Dire que les finances publiques concentrent toutes les attentions est un euphémisme. Le partage des  informations se renforce en vue de garantir une transparence auprès des institutions et des citoyens. La fonction Finances dans les collectivités et établissements publics intègre ces nouveaux enjeux . Avec l’essor du numérique (dématérialisation des services, etc.), la traçabilité des processus financiers est devenue un sujet prioritaire pour chaque direction financière. Entre obligations réglementaires, fonctionnement technique et nouveaux usages, Eksaé dresse pour vous l’état des lieux de la traçabilité des processus financiers dans le service public.

Traçabilité : se poser les bonnes questions

Des obligations concernant la traçabilité s’imposent aux établissements publics par le biais de la réforme Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP). Les collectivités sont aujourd’hui soumises aux mêmes obligations légales. Cet impératif ne doit pas être perçu comme une contrainte, il offre l’opportunité de mettre en place sereinement un projet novateur au sein du service financier d’une collectivité. A date, les exigences de la traçabilité ne sont pas appliquées par l’ensemble des collectivités. Ces dernières se concentrent principalement sur le suivi des documents et non des processus financiers dans leur globalité.

Et pourtant, tout l’intérêt résulte dans la connaissance de l’ensemble du cheminement. Qui a fait quoi, quand ? La personne était-elle habilitée à le faire à ce moment-là ? Qui a reçu la pièce dématérialisée une fois que cette dernière a été validée ? A quelle date ? A-t-elle été réceptionnée par le bon utilisateur ? L’objectif consiste à restituer à bon escient des informations permettant d’accélérer la performance et de sécuriser la gestion financière.

Traçabilité : de la pièce au cycle de vie

Au sein du service financier d’une collectivité, la traçabilité concerne l’ensemble des pièces de gestion du quotidien : les factures, les bons de commande, les attestations du Service Fait, les mandats, les titres de recette, etc. Mais au-delà du contenu de chaque pièce, c’est l’action associée à la pièce qu’il faut tracer (qui a saisi ? qui a validé ? qui a réceptionné ? quand cette action a été réalisée ?).

Assurer une traçabilité optimale, c’est faire coexister plusieurs paramètres : la pièce justificative, les workflows métiers, les habilitations des utilisateurs ou encore les circuits de validation. Le cycle de vie complet d’un document devient accessible. C’est tout l’écosystème financier de la collectivité qui s’en trouve impacté.

Traçabilité des processus financiers : une opportunité aussi bien externe qu’interne

Très souvent, la traçabilité des processus financiers est évoquée par les collectivités pour se prémunir d’un contrôle, qu’il provienne de la Chambre Régionale des Comptes (CRC) ou d’un contrôleur de gestion en interne. Cependant, les services financiers gagneraient à agir de manière proactive. Certes, l’un des objectifs de la traçabilité est de justifier les actions menées au sein de la collectivité, le cas échéant. Ceci étant dit, elle constitue également un formidable outil de gestion du quotidien !

La traçabilité des processus financiers est autant un moyen qu’un bénéfice de la révolution numérique en marche dans le secteur public.

Avec les solutions de gestion les plus modernes, toutes les informations relatives au cycle de vie d’une pièce ou d’une procédure sont centralisées et accessibles aux utilisateurs à tout moment. L’échange, la mise à jour et la parution des informations sont automatisés. Des alertes peuvent également être mises en place pour connaître l’avancée du cycle de vie d’une pièce en temps réel. Tout est mis en place pour fluidifier la gestion financière au quotidien. Il serait dommage de s’en priver.

S’ajoute à cela l’expérimentation sur la certification des comptes, actuellement en cours dans le secteur public, dont l’exigence s’appuie sur une traçabilité complète des processus. Se préparer à cette évolution offre l’opportunité de repenser aux processus financiers de façon proactive.

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Nos experts se proposent de vous accompagner dans votre réflexion.

(1) API : Interface de Programmation d’Application. Solution informatique qui permet à des applications d’échanger entre elles.

Le compte financier unique est l’un des composant de la mutation des finances du secteur public local. Il impose une totale dématérialisation et une automatisation des processus et des contrôles. Ainsi, le compte financier unique (CFU) représente un véritable objectif devant être mis en œuvre au 1^er janvier 2024 au plus tard. Quelles sont les obligations des collectivités en lien avec le CFU et comment peuvent-elles se préparer au mieux face aux transformations à venir ? Réponse en images avec une infographie inédite !

Compte financier unique : une transformation vertueuse

Le compte de gestion et le compte administratif comptent jusqu’à 75 % d’informations identiques. En les remplaçant par un document unique, le CFU, dans lequel les informations sont enrichies et non redondantes, le législateur prône la simplification, la transparence et la qualité des comptes dans la tenue d’une structure publique locale.

La mise en place du compte financier unique (CFU) impose un changement d’instruction comptable pour tout ou partie des budgets gérés par le secteur public local (SPL). Comme cela avait été le cas pour chaque déploiement d’une nouvelle instruction comptable, la M57 va demander une révision des outils de gestion financière. En 2024, le Compte Financier Unique sera probablement produit pour les budgets gérés avec les instructions M57 (service public à caractère administratif) ou M4 (service public industriel et commercial). Pour rappel, les budgets mettant en œuvre les instructions M14, M52, M71 seront alors transposés en M57 à l’ouverture de cet exercice.

Le compte financier unique s’appliquera à l’ensemble du secteur public local, quelle que soit la taille de la collectivité considérée. A ce titre, une version abrégée de l’instruction M57 est d’ailleurs en cours de préparation par la DGCL. En revanche, les budgets dédiés à la gestion de structures sociales/médico-sociales (instructions M22/M21) ne sont pas éligibles au compte financier unique. Enfin, la question reste ouverte à ce jour en ce qui concerne les services d’incendie et de secours (SDIS – instruction M61) pour lesquels aucune information n’est communiquée par la DGFiP.

Il en est de même pour des structures spécifiques utilisant l’instruction M4 (par exemple) et disposant d’un agent comptable dans leur établissement. Pour ces derniers, une orientation sera prise à la fin de l’expérimentation en cours du CFU.

Compte financier unique : comment assurer la conduite du changement ?

Le projet de CFU s’inscrit dans le contexte d’optimisation de la qualité des comptes, de dématérialisation et de recherche de simplification administrative.

Pour bien préparer une migration, il convient de penser globalement le projet : les femmes et les hommes impliqués, le système de gestion, les procédures, le mode de travail, et la possibilité d’accompagnement par un auditeur dans un planning prédéfini.

La formation des agents aux nouvelles pratiques doit être intégrée dans le périmètre du projet. Dans la phase d’expérimentation, des formations seront mises en œuvre. Le CNFPT propose également des plans d’accompagnement.

Concernant votre application de gestion financière, une attention particulière doit être portée sur son obsolescence. Les prérequis sont les suivants :

• Une nouvelle norme implique une nouvelle version.
• Il faut exiger une version récente (sortie depuis 2019) étant nativement pensée pour une entière dématérialisation (incluant GED et coffres-forts digitaux) et qui intègre des processus de gestion modernes.
• L’usage en SaaS est plus que recommandé au regard du nombre de données dématérialisées échangées.

La nouvelle solution Eksaé Finances intègre l’ensemble des fonctionnalités requises pour un déploiement fiable et sécurisé du CFU.

Le Territoire de la Côte Ouest (TCO) est l’une des premières communautés d’Agglomération ayant, en avance de phase, expérimenté le Compte Financier Unique (CFU).  John Gangnant, Directeur Général des finances et évaluations des politiques publiques et Isabelle Lopez, Responsable au service budgétaire et système d’information financier nous partagent leur expérience. Quelles sont les conditions sine qua non à cette migration ? Quelles difficultés rencontrées ? Le Territoire de la Côte Ouest nous répond et nous livre les conseils qu’ils donneraient aux collectivités pour une anticipation sereine du CFU.

Pouvez-vous nous parler du Territoire de la Côte Ouest ?

John-Gangnant : Le Territoire de la Côte Ouest (TCO) est une communauté d’agglomérations située à la Réunion, regroupant cinq communes de moyenne importance. L’agglomération regroupe au total 216 000 habitants avec un budget de l’ordre de 200 millions d’euros.  

Pourquoi avoir engagé TCO dans cette première vague de tests du Compte Financier Unique ?

J.G. : Nous sommes inscrits depuis 2018 dans une logique d’évaluation de nos politiques publiques avec pour objectif la clarification des différents documents produits par la collectivité, les documents budgétaires notamment. Nous avons donc profité de cette migration vers le Compte Financier Unique pour répondre à notre envie de simplification. Nous souhaitions, en quelque sorte, remettre de l’ordre dans le compte administratif et le compte de gestion du TCO.

Il s’agissait aussi de redonner une plus grande intelligibilité et complétude à ces documents et d’éviter les doublons, en vue d’obtenir une meilleure information financière, aussi bien auprès des élus que de nos usagers. Bien que les documents comptables puissent avoir moins d’importance aux yeux de ces derniers, ils restent très utiles sur des aspects de bilan notamment. Dans une logique d’open data, impliquant le partage de nos données financières, nous voulions aussi, grâce au CFU, veiller à ce que ces documents aient l’importance et l’impact qu’ils méritent.  

Comment vous êtes-vous préparés au passage au Compte Financier Unique ?

Isabelle Lopez : Avant de commencer cette transition vers le CFU, que nous avons initiée au 1er janvier 2020, il y avait deux conditions sine qua non : 

• Le passage à la nouvelle instruction M57, chose qui a été validée au 1er janvier 2020 sur notre budget principal, 
• La dématérialisation des documents budgétaires auprès de la préfecture. Un processus anticipé 6 mois à l’avance avec le passage de l’ensemble de nos documents budgétaires sur l’outil TOTEM.  

Au niveau des équipes en interne, quelle conduite du changement a été menée en amont du 1er janvier 2020 ?

I.L. : Après avoir été sélectionnés comme population d’expérimentation, nous avions 2 mois pour nous mettre en ordre de marche. Cette migration a surtout été portée par les équipes finances, mais également par les équipes informatiques qui nous ont accompagnés sur le sujet. Nous avons aussi fait appel à notre éditeur Eksaé. 

Pour effectuer la transposition des comptes de la M14 vers la M57, nous nous sommes basés sur les recommandations de la DGFiP, mais il a fallu les mettre en place par rapport à nos importations budgétaires existantes. Pour vous donner un ordre d’idée, sur l’année 2019, nous en avions à peu près 2 millions.  

On oublie souvent que cette instruction a bouleversé toute la partie fonctionnelle des collectivités publiques. Nous avons donc travaillé sur la transposition des natures et des fonctions comptables, une transposition qui n’était malheureusement pas proposée par la DGCL. Tout ce travail a été mené sur une courte période, environ 1 mois. Il a fallu une quinzaine de jours pour préparer la transposition des lignes budgétaires sur l’année 2019.  

Comment la migration s’est-elle déroulée avec vos applications externes, hors finances ?  

I.L. : Nous sommes interfacés avec deux autres outils, dont l’outil des ressources humaines. Effectivement, nous avons aussi travaillé avec cette équipe pour programmer cette transposition des comptes. L’autre outil concerne la gestion de la dette. Cette fois, nous n’avons pas passé cette transposition dès le 1er janvier, cela s’est fait au cours de l’année 2020, ça n’était pas une priorité et ça s’est plutôt bien déroulé.  

Quelles difficultés avez-vous identifiées ?

I.L. : Certaines écritures très importantes ont été compliquées à passer. En effet, ce sont des écritures de rattachement puisqu’il a fallu clôturer l’exercice 2019 pour passer sur l’exercice 2020. Arrivés au mois de janvier 2020, il a fallu maintenir notre environnement aussi bien des imputations M14 que des imputations M57 pour pouvoir passer ces écritures comptables compliquées. Lors de cette étape, il y a eu beaucoup de corrections apportées manuellement. Pour les équipes finances, ça n’a pas été facile. Notre logiciel ne proposait pas encore d’automatismes puisque toutes ces actions à mener étaient nouvelles.  

Une fois ces difficultés surmontées, nous avons pu démarrer l’exercice sans souci. Seulement, une fois passés sur la nouvelle instruction, il y a toujours des problèmes de budgets et de rappels sur les exercices précédents. Nous devons désormais maintenir les imputations d’indicateurs, les imputations de la M57 et donc l’ensemble des documents budgétaires ne sont pas encore forcément corrects. L’an prochain, après deux années avec la M57, nous ne devrions plus avoir ce problème. 

Vous êtes-vous sentis compris et soutenus par la DGFiP et la DGCPL ? Ont-ils bien pris en compte les aspects CFU et M57 ?

I.L. : Nous avons fait cette migration avec l’aide du comptable, nous avons donc travaillé ensemble sur toute cette période. Il est vrai qu’au démarrage de l’exercice 2020, sa tâche s’est révélée assez compliquée. En effet nous avons omis que tous les comptes de l’actif, qui ont toujours été en M14, n’ont pas migré de façon automatique en M57. Alors, quand nous avons démarré les comptes de l’exercice 2020, le comptable n’a pas pu récupérer son actif en l’absence de flux transmis par l’ordonnateur sur les nouveaux comptes M57. Il s’agit là d’une réclamation qu’il a formulée vis-à-vis de cette migration, qui s’est faite selon lui de manière trop rapide. En novembre 2020, nous avons rectifié l’actif de 2020. Au delà de ça, aujourd’hui tout va bien et nous entretenons de très bonne relation avec le comptable !  

Quels premiers avantages et bénéfices constatez-vous par rapport à l’instruction M57 en elle-même ? Vous semble-t-elle plus précise et plus adaptée à vos besoins quotidiens par rapport à la tenue et l’analyse des comptes ?

I.L. : Oui, il est vrai que cette instruction M57 est beaucoup plus détaillée au niveau de ses articles. Nous avons des informations beaucoup plus fines sur la nature de la dépense, et cela peut donc également donner de la visibilité sur l’exécution budgétaire par la suite.  

Aussi, cette instruction nous impose la validation d’un règlement budgétaire et comptable qui jusqu’à présent n’avait pas été validé car ce n’était pas une obligation pour les communes. Dès le mois de décembre nous avons mis en place un règlement budgétaire. Le partage de ce document au sein de la collectivité représente un avantage certain. C’est une information qui est aussi bien partagée par nos élus que par nos collègues dans son utilisation quotidienne.  

Selon vous, quels seraient les conseils à donner ou des points d’attention à relever pour toutes les collectivités qui entameront la vague 2 de la généralisation du CFU ?

J.G. : En effet, lors de la vague 1, seule l’agglomération était expérimentatrice. Les 5 autres communes rattachées au TCO restent à ce jour dans la structure M14.  

I.L. : D’un point de vue comptable, nous leur conseillerons de préparer davantage cette migration au niveau de l’instruction comptable M14, mais surtout de ne pas oublier la partie actif. C’est quelque chose que le comptable nous reproche aujourd’hui, de ne pas avoir travaillé sur la classe 2 où il y a quand même des comptes migrés vers d’autres comptes M57. En novembre dernier, il a dû passer des migrations de manière manuelle, c’est donc vraiment quelque chose à traiter en amont. Il faut aussi être vigilant et faire ces ajustements dans l’outil financier pour qu’il y ait correspondance.  

Qu’attendez-vous de vos éditeurs, notamment Eksaé, par rapport au CFU ?

I.L. : Nous aimerions être accompagnés sur des aspects d’open data. Ce nouveau flux permettrait de diffuser de manière plus automatisée nos données vers des instances autres, au travers de nouveaux outils pensés pour l’open data. Aujourd’hui cette transparence totale est requise et notre objectif est d’aller vers ces plateformes ouvertes pour répondre à cette obligation réglementaire.  

Pour innover, les DSI des éditeurs de logiciels doivent instaurer une communication étroite avec leurs utilisateurs. Des échanges récurrents et une écoute active constituent des préalables indispensables à une évolution performante et maîtrisée. Cette relation, à entretenir sur le long terme, se traduit notamment par un accompagnement de proximité : une équipe de spécialistes dédiée pour assister un client dans le paramétrage de son logiciel, par exemple. 

L’arrivée de nouveaux agents issus des générations Y et Z dans le monde professionnel change la donne : adeptes et usagers des nouvelles technologies, ils expriment des attentes différentes en termes de solutions informatiques. L’un des enjeux prioritaires du service public consiste à répondre à ces besoins en adaptant son offre. Il est devenu incontournable d’innover en proposant des solutions avec une ergonomie particulièrement soignée ; les applications professionnelles doivent s’aligner sur les usages issus de la sphère privée en intégrant le critère “user friendly”. 

Michaël Cohen, CTO (chief technical officer) d’Eksaé, affirme :

Ce spécialiste des nouveaux enjeux technologiques, auxquels sont confrontés les organisations du secteur public et les éditeurs de logiciels, livre sa vision de l’innovation dans le cadre d’une interview accordée à Atout DSI. Eksaé serait-elle user centric ? 

Le service public fait face à de grandes évolutions dans sa gestion budgétaire et financière. Dans le cadre de ces transformations, comment bien choisir sa suite logicielle pour optimiser sa gestion financière ? 

• La nomenclature M57 devra être appliquée par chaque collectivités d’ici 2023. L’objectif est d’unifier leurs principes comptables et budgétaires. 
• Le compte financier unique (CFU) a vocation de remplacer les comptes de gestion et administratifs des collectivités locales d’ici 2024. 

Eksaé a pensé une solution innovante en réponse aux enjeux évolutifs des collectivités. Eksaé Finances Collectivités offre ainsi une fiabilité renforcée et une productivité accrue, au travers d’une expérience utilisateur pensée pour une prise en main quotidienne simplifiée. 

Pour en savoir plus sur cet outil de gestion financière nouvelle génération, découvrez une brochure de présentation (captures d’écran, bénéfices…) : 

Votre collectivité s’apprête à s’engager dans un projet de dématérialisation ? Pour une transition réussie, il s’agit de respecter 5 phases essentielles. Des grandes étapes incontournables pour le succès de votre projet. A chacune d’entre elles correspond une liste de tâches à mettre en œuvre. Suivez le guide !

Les actions requises lors de chacune de ces étapes peuvent mobiliser une ou plusieurs personnes, qu’elles appartiennent au service initiant la démarche ou non.

La désignation d’un chef de projet est indispensable : en qualité de chef d’orchestre, il s’assurera du bon déroulé des différentes phases et sera garant de la résolution de problèmes, si des points bloquants surviennent.  Suivant le processus de dématérialisation à mettre en place, un projet peut courir sur plusieurs semaines, plusieurs mois, voire des années lorsque des phases de test sont réalisées en lien avec des dispositifs gouvernementaux (exemple : le compte financier unique).

1. Etablir le périmètre du projet

Qui : l’ensemble des parties prenantes touchées par le projet : agents, citoyens, élus, service informatique…

Quoi : le contenu du projet, comme la dématérialisation des factures, par exemple

Où : le projet prend-il place au sein d’une commune, d’un département, etc.

Quand : l’échéance attendue peut être définie suivant une obligation légale ou un objectif interne

Comment : quels moyens seront mis en œuvre pour répondre au projet de dématérialisation ? La mise en place d’un nouvel outil finances pour gérer les factures dématérialisées, par exemple.

Combien : ici, il s’agit de définir le budget alloué au projet

Pourquoi : une projet de dématérialisation prend tout son sens lorsque les objectifs sont clairement définis, que les parties prenantes disposent d’une bonne visibilité sur les résultats.

2. Anticiper concrètement les impacts du changement

Un projet de dématérialisation conduit à des transformations parfois profondes ; l’organisation quotidienne peut être bouleversée par ce type de changement.

L’organisme public peut générer rapidement des économies mesurables à la suite d’une dématérialisation. Comment sera utilisé le budget jusqu’alors consacré au périmètre concerné ?

Les agents et administrations seront peut être amenés à devoir absorber une charge de travail conséquente durant le projet : quels moyens peuvent être déployés afin que les missions puissent être accomplies dans les meilleures conditions ? Quid de l’organisation du travail post-projet : les ressources humains seront-elles affectées à de nouveaux postes ? Certains agents prendront-ils de nouvelles responsabilités ?

Si le projet de dématérialisation touche un service public mis à disposition des citoyens, il est également indispensable de penser à l’après. L’administration doit anticiper les potentielles difficultés rencontrées par les individus, les modes d’accompagnement qui seront proposés, etc.

3. Définir le processus à suivre et choisir les outils les plus appropriés 

La formalisation d’un calendrier du projet, avec la définition des échéances, est une étape délicate qui mérite la plus grande attention :

• Quelles sont les impératifs en termes de livrables ?
• Quel délai est à prévoir pour les éventuelles correctifs à apporter ?
• Combien de temps doit être alloué à chaque mission ?

Pour aider les collectivités à y voir plus clair et évaluer au plus juste les délais nécessaires, le recours à l’accompagnement d’un partenaire expert est une option particulièrement sécurisante. Profiter du retour d’expérience d’autres collectivités est également recommandé, lorsque cela est possible.

Ainsi, un éditeur de logiciels proactif, au fait des enjeux évolutifs des collectivités françaises, est en mesure de proposer des solutions adaptées. La communauté d’agglomérations Territoire de la Côte Ouest a ainsi choisi de travailler avec l’éditeur Eksaé pour expérimenter la phase pilote du compte financier unique.

4. Former les agents, le cas échéant, et informer l’ensemble des parties prenantes 

Au sein d’une collectivité, la dématérialisation entraîne des changements importants dans la manière de travailler des agents. Il est impératif d’identifier ces agents au sein de la collectivité : nombre, services impactés, missions concernées…

Chacun et chacune ne disposant pas du même niveau d’usage des nouvelles technologies, la mise en place de sessions de formation peut s’avérer nécessaire. Plusieurs formats sont envisageables :

• Formations collectives,
• Parcours individuels,
• E-learning…

Objectif : que chacun s’approprie le projet et en identifie sa finalité. La collaboration, le travail d’équipe et le partage d’informations sont des facteurs clés de succès à maîtriser pour que le service métier évolue positivement.

Le volet communication peut être travaillé avec le département éponyme de la collectivité, de sorte à produire des contenus pertinents et ciblés. Affichage, mise en ligne d’informations sur l’intranet ou le site internet de la ville (en vue de toucher le public citoyen), emailing : une multiplicité d’outils existe en réponse aux besoins de communication.

5. Mettre en place un service support (usager, interne) et évaluer le projet post lancement

La dématérialisation du service public fait écho au cadre établi par le programme « Action Publique 2022 » : « Vers une action publique modernisée, simple et efficace ».

Les engagements à prendre sont nombreux et plusieurs chantiers sont parfois menés en parallèle :

• Dématérialisation des procédures administratives initiées par les citoyens,
• Mise en place de systèmes d’archivages électroniques ;
• Recours à l’identité numérique…

La modernisation de l’environnement de travail des agents publics doit s’accompagner d’un support de proximité. Un service dédié doit être en mesure de répondre aux interrogations des usagers, pour se prémunir de toute situation bloquante (chat, tutoriels, Faq…) . De même, l’inclusion numérique est une priorité. La dématérialisation est un projet collectif, profitant au plus grand nombre. L’ « illettrisme numérique » ne doit pas être ignoré dans le cadre du déploiement d’un projet de dématérialisation.

Enfin, l’évaluation d’un projet a posteriori est riche de sens et d’enseignements. Dresser un bilan à court terme et à moyen terme (intégrant un retour d’expérience plus complet) se fait en répondant à une liste de questions :

• Les actions menées ont-elles répondu à la demande initiale ? Quels ont été les points forts ou les points sensibles ?
• Quels ont été les points bloquants et comment les problèmes ont-ils été résolus ?
• Les objectifs fixés ont-ils été atteints ? Si non, pourquoi ?
• Quels résultats ont été observés suite à ce projet ?

Pour tirer des conclusions constructives, tournées vers l’avenir, il est également utile de solliciter les acteurs externes à l’organisation. Une fiche d’évaluation peut être soumise à une population cible. Une collectivité peut tirer avantage de cette évaluation en identifiant des axes d’amélioration, des leviers de productivité ou d’efficacité, des nouveaux moyens de communication…

5 étapes clés, de multiples enjeux et responsabilités : votre prochain projet de dématérialisation est dans les starting-blocks ? Pour une gestion RH, finances ou vie citoyenne optimisée et sécurisée, Eksaé, éditeur et prestataire de service expert peut vous accompagner, n’hésitez pas à contacter nos spécialistes.

Peut-on encore parler de GED au sens de gestion électronique des documents ? Ne faudrait-il pas plutôt parler de gestion électronique des datas ? Dans les organismes publics, l’exploitation des données ouvre un vaste champs des possibles. Découvrez le rôle essentiel joué par la data dans la gestion dématérialisée des documents, entraînant une évolution des solutions logicielles utilisées par les agents du service public. Entretiens croisés entre un spécialiste de la gestion documentaire et un expert fonctionnel de logiciels pensés pour la fonction publique.

De la gestion documentaire à la valeur probante

Raphaël Fhal, responsable des ventes et partenariats chez Efalia (1), détaille les nouveaux enjeux des solutions de GED : « Des éditeurs de gestion électronique documentaire tels qu’Efalia héritent de beaucoup de données, dans la mesure où leurs outils sont connectés à beaucoup de SI (SIRH, finances, marché de délibération…). Il est ensuite possible de les exploiter, grâce à l’extraction de la donnée qui intéresse les collectivités (exploitation au travers des univers BI ou autres, par exemple).

A partir du moment où la donnée rentre dans le système de gestion documentaire, les clients du service public peuvent bénéficier de versements vers des systèmes d’archivage électronique, qui vont intégrer à la fois le document mais également les données du SI de manière à créer un seul et même bordereau versé vers les archives départementales. »

Pour rappel, une GED intègre en général les fonctionnalités suivantes :

• Réception, numérisation, extraction et identification des métadonnées des documents,
• Stockage, indexation et classification des documents suivant un plan défini,
• Restitution des documents,
• Gestion de leur cycle de vie via un système d’archivage.

A noter, la GED se heurte à certaines les limites : « lorsque les collectivités souhaitent ajouter du métier dans le système de gestion documentaire, ce n’est plus notre expertise. Il faut vraiment ajuster le curseur pour que la donnée vienne enrichir le document. On doit rester en gestion documentaire, on ne propose pas de SI métier ».

La data vient donc en complément du document dans le cadre de la GED ; elle participe à lui conférer notamment une valeur probante (identité numérique, certification, horodatage…).

Evolution de la GED : l’impact sur les outils

Les outils de gestion des collectivités, qu’il s’agisse de ressources humaines ou de finances, doivent intégrer les nouvelles normes et procédures de gestion documentaire. La dématérialisation du secteur public s’accélérant, ces évolutions deviennent incontournables. « Pour assurer le transport et la sécurisation d’opérations et de données, les éditeurs tel qu’Eksaé sont obligés de concevoir dès l’origine, dans leurs applications, des démarches qui vont permettre d’accompagner l’enregistrement et le traitement des données, des documents justificatifs », affirme Christophe Gurruchaga, expert fonctionnel Eksaé.

Ainsi, la généralisation du processus de signature électronique impacte directement le secteur de l’édition logicielle. En effet, il s’agit d’« assurer la chaîne de traçabilité des opérations qui sont réalisées dans les logiciels, en amont de la signature effective d’un document, par exemple. Au-delà de garantir le produit résultant et son intégrité, il est impératif d’assurer la traçabilité de l’autorisation qui a été donnée à tel signataire dans la procédure, que ce soit une signature interne au logiciel ou apportée sur le document ».

Dans de nombreux domaines, l’intégration d’une solution de GED au sein même des outils se révèle être un atout majeur. Par exemple, Eksaé Finances facilite la dématérialisation du secteur public via une GED thématique. Cette dernière offre des fonctions de recherches étendues, la gestion du cycle de vie de vos documents et leur intégrité, le choix de la simplicité avec le plan de classement préétabli. A la clé, des gains de productivité et de fiabilité.

GED : un heureux mariage entre document & data

La data confère de la valeur ajoutée à la gestion électronique des documents,  donnant naissance à des solutions de GED nouvelle génération. Les évolutions participent à une amélioration continue des services proposés à l’utilisateur :

• vision à 360° de la gestion documentaire (mise en relation de différents types de contenus pour des synergies concrètes)
• enrichissement fonctionnel de l’accès à l’information (recherches croisées dépassant les requêtes préconçues parfois limitatives)
• interopérabilité renforcée, pour communiquer de manière fluide via des API
• évolutivité (agilité pour ajuster le volume de stockage, etc.)
• service rendu à l’agent via l’automatisation de traitements (conformité réglementaire, classification, archivage…).

Demain, on peut imaginer une « GED augmentée » avec l’apport de la big data et de l’intelligence artificielle, profitant de tous les atouts offerts par le cloud. Et demain, ce n’est pas si loin…

^[1] EFALIA est un éditeur français, leader sur le marché de la Gestion Electronique de Documents (GED), fondé en 1983.