Comment anticiper le choc démographique dans la Fonction Publique Territoriale ?

Une transition démographique majeure à anticiper dans la Fonction Publique Territoriale

La Fonction Publique Territoriale (FPT) connaît une évolution démographique sans précédent. D’ici 2030, près de 800 000 agents de la fonction publique partiront à la retraite. À elle seule, la FPT enregistre plus de 46 000 départs en retraite chaque année, selon la CNRACL. Par ailleurs, plus de 47 % des fonctionnaires territoriaux ont aujourd’hui plus de 50 ans.

Ces chiffres montrent l’ampleur du défi. En effet, les collectivités doivent préparer dès maintenant le remplacement de nombreux agents occupant des postes clés, comme la direction générale, les finances, les ressources humaines, les services techniques ou encore l’état civil.

Sans anticipation, les départs successifs peuvent entraîner une perte de compétences, des difficultés de recrutement et une baisse de la qualité du service public.

Pourquoi la GPEEC est-elle devenue indispensable ?

Face à ces départs, les collectivités ne peuvent plus se limiter à gérer les recrutements au fil de l’eau. Elles doivent adopter une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC).

Cette approche permet notamment de :

• Suivre l’évolution de la pyramide des âges
• Identifier les métiers en tension
• Repérer les postes stratégiques
• Prévoir les départs à la retraite
• Organiser la transmission des compétences
• Préparer les mobilités internes
• Anticiper les besoins en recrutement

Ainsi, les collectivités disposent d’une vision claire de leurs ressources humaines à moyen et long terme.

Quel est le lien entre la GPEEC et les Lignes Directrices de Gestion (LDG) ?

Les Lignes Directrices de Gestion (LDG) sont aujourd’hui obligatoires pour l’ensemble des collectivités territoriales. Elles définissent la stratégie RH de la collectivité et donnent un cadre à la gestion des emplois, des compétences et des parcours professionnels.

C’est pourquoi la GPEEC est devenue un véritable outil de pilotage. Elle ne sert pas uniquement à suivre les effectifs. Elle aide également à préparer les recrutements, à construire les plans de formation et à organiser la transmission des savoirs avant le départ des agents expérimentés.

Pour mieux comprendre les enjeux de la gestion des ressources humaines dans le secteur public, découvrez également les solutions Performance RH d’Eksaé.

Comment anticiper les départs sur les postes clés ?

Une bonne anticipation repose sur une vision globale des effectifs.

Concrètement, les collectivités doivent pouvoir :

• Connaître les compétences disponibles
• Identifier les agents proches de la retraite
• Repérer les postes les plus sensibles
• Planifier les remplacements
• Suivre les mobilités internes
• Mesurer les besoins futurs en recrutement

De plus, cette démarche facilite la préparation des entretiens professionnels et la mise en place d’actions de formation adaptées.

En anticipant plusieurs années à l’avance, les collectivités limitent les ruptures de service et sécurisent la continuité de leurs missions.

Pourquoi choisir Performance RH d’Eksaé pour piloter votre GPEEC ?

La solution Performance RH a été conçue pour accompagner les collectivités dans le pilotage de leur stratégie RH.

Elle permet notamment de :

• Suivre les effectifs en temps réel
• Analyser la pyramide des âges
• Identifier les postes sensibles
• Piloter la GPEEC
• Préparer les campagnes d’entretiens professionnels
• Suivre les compétences des agents
• Accompagner les mobilités internes
• Anticiper les départs à la retraite
• Produire des tableaux de bord décisionnels

Par ailleurs, la solution offre une vision prospective sur plusieurs années afin d’aider les directions générales et les DRH à prendre les bonnes décisions.

Découvrez l’ensemble des fonctionnalités de la solution Performance RH.

Une solution compatible avec votre SIRH actuel

Toutes les collectivités ne souhaitent pas remplacer leur système d’information RH.

C’est pourquoi Performance RH fonctionne de manière autonome et peut se connecter à votre SIRH existant, quel que soit son éditeur. Vous bénéficiez ainsi d’un outil de pilotage performant sans remettre en cause vos logiciels déjà en place.

Cette approche facilite le déploiement de la GPEEC tout en limitant les changements pour les équipes RH.

Questions fréquentes

Anticipez les défis RH avec Eksaé

Le vieillissement des effectifs est aujourd’hui un enjeu majeur pour toutes les collectivités. En anticipant les départs, en identifiant les postes clés et en pilotant la GPEEC, vous préparez l’avenir de votre organisation tout en garantissant la continuité du service public.

Avec la solution Performance RH d’Eksaé, vous disposez d’un outil complet pour piloter votre stratégie RH, anticiper les évolutions de vos effectifs et accompagner durablement vos équipes.

Comment réduire les impayés et automatiser la gestion des familles ?

Les collectivités territoriales font face à une double exigence : offrir un service public de qualité aux familles tout en maîtrisant leurs coûts de fonctionnement. Dans les services Petite Enfance et Enfance, la gestion des inscriptions, des présences, de la facturation et du recouvrement représente un volume d’opérations considérable qui mobilise quotidiennement les équipes administratives.

Aujourd’hui, de nombreuses communes cherchent à automatiser la facturation, sécuriser leurs recettes et simplifier les démarches des familles. Découvrez pourquoi la modernisation de ces processus est devenue un enjeu majeur.

Pourquoi la facturation des services Enfance est-elle si complexe ?

Chaque année, les collectivités assurent l’accueil de plus de 2,2 millions d’enfants de moins de 6 ans en crèche ou auprès d’assistantes maternelles, ainsi que la restauration scolaire, les accueils périscolaires et les centres de loisirs pour plus de 4,5 millions d’élèves.

Cette activité génère chaque mois un très grand nombre de factures dont le montant est souvent limité, généralement compris entre 15 et 80 euros par famille. Pourtant, derrière ces faibles montants se cache une gestion particulièrement exigeante :

• Calcul des tarifs selon le quotient familial (QF)
• Prise en compte des présences réelles
• Gestion des réservations et des absences
• Application des règles de la Prestation de Service Unique (PSU) de la CNAF
• Edition des titres de recettes
• Suivi des paiements et des relances

Lorsque ces opérations reposent encore sur des fichiers Excel ou des outils peu adaptés, les risques d’erreurs augmentent rapidement et les agents consacrent un temps important à des tâches répétitives.

Les conséquences d’une gestion manuelle

Une facturation insuffisamment automatisée peut entraîner de nombreuses difficultés pour les collectivités :

• Erreurs de calcul des tarifs
• Contestations de factures par les familles
• Retards de paiement
• Multiplication des impayés
• Coûts élevés d’impression et d’affranchissement
• Ressaisies entre plusieurs logiciels
• Charge administrative importante pour les services

Au-delà de la perte de temps, ces dysfonctionnements impactent directement les recettes de la collectivité et la qualité du service rendu aux usagers.

Comment réduire les impayés dans les services Petite Enfance et Enfance ?

L’un des leviers les plus efficaces consiste à proposer une facturation unifiée, regroupant sur un seul document l’ensemble des prestations consommées par une famille :

• Crèche
• Restauration scolaire
• Garderie
• Accueil périscolaire
• Centre de loisirs

Associée au paiement en ligne via PayFiP ou au prélèvement automatique, cette approche améliore significativement le recouvrement.

Les collectivités qui dématérialisent leur chaîne de facturation observent notamment :

• Une baisse pouvant atteindre 60 % des impayés
• Un délai moyen de paiement réduit de 18 jours à moins de 5 jours
• Jusqu’à 80 % d’économies sur les coûts d’impression et d’envoi des factures

La mise à disposition des factures directement dans l’espace famille facilite également les échanges avec les usagers tout en limitant les contestations.

Automatiser toute la chaîne de gestion avec Cityviz Enfance

Pensée pour les collectivités, la solution Cityviz Enfance d’Eksaé automatise l’ensemble du parcours administratif, depuis l’inscription de l’enfant jusqu’au recouvrement des recettes.

La plateforme permet notamment de :

• Gérer les inscriptions en ligne
• Calculer automatiquement les quotients familiaux
• Enregistrer les présences via différents dispositifs
• Produire une facturation fiable et consolidée
• Proposer le paiement en ligne sécurisé avec PayFiP
• Transmettre automatiquement les écritures vers le logiciel financier de la collectivité

Cette automatisation réduit les ressaisies, sécurise les données et permet aux agents de consacrer davantage de temps à l’accompagnement des familles plutôt qu’à des opérations administratives répétitives.

Une solution conforme aux exigences réglementaires

La réglementation des services Petite Enfance évolue régulièrement. Les collectivités doivent garantir la conformité de leurs outils avec les exigences de la CNAF, notamment concernant les dispositifs Filoué/SIAS, tout en assurant une parfaite intégration avec les services de la DGFiP.

Cityviz Enfance répond à ces exigences grâce à une plateforme conçue spécifiquement pour les collectivités territoriales. Les données sont centralisées, les calculs automatisés et les échanges avec les différents systèmes d’information sont sécurisés.

Pourquoi les collectivités choisissent Eksaé ?

En modernisant la gestion de la Petite Enfance et de l’Enfance, les collectivités obtiennent des bénéfices immédiats :

• Une facturation plus fiable
• Moins d’impayés
• Un traitement administratif accéléré
• Une meilleure expérience pour les familles
• Une gestion conforme aux obligations réglementaires
• Des recettes sécurisées

Avec Cityviz Enfance, Eksaé accompagne les collectivités dans la digitalisation complète de leur gestion afin de simplifier le quotidien des agents tout en améliorant la qualité du service public rendu aux familles.

Cityviz Enfance est fait pour vous.

Que vous gériez une commune de quelques centaines d’habitants ou une intercommunalité aux multiples structures, la solution s’adapte à la taille de votre organisation et à la diversité de vos activités. En choisissant Cityviz Enfance par Eksaé, vous modernisez votre relation avec les familles, vous fiabilisez vos recettes et vous libérez vos équipes des tâches administratives répétitives — pour un service public local plus efficace et plus proche des usagers. 

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) s’est imposée comme le canal unique et incontournable de transmission des données sociales. Si elle a indéniablement simplifié l’architecture déclarative des entreprises et collectivités, elle reste aujourd’hui une source majeure de complexité technique pour les services RH. En effet, près de 37 % des incidents liés à la paie se concentrent sur la DSN. Mais quels sont concrètement les points de blocage qui font perdre le plus de temps aux gestionnaires ? Une analyse approfondie menée récemment sur un échantillon exclusif de plus de 10 000 tickets d’assistance (Etude issue de l’environnement des applications métier Eksaé entre 2023 et 2026) nous permet d’identifier précisément les thématiques techniques qui mettent les professionnels en difficulté. Voici l’analyse détaillée des trois problématiques qui dominent le support DSN.

1. Les anomalies bloquantes et rejets de norme (61 % des incidents)

Sans grande surprise pour les professionnels du secteur, le cœur du problème réside dans la validation technique des fichiers mensuels. L’écrasante majorité (60,89 %) des sollicitations auprès du support concerne des requêtes liées à des anomalies dites « bloquantes », empêchant purement et simplement le dépôt de la déclaration mensuelle sur les portails officiels.

• L’obstacle des erreurs de structure (Norme S21) : Les gestionnaires se heurtent très régulièrement à des messages d’erreur obscurs liés aux rubriques obligatoires de la norme (les fameux codes de type S21.G00).
• Le besoin d’arbitrage : correction manuelle ou paramétrage ? La principale difficulté consiste à décrypter les retours du pré-contrôle. L’utilisateur a besoin d’être accompagné pour savoir s’il doit forcer une correction ponctuelle directement dans le fichier texte DSN généré, ou s’il est contraint de modifier la donnée à la source (dans la fiche de paie de l’agent) pour générer un nouveau fichier conforme.
• Une criticité d’urgence maximale : Ces tickets sont qualifiés quasi-systématiquementd’incidents « Majeurs » ou « Bloquants », car ils menacent la conformité de l’entreprise etle respect des délais légaux d’exigibilité.

2. Le Montant Net Social et le casse-tête comptable URSSAF (27 % des incidents)

Le deuxième grand pôle de friction technique, représentant 27,28 % des incidents identifiés, gravite autour de la fiabilisation des cotisations et des retours des organismes de protection sociale (URSSAF, CNRACL, caisses de prévoyance et mutuelles). Avec l’empilement des récentes évolutions réglementaires, de nouvelles complexités d’analyse sont apparues pour les équipes RH :

• L’incompréhension autour du Montant Net Social (MNS) : Les retours d’anomalies (via les CRM – Comptes Rendus Métier de l’URSSAF) signalent de plus en plus fréquemment des écarts jugés anormaux (souvent supérieurs à 20 %) entre le Montant Net Social déclaré et la Rémunération Nette Fiscale. Les utilisateurs sollicitent l’éditeur SIRH pour auditer le paramétrage de leurs rubriques de paie face à ces rejets.
• La justification des écarts au centime près : Les gestionnaires requièrent une assistance poussée pour tracer et justifier des différences comptables résiduelles remontées par l’URSSAF ou par l’administration fiscale  concernant le Prélèvement à la Source (PAS).

3. DSN événementielle et paramétrage technique  (12% des incidents)

Bien que moins volumineuses d’un point de vue quantitatif, la gestion des déclarations isolées et la maintenance des configurations techniques restent des irritants qui provoquent des blocages soudains et paralysants.

La DSN événementielle

Les envois liés aux fins de contrats ou aux attestations de salaire (arrêts maladie) sont particulièrement sensibles aux problématiques de dates de validité. Il n’est pas rare de constater des blocages liés à la concordance temporelle (par exemple, lorsque la date de dernier jour travaillé ne correspond pas strictement aux règles attendues par la Caisse Primaire d’Assurance Maladie). Ces erreurs peuvent survenir brusquement suite à un changement de situation de l’employé. L’intégration du paramétrage technique. La mise à jour des taux d’accident du travail ou l’intégration des bordereaux requiert l’import de fiches de paramétrage (souvent au format XML ou CSV). La moindre erreur de syntaxe ou de format de colonne lors de ces imports invalide le processus, nécessitant l’intervention technique du support.

Bilan et Perspectives : Vers une fiabilisation en amont

L’analyse des tickets d’incidents démontre clairement que l’assistance liée à la DSN n’est plus une assistance de « confort » ou de simple accompagnement à l’utilisation. Il s’agit aujourd’hui d’un support d’urgence à très haute criticité. Pour optimiser la production de la paie et réduire ces statistiques, les professionnels ont tout intérêt à anticiper au maximum les contrôles normatifs en amont, et à fiabiliser drastiquement leur plan de paie (notamment le calcul du Montant Net Social) avant même l’étape de génération du fichier déclaratif.

Pour cela et en ayant analysé ces résultats sur plusieurs mois, Eksaé a pris la décision de proposer un nouveau module de contrôle des DSN. Le module DSN eksaé actuel applique les contrôles DSNval. Comme on le constate, cela ne suffit pas. Nous avons ajouté les contrôles métiers complets avec leur traduction en français et les actions à mener pour les lever. Cette fonctionnalité nouvelle est une véritable aide pour que les gestionnaires comprennent l’erreur et sachent immédiatement comment la corriger sans avoir à faire appel au support. Effet immédiat un gain de temps et une prise d’autonomie pour corriger définitivement l’erreur.

* Données chiffrées réelles, extrapolées à partir d’une analyse sémantique et fréquentielle effectuée sur une base anonymisée de 10 071 tickets de support logiciel Eksaé relatifs à la DSN.

Pour en savoir pus sur DSN eksaé et les contrôles métiers

Eksaé RH plus sûr, plus simple.

La modernisation de nos applications de ressources humaines permet de travailler en mode Cloud mais aussi de donner plus de place à la data visualisation. C’est pourquoi nous avons développé un organigramme graphique et interactif.

Le principe d’organisation d’une administration publique et de constituer une structure hiérarchique et le l’illustrer par un organigramme.

L’organigramme est un outil visuel qui facilite la compréhension des structures organisationnelles. Il permet à chaque membre d’une de situer son rôle et ses responsabilités.

En outre, il aide à identifier les relations hiérarchiques entre les différents postes. Grâce à cette clarté, les décisions peuvent être prises plus rapidement et efficacement.

L’organigramme joue un rôle clé dans la structure fonctionnelle de vos logiciels de ressources humaines. C’est sur cette structure que l’on permettra la mise en place des processus d’habilitation, d’alertes, de signatures et même d’organiser les remplacements.

L’organisation fonctionnelle et hiérarchique des logiciels de paie et RH est souvent basée sur les habilitations.  Dans votre logiciel Eksaé RH vous pouvez définir des organisations complexes à plusieurs niveaux. Cette fonctionnalité fait partie de la puissance que vous donne le logiciel pour gérer les grandes organisations.

Vous avez exprimé le souhait de visualiser graphiquement l’organisation. Cette fonctionnalité est bien disponible. Depuis le module de gestion des entretiens et de la performance, vous pouvez accéder à un organigramme hiérarchique de votre structure. Ce dernier est généré automatiquement en fonction des paramètres définis dans l’application. Il est possible de zoomer sur un service ou un responsable pour en explorer les détails.

Vous pouvez demander une présentation avec le lien ci-dessous :