Dire que les finances publiques concentrent toutes les attentions est un euphémisme. Le partage des informations se renforce en vue de garantir une transparence auprès des institutions et des citoyens. La fonction Finances dans les collectivités et établissements publics intègre ces nouveaux enjeux . Avec l’essor du numérique (dématérialisation des services, etc.), la traçabilité des processus financiers est devenue un sujet prioritaire pour chaque direction financière. Entre obligations réglementaires, fonctionnement technique et nouveaux usages, Eksaé dresse pour vous l’état des lieux de la traçabilité des processus financiers dans le service public.
Traçabilité : se poser les bonnes questions
Des obligations concernant la traçabilité s’imposent aux établissements publics par le biais de la réforme Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP). Les collectivités sont aujourd’hui soumises aux mêmes obligations légales. Cet impératif ne doit pas être perçu comme une contrainte, il offre l’opportunité de mettre en place sereinement un projet novateur au sein du service financier d’une collectivité. A date, les exigences de la traçabilité ne sont pas appliquées par l’ensemble des collectivités. Ces dernières se concentrent principalement sur le suivi des documents et non des processus financiers dans leur globalité.
Et pourtant, tout l’intérêt résulte dans la connaissance de l’ensemble du cheminement. Qui a fait quoi, quand ? La personne était-elle habilitée à le faire à ce moment-là ? Qui a reçu la pièce dématérialisée une fois que cette dernière a été validée ? A quelle date ? A-t-elle été réceptionnée par le bon utilisateur ? L’objectif consiste à restituer à bon escient des informations permettant d’accélérer la performance et de sécuriser la gestion financière.
Traçabilité : de la pièce au cycle de vie
Au sein du service financier d’une collectivité, la traçabilité concerne l’ensemble des pièces de gestion du quotidien : les factures, les bons de commande, les attestations du Service Fait, les mandats, les titres de recette, etc. Mais au-delà du contenu de chaque pièce, c’est l’action associée à la pièce qu’il faut tracer (qui a saisi ? qui a validé ? qui a réceptionné ? quand cette action a été réalisée ?).
Assurer une traçabilité optimale, c’est faire coexister plusieurs paramètres : la pièce justificative, les workflows métiers, les habilitations des utilisateurs ou encore les circuits de validation. Le cycle de vie complet d’un document devient accessible. C’est tout l’écosystème financier de la collectivité qui s’en trouve impacté.
Traçabilité des processus financiers : une opportunité aussi bien externe qu’interne
Très souvent, la traçabilité des processus financiers est évoquée par les collectivités pour se prémunir d’un contrôle, qu’il provienne de la Chambre Régionale des Comptes (CRC) ou d’un contrôleur de gestion en interne. Cependant, les services financiers gagneraient à agir de manière proactive. Certes, l’un des objectifs de la traçabilité est de justifier les actions menées au sein de la collectivité, le cas échéant. Ceci étant dit, elle constitue également un formidable outil de gestion du quotidien !
La traçabilité des processus financiers est autant un moyen qu’un bénéfice de la révolution numérique en marche dans le secteur public.
Avec les solutions de gestion les plus modernes, toutes les informations relatives au cycle de vie d’une pièce ou d’une procédure sont centralisées et accessibles aux utilisateurs à tout moment. L’échange, la mise à jour et la parution des informations sont automatisés. Des alertes peuvent également être mises en place pour connaître l’avancée du cycle de vie d’une pièce en temps réel. Tout est mis en place pour fluidifier la gestion financière au quotidien. Il serait dommage de s’en priver.
S’ajoute à cela l’expérimentation sur la certification des comptes, actuellement en cours dans le secteur public, dont l’exigence s’appuie sur une traçabilité complète des processus. Se préparer à cette évolution offre l’opportunité de repenser aux processus financiers de façon proactive.
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