Comment calculer le taux d’absentéisme ?
La formule généralement utilisée est :
Taux d’absentéisme (%) = nombre de jours d’absence / nombre de jours théoriques travaillés × 100
Une organisation comptant 200 agents et totalisant 3 000 jours d’absence, pour 44 000 jours théoriques travaillés, obtient :
3 000 / 44 000 × 100 = 6,8 %
Mais le taux global ne raconte pas toute l’histoire.
Une analyse pertinente consiste également à comparer :
- les services ;
- les métiers ;
- les types d’absence ;
- les périodes ;
- l’âge des agents ;
- l’évolution d’une année sur l’autre.
L’objectif n’est pas simplement de constater un niveau d’absentéisme, mais d’identifier les situations nécessitant une analyse ou une action RH.
3. Le turnover
Le turnover, ou taux de rotation du personnel, mesure les mouvements d’entrées et de sorties au sein d’une organisation.
Il est particulièrement intéressant dans le secteur public pour suivre les départs, les mobilités ainsi que les difficultés éventuelles de fidélisation.
Comment calculer le turnover ?
Une méthode courante consiste à rapporter le nombre de départs à l’effectif moyen :
Turnover (%) = nombre de départs sur la période / effectif moyen × 100
Par exemple, si une organisation compte en moyenne 1 000 agents et enregistre 75 départs sur l’année :
75 / 1 000 × 100 = 7,5 %
Comme pour l’absentéisme, il est donc important d’aller au-delà du chiffre global.
Un turnover élevé peut également avoir des significations très différentes selon les situations. Il peut résulter :
- de départs à la retraite ;
- de mobilités ;
- de fins de contrats ;
- de démissions ;
- de difficultés de fidélisation ;
- d’une politique volontaire de renouvellement des compétences.
Le suivi du turnover doit donc idéalement distinguer les motifs de sortie.
Il peut également être croisé avec l’ancienneté, l’âge et le métier afin d’identifier les populations les plus susceptibles de partir.
4. La masse salariale
La masse salariale constitue un indicateur essentiel pour les DRH, mais aussi pour les directions financières et les directions générales.
Elle permet ainsi de suivre l’évolution du coût des ressources humaines et de vérifier son adéquation avec les prévisions budgétaires.
Le suivi peut notamment intégrer :
- les rémunérations ;
- les primes et indemnités ;
- les charges patronales ;
- les heures supplémentaires ;
- les effets des recrutements ;
- les effets des départs ;
- les évolutions liées à la carrière et aux mesures réglementaires.
L’Insee estime qu’en 2024, le salaire net moyen en équivalent temps plein dans l’ensemble de la fonction publique s’établissait à 2 742 € par mois. Les niveaux varient cependant fortement selon le versant et la catégorie d’employeur.
Quel indicateur suivre ?
Le montant total de la masse salariale est utile, mais son évolution est encore plus intéressante.
Évolution de la masse salariale (%) = [(masse salariale N − masse salariale N-1) / masse salariale N-1] × 100
Pour comprendre cette évolution, il faut ensuite distinguer ce qui relève :
- de l’effet des effectifs ;
- des évolutions de rémunération ;
- des recrutements ;
- des départs ;
- des mesures statutaires ou réglementaires.
Le croisement entre effectifs et masse salariale permet ainsi de mieux comprendre les évolutions budgétaires.
5. Les indicateurs de recrutement
Enfin le cinquième KPI concerne le recrutement.
Dans de nombreuses organisations publiques, le nombre de candidatures reçues ne suffit plus à mesurer l’efficacité d’une politique de recrutement. Il faut donc pouvoir suivre l’ensemble du parcours, depuis la publication du poste jusqu’à la prise de fonction.
Quelques indicateurs utiles :
- nombre de candidatures par poste ;
- taux de postes pourvus ;
- délai moyen de recrutement ;
- nombre de candidatures qualifiées ;
- taux d’acceptation des propositions ;
- taux de renouvellement des contractuels ;
- nombre de postes vacants ;
- coût moyen d’un recrutement.
Le délai moyen de recrutement, par exemple, peut être calculé en mesurant le nombre de jours entre l’ouverture du poste et la prise de fonction.
Cet indicateur devient donc particulièrement intéressant lorsqu’il est suivi par métier.
Un délai moyen de 45 jours peut être satisfaisant pour certains postes mais peut cependant révéler une difficulté importante pour un métier en tension.
Les données sur les effectifs montrent par ailleurs une transformation progressive de la structure de l’emploi public : en 2024, le nombre de contractuels a augmenté de 2,6 % tandis que le nombre de fonctionnaires était quasiment stable.
Comment centraliser le suivi des indicateurs RH ?
Disposer de cinq bons KPI ne suffit pas. Encore faut-il pouvoir les retrouver facilement, les actualiser régulièrement et les comparer.
Ainsi un tableau de bord RH permet de centraliser ces données dans une même vue et de suivre les principales évolutions.
Un tableau de bord efficace peut par exemple présenter :
| KPI | Situation actuelle | Évolution | Analyse |
|---|---|---|---|
| Effectifs | 492 agents | +2,5 % | Hausse liée aux recrutements |
| Absentéisme | 6,8 % | -0,4 pt | Baisse sur un an |
| Turnover | 7,5 % | +1,2 pt | Hausse des départs |
| Masse salariale | X € | +3,1 % | Effet effectifs + rémunérations |
| Délai de recrutement | 58 jours | +12 jours | Difficultés sur certains métiers |
L’objectif n’est donc pas de produire un tableau supplémentaire que les équipes RH devront alimenter manuellement.
Le véritable enjeu est surtout de centraliser et automatiser autant que possible la collecte des données afin que les équipes puissent consacrer davantage de temps à leur analyse.
Pourquoi croiser les indicateurs RH ?
Pris isolément, chaque KPI donne une information partielle.
C’est donc leur croisement qui permet d’identifier les tendances.
Par exemple :
Effectifs en baisse + turnover en hausse + délai de recrutement en hausse
→ peut signaler une difficulté de fidélisation et d’attractivité.
Absentéisme en hausse + concentration sur un même service
→ peut justifier une analyse plus approfondie des conditions de travail et de l’organisation.
Effectifs stables + masse salariale en forte hausse
→ nécessite d’identifier les facteurs expliquant cette évolution.
Départs importants sur certains métiers + pyramide des âges élevée
→ peut révéler un besoin d’anticipation des compétences et de transmission des savoirs.
Cette dernière problématique fait directement le lien avec la GPEEC, qui permet d’anticiper l’évolution des emplois, des effectifs mais aussi des compétences.
À lire également : GPEEC dans le secteur public : définition, enjeux et méthode
De la même manière, les indicateurs RH peuvent être ainsi intégrés dans un dispositif plus large de pilotage de la fonction RH.
À lire également : La GPEEC avec performance RH
Comment passer des KPI RH au pilotage RH ?
La mise en place d’indicateurs RH efficaces repose finalement sur une démarche assez simple :
1. Définir les questions auxquelles le pilotage doit répondre.
2. Sélectionner quelques indicateurs réellement utiles.
3. Définir précisément les méthodes de calcul.
4. Centraliser les données provenant des différents systèmes RH.
5. Automatiser leur actualisation autant que possible.
6. Analyser régulièrement les écarts et les tendances.
7. Transformer les constats en actions RH.
Un bon tableau de bord ne doit donc pas seulement dire ce qui s’est passé. Il doit aider également la DRH à comprendre pourquoi, à identifier les risques et à anticiper les évolutions.
C’est donc particulièrement important dans un contexte où les organisations publiques doivent simultanément maîtriser leurs effectifs, anticiper les départs, attirer de nouvelles compétences ainsi qu’accompagner la transformation des métiers.
FAQ — Indicateurs RH dans le secteur public
Quels sont les principaux indicateurs RH à suivre dans le secteur public ?
Les cinq KPI prioritaires sont l’évolution des effectifs, le taux d’absentéisme, le turnover, la masse salariale et les indicateurs de recrutement. Ils peuvent être complétés par des indicateurs de formation, de compétences, de mobilité ou de qualité de vie au travail selon les objectifs de l’organisation
Comment calculer le taux d’absentéisme ?
Le taux d’absentéisme peut être calculé en rapportant le nombre de jours d’absence au nombre de jours théoriques travaillés, puis en multipliant le résultat par 100. Il est recommandé de compléter le taux global par une analyse par service, métier, type d’absence et période.
Qu’est-ce que le turnover ?
Le turnover mesure la rotation du personnel au sein d’une organisation. Une méthode courante consiste à rapporter le nombre de départs sur une période à l’effectif moyen. Dans le secteur public, il est important de distinguer les différents motifs de sortie.
Quel indicateur utiliser pour mesurer l’efficacité d’un recrutement ?
Le délai de recrutement, le taux de postes pourvus, le nombre de candidatures qualifiées et le taux d’acceptation des propositions sont notamment utiles. Il est pertinent de les analyser par métier afin d’identifier les éventuelles tensions de recrutement.
Pourquoi mettre en place un tableau de bord RH ?
Un tableau de bord RH permet de centraliser les données, de suivre les évolutions dans le temps et de croiser plusieurs indicateurs. Il transforme ainsi les données RH en informations utiles à la décision et à l’anticipation.
Piloter efficacement ses ressources humaines commence par disposer des bonnes données.
Avec sa solution RH & Paie, Eksaé accompagne les organisations publiques dans la gestion, la centralisation et l’exploitation de leurs données RH.
Pour en savoir plus
- DGAFP — Rapport annuel sur l’état de la fonction publique 2025, données 2024 sur les absences pour raison de santé.
- Insee — L’emploi dans la fonction publique en 2024, publié le 10 février 2026.
- Insee — Effectifs dans la fonction publique par versant et ministère, données 2011-2024.
- Insee — Les salaires dans la fonction publique de l’État en 2024, données sur les rémunérations.
