Avec les révolutions numériques et les évolutions réglementaires incessantes, les outils de gestion financière deviennent rapidement obsolètes. Dans votre service, êtes-vous sûr de disposer d’un outil de gestion moderne vous permettant de répondre aux nouvelles exigences des finances publiques en 2017 ? Si vous vous retrouvez trop souvent dans les cas évoqués dans cet article, pensez-à vous renseigner !
1) Vous êtes obligé de plonger dans les archives papier dès que l’on vous pose une question
Les archives papiers ont été la norme pendant plus de 50 ans, mais rien ne vous oblige à continuer avec cette besogne ! Aujourd’hui, les nouveaux outils numériques facilitent la gestion financière : la dématérialisation des documents et des processus optimise la traçabilité et la collaboration, la Gestion Electronique de Documents assure un archivage rapide et complet, etc.
2) Quand un fournisseur demande où en est son règlement, vous ne savez pas le renseigner instantanément
Difficultés pour identifier l’interlocuteur concerné, impossibilité de connaître l’avancée dans le cycle de vie d’un document, collaboration inexistante : les écueils sont nombreux pour les services financiers qui n’ont pas encore mis en place de processus numériques. Et cela en pâtît sur toutes les parties prenantes : les utilisateurs, les fournisseurs en demande d’informations, et même les citoyens en bout de chaîne !
3) Vous croulez sous les parapheurs en attente de validation
DAF, chefs de service, décideurs en tout genre et élus sont toujours difficilement disponibles. Vous avez pourtant tous les jours de nouveaux documents à faire signer ou viser. Les parapheurs débordent et il existe un véritable goulot d’étranglement au niveau des signataires. Une des raisons à cela vient peut-être de votre processus de validation archaïque. Les responsables peuvent-ils signer électroniquement en toute sécurité ? Peuvent-ils signer en « mobilité » ? Des questions à se poser !
4) Votre responsable vous demande toujours plus de chiffres et de prévisions et vous répondez que ce n’est pas possible avec votre application actuelle
Avec le temps, vous avez réussi à apprivoiser votre outil de gestion financière et vous vous en sortez plutôt bien dans les tâches du quotidien. Toutefois, votre outil est rigide et ne dispose d’aucune fonctionnalité de pilotage à ce jour. C’est pourtant bel et bien le nouvel enjeu majeur des finances publiques en 2017 ! Existe-t-il encore une raison de se priver de la puissance de la donnée et de la Business Intelligence pour prendre les bonnes décisions ?
5) Vos chefs de service ne savent jamais où en sont leur consommation à un instant T
Réunions de suivi, bilans intermédiaires, budgets rectificatifs, mise en place d’actions correctives : ces notions sont très loin de votre quotidien. Alors que votre chef de service souhaite constamment savoir où en sont les consommations des différents postes, consolider ces informations vous réclame un travail manuel très chronophage.
6) Pour faire le budget de la collectivité, vous vous basez sur un fichier Excel avec 300 onglets
Etablir le budget de la collectivité est le temps fort du service finances. Mais cela devient de plus en plus compliqué pour vous car les données sont disparates et stockées dans un simple fichier Excel. Jongler entre les onglets est incommode, n’offre pas une vision globale et à long terme, ne permet pas d’effectuer des hypothèses et/ou des simulations, etc.
7) Vous avez constamment du retard dans vos saisies
Une grande partie de votre travail du quotidien consiste à effectuer des saisies. Mais votre outil de gestion n’est pas pratique pour cela. Il a été pensé il y a plusieurs années et n’est pas conçu de manière ergonomique et fluide. Pourquoi ne pas se doter d’un progiciel qui assiste réellement l’utilisateur dans ses tâches principales ?
8) Il vous est impossible de travailler depuis un autre établissement ou sur un chantier
Avec la réorganisation territoriale, vous êtes amenés à travailler de plus en plus sur différents sites distants physiquement. C’est un gros changement et votre organisation doit désormais être millimétrée ! Pas question d’oublier une tâche car une fois dans l’une des collectivités, il vous est tout bonnement impossible de vous connecter à l’outil de gestion de l’autre collectivité ?
9) Les reportings dans votre collectivité : c’est ressaisir toutes les données dans une présentation PowerPoint
En prenant votre nouveau poste dans le service financier de la collectivité, on ne vous avait pas dit qu’il fallait disposer de sacrées compétences en PowerPoint. Car en effet, à partir de votre outil de gestion financière, il n’y a aucun moyen d’exporter des reportings personnalisables et graphiques. C’est à vous de ressaisir, d’analyser, d’interpréter et de mettre en forme les reportings ! Et cela demande un temps considérable.
10) Pour valider un achat dans votre application financière, il vous faut au minimum 15 clics
Valider un achat devrait être une action fluide et rapide. Et pourtant ? Dans votre outil de gestion financière, valider un achat est une vraie sinécure. Cela nécessite d’ouvrir et de naviguer entre de nombreuses pages pour vérifier et comparer les informations. Quel dommage de ne pas avoir toutes ses fonctionnalités importantes accessibles depuis sa page de travail principale !
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