L’ordonnance n°?2017-53 du 19?janvier 2017 ouvre aux agents publics le bénéfice du Compte Personnel d’Activité (CPA) qui, dans la fonction publique, comprend le Compte Personnel de Formation (CPF) et le Compte d’Engagement Citoyen (CEC). Le décret n°?2017-928 du 6?mai 2017, quant à lui, précise quelles sont les modalités d’application de la mise en œuvre du compte personnel.Le CPF permet aux agents publics d’acquérir des droits à la formation au regard du temps de travail accompli et vient en remplacement du Droit Individuel à la Formation (DIF). L’alimentation du CPF est calculée au prorata du temps travaillé pour les agents nommés dans des emplois à temps incomplet ou non complet. Les périodes de travail à temps partiel sont assimilées à des périodes à temps complet. Ce calcul n’est plus effectué par l’employeur mais est pris en charge par la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC) en fonction des informations transmises dans la N4DS, et à terme dans la DSN (à horizon 2020). Les droits acquis au titre du CPF pour l’année 2017 seront directement et automatiquement alimentés par la CDC à la fin du 1er trimestre de l’année 2018 sur le portail du CPA.Les droits sont attachés à la personne : quels que soient les changements d’emploi, d’organisme public ou de statut, le CPA suit la personne et elle conserve ses droits. Chaque agent peut ainsi consulter directement son nombre d’heures disponibles sur www.moncompteactivite.gouv.frLes heures DIF acquises sont utilisables selon les mêmes modalités. Sur le compte individuel de formation de chaque agent, les heures DIF et CPF devraient être présentées séparément. Lorsqu’une formation dans le cadre du CPF est réalisée, les heures DIF sont décomptées avant les heures CPF. Toutefois, les modalités d’alimentation du solde des heures DIF à fin 2017 dans le compte CPF de chaque agent est encore à l’étude par la Direction Générale de l’Administration de la Fonction Publique (DGAFP). Cette dernière envisage des pistes pour le transfert à travers par exemple la fourniture de fichiers tableur ou xml.Par ailleurs, le CPA reconnaît de droit les actions citoyennes telles que les missions de service civique ou l’engagement dans des réserves (militaire, sanitaire, de sécurité civile, etc.). Cela est rendu possible grâce au CEC, qui recense toutes les activités bénévoles ou volontaires. Ceci facilite la reconnaissance des compétences acquises par le biais de ces activités, notamment dans le cadre de la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE).Les volontaires des armées, les maîtres d’apprentissage et les bénévoles exerçant des responsabilités importantes dans les associations bénéficieront de points supplémentaires sur leur CPA, afin de valoriser leur engagement et leur ouvrir plus de droits à se former.

En tant qu’expert RH auprès des organismes publics, eksaé Public reste en veille active sur le sujet.N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des interrogations !

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Pour les métiers du secteur public, la promesse du numérique est alléchante. En différentiel par rapport aux formulaires et autres documents papier, les documents dématérialisés (et les processus qui les font vivre) apportent une sécurité, une rapidité de traitement et une fluidité dans les relations avec les usagers. Pour autant, toute promesse a ses contraintes et ses normes. Tour d’horizon des différents services dématérialisés à maîtriser pour réussir sa mutation vers le tout numérique.Le premier réflexe à acquérir vis-à-vis des documents dématérialisés est justement de perdre ses vieux réflexes. Fini l’impression d’un document pour le signer ! En effet, un document dématérialisé que l’on imprime n’a plus aucune valeur. Le document doit être traité numériquement du début à la fin de son cycle de vie. En termes de signature électronique pour les documents dématérialisés, de nombreuses normes sont en vigueur. Il en existe trois niveaux actuellement, régit par la norme eIDAS applicable depuis le 1er juillet 2014 et obligatoire depuis juillet 2017 :

  • La signature électronique simple pour les documents à faible valeur juridique ;
  • La signature électronique avancée avec vérification de l’identité des signataires sans face à face ;
  • La signature électronique qualifiée qui s’appuie sur une identité préalablement vérifiée en face à face (via le dispositif France Connect pour les citoyens et les collectivités par exemple).

Le dernier niveau ayant un effet juridique totalement équivalent à une signature manuscrite effectuée en face à face.La signature électronique n’est qu’une étape dans le processus dématérialisé. Vient ensuite la conservation des documents. Généralement, il faut conserver les différents documents administratifs dont on est responsable sur de très longue durée. C’est l’archivage. Mais là aussi, il existe des spécificités à l’archivage des documents dématérialisés. L’archivage répond à plusieurs problématiques :

  • La conservation légale (factures, contrats, etc.) ;
  • La garantie de l’intégrité du document dématérialisé pendant toute la durée de conservation ;
  • La création d’éléments de preuves associés au document dématérialisé (horodatage, nom des modificateurs, etc.) pouvant servir en cas de contentieux ;
  • La sécurisation des documents face à une perte, une destruction involontaire, un crash disque ou encore une suppression malveillante.

Face à ces forts enjeux, les organismes publics ne sont pas tous armés en termes de ressources et de compétences. L’archivage est souvent confié à un spécialiste externe qui a une obligation de résultat sur la sécurité, l’intégrité et la réversibilité des documents dématérialisés dont il a la charge. Pour s’assurer de la qualité de l’archivage, des certifications existent telles les normes NF Z42-013 et ISO 14641-1. L’archivage n’est pas une sauvegarde ou un simple stockage, c’est un service à part entière qui s’imbrique dans les processus dématérialisés.Aller vers le tout numérique, c’est prendre en compte toutes ces nouvelles obligations mais c’est surtout modifier les habitudes, ce qui est souvent le plus complexe. La conduite du changement est ainsi une phase clé de la transition numérique.

Où en êtes-vous du votre projet de dématérialisation du service RH et Finance ?

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Depuis le 1er janvier 2017, le portail Chorus Pro permet l’échange des factures dématérialisées entre les organismes publics et les acteurs privés. Le but de cette solution ? Simplifier la facturation pour le secteur public et ses fournisseurs. Il s’agit également de réaliser des économies et de fluidifier les échanges. eksaé Public dresse pour vous un premier bilan de cette réforme majeure et vous dévoile pourquoi les organismes publics doivent être prêts à une accélération des échanges !

Facturation électronique : un processus échelonné

Afin que les services de l’État et les collectivités locales soient en capacité technique et organisationnelle de traiter les factures dématérialisées à compter de janvier 2017, 18 administrations pilotes externes à l’État (collectivités locales, établissements publics, etc.) avaient préparé bien en amont cette échéance. Ces pilotes ont pu tester durant plusieurs mois le système de facturation électronique Chorus Pro, future boîte aux lettres de la sphère publique pour la réception de factures électroniques, ce qui a permis de faire émerger les points forts et les éventuels dysfonctionnements du processus avant sa généralisation.

Déjà plus de 2 millions de factures dématérialisées

Quatre mois et demi après l’échéance du 1er janvier 2017, Chorus Pro vient donc d’enregistrer son deuxième million de factures. Un nouveau cap franchi grâce à une progression constante du rythme quotidien de factures transmises à la plateforme d’échanges. Au-delà de permettre une réduction des délais de paiement, une sécurisation de la transmission des documents et une fluidification des échanges entre les parties prenantes, ce changement, via le volume de documents qu’il concerne, contribuera à la préservation de l’environnement à long terme.

En attendant les 100 millions annuels pour 2020 !

D’ici 2020, toutes les factures entre les administrations publiques et leurs fournisseurs seront dématérialisées. Le prochain cap est fixé à 100 millions de factures par an dont 150 000 pour les acteurs publics. Cette réforme et le changement structurel qu’elle implique doit permettre à l’Etat d’économiser jusqu’à 700 millions d’euros par an. Non pas en coût de transmission, mais principalement en temps. De plus, cette nouvelle forme de facturation a pour conséquence positive d’améliorer la visibilité en termes de trésorerie. Pour preuve de l’adoption du portail du Chorus Pro, au 1er juillet 2017, 97% des communes et des métropoles (34 879 sur un total de 35 887) ont reçu au moins une facture dématérialisée via le portail. Le secteur public est prêt, les acteurs privés peuvent accélérer !

2017-2020 : le calendrier des échéances d’application

L’ordonnance du 26 juin 2014 a défini le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs. Six mois après l’entrée de l’obligation de facturation pour les grandes entreprises et les personnes publiques, les prochaines échéances sont les suivantes :

  • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5 000 salariés) ;
  • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) ;
  • 1er janvier 2020 : obligation pour les très petites entreprises (moins de 10 salariés).

La prochaine vague d’application concerne environ 4 700 entreprises de taille intermédiaire, qui devront être en conformité avec l’obligation avant le 1er janvier 2018. Par ricochet, le secteur public doit s’attendre à voir son utilisation de la facture électronique accélérée. En effet, si jusqu’ici peu de collectivités ou d’opérateurs de l’Etat étaient impactés par un fort volume d’échanges dématérialisés avec les grandes entreprises, c’est une autre histoire en ce qui concerne les acteurs privés de taille intermédiaire.

Besoin d’être rassuré pour l’accélération prévue des échanges dématérialisés et ses impacts sur votre organisation ?Un expert eksaé Public sera ravi de vous accompagner dans votre démarche !

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L’amélioration de la politique de rémunération publique

Les priorités du PPCR en termes de rémunération des agents sont variées. L’idée est de rééquilibrer progressivement la rémunération, en favorisant l’indiciaire via la transformation du montant des primes en points d’indice. Tout cela en compensant les écarts de cotisations sociales entre indiciaire et indemnitaire. Tous les agents du secteur public bénéficient des points d’indice supplémentaires, même s’ils ne touchent que peu ou pas du tout de primes à l’heure actuelle. L’intégration de ces primes dans le traitement permet leur prise en compte dans le calcul des pensions.La nouvelle rémunération publique a aussi pour objectif de supprimer les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes. En simplifiant les régimes indemnitaires et en accentuant la transparence des montants servis dans les différents versants de la Fonction Publique, l’Etat agit au regard de l’égalité entre les sexes.Le PPCR unifie la Fonction Publique : il restaure les écarts entre les catégories, il améliore le début et la fin de carrière, il permet des parcours plus en adéquation avec la durée réelle de la vie professionnelle. D’une manière globale, la revalorisation progressive des grilles indiciaires consiste en une augmentation des rémunérations dès le début et tout au long de la carrière pour une meilleure reconnaissance des compétences et des qualifications des agents.Que vous fassiez partie de la catégorie C, B ou A, vous pouvez retrouver les informations détaillées sur les modifications de votre grille indiciaire directement sur le portail de la Fonction Publique.

L’harmonisation du déroulement des carrières

Jusqu’ici, des agents qui exerçaient le même type de missions, avec une qualification et des responsabilités identiques, ne bénéficiaient pas de la même carrière en fonction du versant de la Fonction Publique dans laquelle ils évoluaient. Le PPCR agit directement pour éradiquer ces différences. En effet, les progressions sont harmonisées et respectent désormais le principe selon lequel chaque agent devra pouvoir dérouler sa carrière sur au moins deux grades. Les taux d’avancement sont fixés en conséquence et permettent d’atteindre automatiquement les indices de traitement les plus élevés. C’est un réel progrès pour une grande partie des agents qui aujourd’hui ne bénéficient d’aucune promotion de grade tout au long de leur carrière.En ce qui concerne la durée des carrières, il est mis en œuvre un avancement d’échelon au même rythme pour tous les agents d’un même corps ou cadre d’emplois soumis aux règles de droit commun du statut général. L’application d’une telle cadence unique d’avancement d’échelon offre une réelle équité, nécessaire pour une Fonction Publique qui se doit d’être exemplaire.En parallèle, les modalités d’appréciation de la valeur professionnelle sont réformées pour être simplifiées et harmonisées. L’idée est que les agents, quel que soit le versant de la Fonction Publique auquel ils appartiennent, voient leur valeur professionnelle reconnu de manière plus juste et plus simple. Cela tout en gardant les spécificités entre les catégories A, B et C.

Un recrutement favorisant la diversité

Le recrutement des agents du secteur public évolue en parallèle des attentes de la société. Il doit garantir l’apport des qualifications et des compétences nécessaires au bon fonctionnement du secteur public, mais il doit surtout assurer la constitution d’une Fonction Publique à l’image de la diversité de notre pays. Ainsi, le PPCR repense les procédures de recrutement en les évaluant par des contrôles. Des actions correctives seront mises en place si nécessaire afin de lutter contre les principales formes de discrimination. Les épreuves des concours, par exemple, tiendront davantage compte des compétences et des connaissances attestées par la détention de diplômes.Le PPCR a pour vocation de mieux assurer le recrutement effectif des lauréats des concours dans la FPT. Le recours au concours sur titre est développé pour certaines professions règlementées. Un gros effort est réalisé sur les procédures de recrutement sans concours dans le premier grade de la catégorie C. Ces concours sont harmonisés en vue d’assurer davantage de transparence et de respecter leur raison d’être : l’insertion sociale des citoyens à faible niveau de qualification ou éloignées de l’emploi.

La mobilité facilitée et encouragée

Les évolutions règlementaires récentes (loi NOTRe, décentralisation, etc.) impactent profondément le secteur public : les usages évoluent, les collectivités collaborent davantage, etc. Toutefois, il était jusqu’ici complexe d’enrichir son parcours professionnel dans un autre versant de la Fonction Publique en raison des disparités et des procédures lourdes. Afin de permettre des parcours plus diversifiés répondant aux nouvelles attentes des agents, des règles statutaires communes (grilles et carrière) sont élaborées pour des filières professionnelles identiques, et des démarches de mutualisation (recrutement, formation) sont développées pour renforcer les identités professionnelles partagées.Le PPCR impacte les règles ministérielles qui organisaient jusqu’à maintenant les mobilités dans la Fonction Publique. Avec toujours le même leitmotiv d’harmonisation, le PPCR sécurise les orientations de gestion et permet de rendre transparentes les règles à l’intention des agents. Cette mesure est particulièrement importante pour les corps à fort effectif. Particularité pour les agents de la Fonction Publique Hospitalière, un droit de mutation entre établissements sera mis en place, droit qui n’existait pas jusqu’alors, limitant les évolutions et la collaboration.

Une attractivité à renforcer

Le secteur public a une seule et unique mission : assurer un service de qualité sur l’ensemble du territoire. En ce sens, la répartition des agents, en fonction des compétences de chacun et des enjeux spécifiques des territoires, est un enjeu majeur. Afin de garantir l’égalité d’accès au service public et lutter contre les inégalités sociales, la Fonction Publique doit disposer d’agents compétents capables de répondre à chaque situation.L’attractivité des territoires est remise en cause car les dispositifs statutaires et indemnitaires sont anciens, et leur efficacité n’est plus avérée. Le PPCR met en place des mesures de rénovation ayant pour objectif d’inciter des agents expérimentés à servir sur des territoires moins attractifs, en agissant par exemple sur le dispositif d’indemnité de résidence (problématique du coût de la vie). L’attractivité passe par une meilleure reconnaissance des compétences et des qualifications dont le service public a besoin. Via le PPCR, c’est la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) qui est mise en avant. C’est en accompagnant plus efficacement les agents, par de l’évaluation, par de la formation continue, par un dialogue social, que le secteur public renforcera son attractivité.

Votre service RH souhaite en savoir plus sur le PPCR et sa mise en œuvre au sein de votre collectivité ?

La période d’été est calme pour les collectivités et les opérateurs de l’Etat. Mais calme ne veut pas toujours dire sereine ? Pour éviter les mauvaises surprises en termes de gestion au retour de vacances, mieux vaut s’organiser en amont. eksaé Public vous aide et liste pour vous 5 astuces à suivre pour partir en congés en toute sérénité !

1) Planifier les astreintes de manière claire et précise et en assurer la communication à tous les agents

Les effectifs sont effectivement réduits durant la période d’été. Mais il faut toutefois maintenir le bon fonctionnement de chaque service pour une prise en charge efficace de ce qui peut arriver pendant cette période. L’important est donc de bien penser à nommer un délégué pour chacune des tâches critiques. Le choix du délégué doit être cohérent car il sera le responsable durant la période de remplacement et il doit de ce fait avoir les compétences nécessaires pour répondre aux différents besoins.

2) Anticiper les accès à distance pour sécuriser la gestion et éviter les situations de blocage

Durant la période de congés, il est courant qu’un agent ait besoin d’effectuer une tâche qui n’est pas dans ses attributions habituelles (exécuter une application, démarrer un processus, accéder à des fichiers situés à distance, etc.). Il est donc nécessaire d’anticiper des possibilités d’accès à distance sur le réseau pendant les vacances et d’identifier les profils autorisés. Tout cela pour mettre en place une organisation temporaire qui permettra à l’organisme public de gérer son activité comme à l’accoutumé.

3) Limiter les maintenances et les installations en tout genre

Malgré la période d’été, il est parfois impossible de supprimer toutes les tâches de maintenance (installation d’un nouveau composant, mise en place d’un correctif, ect.). En effet, en termes de maintenance, tous les paramètres ne peuvent être maîtrisés : interventions d’un prestataire externe, récurrence annuelle, tâches programmées de longue date, etc. Toutefois, avec un minimum d’organisation et une vision à long terme de votre calendrier, il est tout à fait possible de limiter la maintenance aux incontournables durant la période de vacances.

4) Mettre à jour la documentation pour faciliter la compréhension de tous

Bien en amont de la période de congés d’été, il faut s’assurer que tous les documents de gestion courante et de processus métiers sont à jour. En effet, ce sont ces documents qui sont la base d’une collaboration fructueuse et vertueuse. Une documentation à jour est précieuse pour les collaborateurs en charge des tâches qui ne sont pas son quotidien durant l’année civile.

5) Vérifier les différents automatismes de gestion

Avant de partir en vacances, il est primordial de vérifier que les automatismes sont à jours et fonctionnels. En programmant des tests un mois ou deux avant la période de congés d’été, votre DSI pourra régler les éventuels dysfonctionnements et partir l’esprit tranquille. La vérification des automatismes de sauvegarde notamment est importante pour cette période de l’année critique. En parallèle, la documentation de restauration doit être bien à jour en cas de problèmes.Toutes ces précautions permettront à votre DSI de passer de bonnes vacances. Mais il est possible de vous faciliter la gestion toute l’année et facilement ! Pour cela ? Utiliser vos solutions en Cloud, ce qui permet de vous affranchir de la plupart des contraintes techniques : sauvegardes automatisées, maintenances en temps réel, accès à distance et sécurisé, etc. En faisant le choix du Cloud, c’est l’éditeur qui prend en charge ces points critiques pour votre organisme.

Vous souhaitez discuter sécurité des systèmes d’informations ? En savoir plus sur le Cloud et ses bénéfices ?

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Avec les révolutions numériques et les évolutions réglementaires incessantes, les outils de gestion financière deviennent rapidement obsolètes. Dans votre service, êtes-vous sûr de disposer d’un outil de gestion moderne vous permettant de répondre aux nouvelles exigences des finances publiques en 2017 ? Si vous vous retrouvez trop souvent dans les cas évoqués dans cet article, pensez-à vous renseigner !

1) Vous êtes obligé de plonger dans les archives papier dès que l’on vous pose une question

Les archives papiers ont été la norme pendant plus de 50 ans, mais rien ne vous oblige à continuer avec cette besogne ! Aujourd’hui, les nouveaux outils numériques facilitent la gestion financière : la dématérialisation des documents et des processus optimise la traçabilité et la collaboration, la Gestion Electronique de Documents assure un archivage rapide et complet, etc.

2) Quand un fournisseur demande où en est son règlement, vous ne savez pas le renseigner instantanément

Difficultés pour identifier l’interlocuteur concerné, impossibilité de connaître l’avancée dans le cycle de vie d’un document, collaboration inexistante : les écueils sont nombreux pour les services financiers qui n’ont pas encore mis en place de processus numériques. Et cela en pâtît sur toutes les parties prenantes : les utilisateurs, les fournisseurs en demande d’informations, et même les citoyens en bout de chaîne !

3) Vous croulez sous les parapheurs en attente de validation

DAF, chefs de service, décideurs en tout genre et élus sont toujours difficilement disponibles. Vous avez pourtant tous les jours de nouveaux documents à faire signer ou viser. Les parapheurs débordent et il existe un véritable goulot d’étranglement au niveau des signataires. Une des raisons à cela vient peut-être de votre processus de validation archaïque. Les responsables peuvent-ils signer électroniquement en toute sécurité ? Peuvent-ils signer en « mobilité » ? Des questions à se poser !

4) Votre responsable vous demande toujours plus de chiffres et de prévisions et vous répondez que ce n’est pas possible avec votre application actuelle

Avec le temps, vous avez réussi à apprivoiser votre outil de gestion financière et vous vous en sortez plutôt bien dans les tâches du quotidien. Toutefois, votre outil est rigide et ne dispose d’aucune fonctionnalité de pilotage à ce jour. C’est pourtant bel et bien le nouvel enjeu majeur des finances publiques en 2017 ! Existe-t-il encore une raison de se priver de la puissance de la donnée et de la Business Intelligence pour prendre les bonnes décisions ?

5) Vos chefs de service ne savent jamais où en sont leur consommation à un instant T

Réunions de suivi, bilans intermédiaires, budgets rectificatifs, mise en place d’actions correctives : ces notions sont très loin de votre quotidien. Alors que votre chef de service souhaite constamment savoir où en sont les consommations des différents postes, consolider ces informations vous réclame un travail manuel très chronophage.

6) Pour faire le budget de la collectivité, vous vous basez sur un fichier Excel avec 300 onglets

Etablir le budget de la collectivité est le temps fort du service finances. Mais cela devient de plus en plus compliqué pour vous car les données sont disparates et stockées dans un simple fichier Excel. Jongler entre les onglets est incommode, n’offre pas une vision globale et à long terme, ne permet pas d’effectuer des hypothèses et/ou des simulations, etc.

7) Vous avez constamment du retard dans vos saisies

Une grande partie de votre travail du quotidien consiste à effectuer des saisies. Mais votre outil de gestion n’est pas pratique pour cela. Il a été pensé il y a plusieurs années et n’est pas conçu de manière ergonomique et fluide. Pourquoi ne pas se doter d’un progiciel qui assiste réellement l’utilisateur dans ses tâches principales ?

8) Il vous est impossible de travailler depuis un autre établissement ou sur un chantier

Avec la réorganisation territoriale, vous êtes amenés à travailler de plus en plus sur différents sites distants physiquement. C’est un gros changement et votre organisation doit désormais être millimétrée ! Pas question d’oublier une tâche car une fois dans l’une des collectivités, il vous est tout bonnement impossible de vous connecter à l’outil de gestion de l’autre collectivité ?

9) Les reportings dans votre collectivité : c’est ressaisir toutes les données dans une présentation PowerPoint

En prenant votre nouveau poste dans le service financier de la collectivité, on ne vous avait pas dit qu’il fallait disposer de sacrées compétences en PowerPoint. Car en effet, à partir de votre outil de gestion financière, il n’y a aucun moyen d’exporter des reportings personnalisables et graphiques. C’est à vous de ressaisir, d’analyser, d’interpréter et de mettre en forme les reportings ! Et cela demande un temps considérable.

10) Pour valider un achat dans votre application financière, il vous faut au minimum 15 clics

Valider un achat devrait être une action fluide et rapide. Et pourtant ? Dans votre outil de gestion financière, valider un achat est une vraie sinécure. Cela nécessite d’ouvrir et de naviguer entre de nombreuses pages pour vérifier et comparer les informations. Quel dommage de ne pas avoir toutes ses fonctionnalités importantes accessibles depuis sa page de travail principale !

Votre service Finances souhaite moderniser son système d’informations ? Nous pouvons vous accompagner dans votre réflexion.Prenez contact avec nous, un expert eksaé Public sera ravi d’en discuter !

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« La digitalisation territoriale en marche » : tel est le sous-titre parlant du programme de Développement concerté de l’Administration Numérique Territoriale (DcANT). Ce dernier, créé le 6 octobre 2015, est issu d’une collaboration entre l’État et les collectivités territoriales.

Parmi les priorités de ce programme animé par le Secrétariat Général de la Modernisation de l’Action Publique (SGMAP), on peut citer : la simplification des échanges entre les différentes administrations, l’unification de la relation avec l’usager ou encore le développement de l’écosystème numérique des territoires. Le programme DcANT ayant pour objectif principal de faire converger la stratégie de transformation numérique des collectivités territoriales avec celle de l’État et des différents projets numériques dont il a la charge (Open Data, France Connect, « choc de simplification », etc.).

Depuis plusieurs années maintenant, il y a consensus sur le fait que les échanges entre l’État et les collectivités doivent être simplifiés. L’essor du numérique, des nouvelles technologies et de la dématérialisation sont des opportunités pour mettre en œuvre cette simplification. L’une des recommandations du programme, par exemple, insiste sur la mise en place d’un mécanisme mutualisé d’identification et d’authentification des agents et des élus qui s’appuie sur des annuaires partagés et sécurisés. Ce mécanisme, c’est France Connect Agent. En tant que plateforme collaborative dématérialisée, France Connect Agent permet aux agents des collectivités d’échanger avec l’Etat et d’accéder à leurs applications informatiques de façon simplifiée et sécurisée.Si la dématérialisation simplifie les échanges entre les différents acteurs publics, elle est de la même manière bénéfique pour les relations publiques/privées.

En effet, les entreprises et les collectivités ou les organismes d’État ont de nombreux échanges. Ces dernières années, la dématérialisation totale des procédures de passation des marchés publics, la généralisation de Marché Public Simplifié (MPS), ou encore la mise en place de Chorus Pro pour les échanges dématérialisés de factures sont autant d’exemples qui soulignent la stratégie prônée par l’Etat.Plus globalement, la dématérialisation prend tout son sens au travers des différentes plateformes d’échanges disponibles ou en cours de déploiement. Dès le 1er janvier 2019, un nouveau protocole d’échange va permettre aux employeurs (publics et/ou privés) de déclarer les montants de prélèvement à la source à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP). Et à horizon 2020, si cette date est confirmée, c’est grâce à la plateforme d’échange de Déclaration Sociale Nominative (DSN) que les collectivités pourront communiquer plus facilement vers l’état ou les opérateurs de paie (caisses de retraite, caisses de prévoyances, etc.).

Toutes ces nouvelles plateformes numériques, qui font la part belle à la dématérialisation, sont des axes majeurs d’évolution pour les différentes parties prenantes. Mais l’objectif final reste bel et bien de simplifier l’usage pour le citoyen et de mettre en application le leitmotiv du législateur « Dites-le-nous une seule fois ».

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Depuis l’antiquité et l’invention de l’écriture, la cité s’est toujours administrée à partir des mêmes supports : tablettes, parchemins, papiers, sceaux, signatures, etc. Nous avons la chance, au 21ème siècle, de connaître une révolution complète du mode d’administration. Jamais avant, le support même de l’administration n’avait été modifié. Or nous pouvons affirmer, avec certitude, que le document écrit matérialisé par un support papier est en fin de vie. Avec la dématérialisation de l’information mais surtout des processus administratifs, des demandes de documents, des signatures, ou encore de l’authentification, c’est toute l’organisation des services qui est redéfinie.On aurait tendance à dire qu’on ne remet pas en cause 10 000 ans d’habitudes en quelques mois. Et bien si ! Le législateur a décidé de le faire. Pour des raisons de commodité, de sûreté et d’économies. Et surtout car les citoyens le réclament. Que ce soit explicitement, par des demandes concrètes à l’administration, ou implicitement par une résignation de faire appel aux services territoriaux. La modernisation de l’Etat et des collectivités territoriales est en marche et elle a un nom : la République Numérique. La République Numérique est un mouvement de fond, qui englobe un ensemble de projets liés au numérique et qui sont portés par les différents acteurs de la vie publique. Leur seul point commun étant d’utiliser les nouvelles technologies et la dématérialisation pour améliorer la qualité du service rendu aux citoyens.

Un exemple concret et visible pour les administrés : le COMEDEC

Le dispositif COMEDEC (COMmunication Électronique des Données de l’État Civil) est une plateforme d’échanges dématérialisés de données d’État Civil entre les mairies dépositaires des registres de l’État Civil et les destinataires de données d’État Civil (administrations et notaires). Pour les notaires par exemple, le dispositif COMEDEC permet aux études de solliciter les communes raccordées au dispositif et d’obtenir les données d’actes de naissance, mariage et décès sans avoir à demander au client de les fournir et risquer de recevoir des faux. Le législateur donne aux communes jusqu’au 1er novembre 2018 pour être équipées. La question est posée sur la capacité des petites villes à s’équiper et rendre le service aux administrés. Déjà actuellement, les petites villes ne peuvent plus délivrer de passeports faute de disposer du dispositif de sécurité et l’usager doit faire ses démarches ailleurs. Toutefois, pour les collectivités qui proposent bel et bien le service COMEDEC à leurs administrés, les avantages sont immenses :

  • Réception plus rapide des informations à traiter (48 heures en moyenne) ;
  • Gain de temps dans le traitement avec la suppression des mises sous plis ;
  • Données échangées déjà structurées ce qui facilite la rédaction des actes ;
  • Alertes automatiques.

Pour sécuriser ces échanges entre les acteurs, un dispositif de sécurité les authentifie. Les officiers d’État Civil utilisent la carte RGS*** pour le dispositif COMEDEC et le protocole @ctes (protocole de télétransmission pour les échanges dématérialisés des actes soumis au contrôle de légalité). C’est une demande qui était faite avec insistance, par les élus, pour que les ministères unifient les systèmes d’authentification. Là où la signature n’apporte plus aucune sécurité et n’identifie aucunement l’autorité, le fait d’utiliser une signature électronique est une vraie garantie.

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Dématérialisation des factures, dématérialisation des échanges, dématérialisation des marchés publics, dématérialisation des bulletins de paie : qui n’a pas entendu parler de dématérialisation ces derniers mois ? La dématérialisation s’impose au secteur public, non pas comme une obligation réglementaire, mais comme une opportunité pour répondre aux nouveaux défis des métiers RH et Finances du secteur public.Dématérialiser, c’est simplifier, c’est fluidifier, c’est collaborer. La dématérialisation, sous toutes ses formes, est synonyme de performance à tous les étages : elle favorise la collaboration des agents entre eux, elle fluidifie la relation de l’agent avec son employeur public, elle accélère les échanges entre les organismes publics et elle améliore le service rendu aux citoyens. En tout état de cause, les agents du secteur public peuvent être considérés comme les grands gagnants de la dématérialisation. Découvrons pourquoi.

La dématérialisation, un avantage métier

Les services Finances et RH des organismes publics sont soumis à des contraintes toujours plus élevées en termes d’efficacité, de transparence ou de maîtrise des coûts. Répondre à ces contraintes nécessite une organisation collective optimisée et pensée intelligemment. La collaboration, le travail d’équipe et le partage d’informations sont des facteurs clés de succès à maîtriser pour que le service métier évolue positivement. En ce sens, la dématérialisation est un atout. Car elle répond à tous ces nouveaux enjeux. Une pièce dématérialisée (facture, bulletin de paie, contrat, etc.) sera aisément partageable entre les agents, retrouvable en un clic selon les habilitations de chacun, mise à jour en temps réel et tracée selon les actions effectuées, etc. Le gain de temps pour les agents dans la gestion quotidienne est ainsi non négligeable et la performance du service s’en trouve sensiblement améliorée.Si la dématérialisation des documents est une source de bénéfices, la dématérialisation des processus l’est encore plus. Dématérialiser via des workflow métiers (gestion informatisée de tâches à accomplir par différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus opérationnel) fluidifie la gestion du quotidien. La dématérialisation apporte une flexibilité et une réactivité que les schémas traditionnels ne permettent pas. Absolument tous les processus métiers peuvent être dématérialisés : une demande d’ouverture de poste, une convocation à une formation, la validation d’une facture, etc. La dématérialisation des processus est aussi sécurisante pour toutes les parties prenantes car elle repose sur des circuits de validation paramétrés en fonction des spécificités et des besoins de chaque organisation. En dématérialisant, on peut également inclure différentes règles de confidentialité, domaines d’habilitations, ou mettre en place des alertes automatiques. C’est un écosystème complet qui amène une cohésion d’ensemble, avec des bénéfices concrets pour chaque agent dans ses tâches quotidiennes.

La dématérialisation démultiplie l’accessibilité

Comme vu précédemment, la dématérialisation est un atout pour faciliter la relation entre les agents. Mais ses atouts sont multiples. En effet, la dématérialisation permet aussi de favoriser l’accessibilité des informations personnelles pour les agents et donc d’améliorer la relation et le dialogue entre l’agent et l’employeur public. En déconcentrant les informations du dossier de l’agent (état-civil, coordonnées, etc.) ou des processus entiers comme la demande de congés, l’organisme public met l’agent dans une position active. Avoir un accès direct, facile et rapide, lorsque l’agent le souhaite est un réel motif de satisfaction à prendre en considération.L’accessibilité, c’est aussi une meilleure prise en compte des demandes des citoyens. Moins de sollicitations pour plus d’informations disponibles en ligne. Dans ce domaine, les portails en ligne des collectivités et les guichets uniques apportent un service plus réactif et qualitatif qui permet aux agents de travailler de façon plus apaisée avec les citoyens.Les bénéfices de la dématérialisation sont nombreux et ne sont plus à prouver. Tout organisme public qui décide de se lancer dans un projet de dématérialisation, quel qu’il soit, de manière réfléchie et en prenant bien en compte les tenants et les aboutissants, verra se profiler des perspectives prometteuses en termes de performance pour ses métiers et de satisfaction des agents.

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Suite à l’ordonnance n°2017-53 publiée au Journal officiel du 20 janvier 2017, les agents des trois fonctions publiques (État, Territoriale et Hospitalière), fonctionnaires ou non-titulaires, peuvent désormais bénéficier du Compte Personnel d’Activité (CPA).Le Compte Personnel d’Activité comprend pour les agents publics deux comptes bien distincts :

  • le Compte Personnel de Formation (CPF), en remplacement du droit individuel à la formation (DIF) ;
  • le Compte d’Engagement Citoyen (CEC), nouveau dispositif issu de l’article 39 de la loi du 8 août 2016 (= « loi Travail »).

Le CPF permet d’obtenir 24 heures de formation par an, dans la limite de 120 heures, puis 12 heures par an dans la limite d’un plafond total de 150 heures. Ce crédit d’heures est majoré pour les agents de catégorie C dépourvus de qualification (48 heures par an dans la limite de 400 heures). Pour sa part, le CEC permet d’obtenir des droits à formation supplémentaires en reconnaissance d’activités citoyennes exercées par l’agent (service civique, réserve militaire, bénévolat…), à raison de 20 heures par an dans la limite de 60 heures. Des décrets (non encore publiés au Journal officiel) doivent préciser les modalités de mise en place de ce dispositif au sein de la fonction publique. Le CPA est accessible pour tous via une nouvelle plateforme sur le portail numérique « moncompteactivite.gouv.fr », géré par la Caisse des Dépôts. Cela rentre parfaitement dans l’élan lancé par le législateur pour un Etat plateforme, simplifiant les démarches des usagers. Depuis janvier 2017, chaque agent ou salarié peut créer son compte sur internet ou sur mobile. Les salariés du secteur privé ont accès au CPA depuis janvier 2017. Les fonctionnaires et les agents publics peuvent aussi créer leur compte mais les comptes formation ne seront crédités des droits acquis en 2017 qu’en janvier 2018. Les modalités de mise à jour et d’alimentation des données liées au compte personnel de formation sont encore en cours d’étude. Cette nouvelle plateforme propose bien d’autres services tels que l’obtention des informations sur un métier bien particulier, la recherche des formations éligibles au CPF, ou encore l’accompagnement dans la construction d’un projet professionnel individuel.

N’hésitez plus à créer votre compte pour découvrir toutes les services innovants proposés ! Et d’ici là, pour ceux d’entre vous qui souhaitent en savoir plus sur la mise en place de plateformes collaboratives innovantes dans vos services

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En effet, à l’instar des citoyens, les agents du secteur public aussi ont désormais leur propre identité numérique ? Avec France Connect, on le sait maintenant, les citoyens ont la possibilité d’avoir un identifiant unique pour accéder à l’ensemble des services publics accessibles en ligne. Et cela, sans avoir à s’identifier sur chaque plateforme car France Connect se charge d’assurer et de sécuriser l’échange d’informations et de données entre les plateformes.Place à France Connect Agent ! Les agents du service public, eux aussi, ont besoin d’une identité numérique les identifiant. Cette identité concerne tous ceux qui doivent s’authentifier dans le cadre de leur mission auprès des applications d’éditeurs tiers. Or la gestion de ces différentes identités numériques complexifie le parcours digital des agents. France Connect Agent permet à ces derniers d’utiliser toutes leurs applications métiers depuis l’identifiant de leur administration de rattachement. Pour cela, d’un point de vue technique, France Connect a créé des habilitations locales et adaptées pour chaque administration. Ceci afin d’attribuer les habilitations adéquates aux différents agents, en fonction des applications en place dans leurs administrations respectives. Au niveau opérationnel, les informations nécessaires pour authentifier l’agent ainsi que ses attributs (habilitations dans les applications métiers en place dans son administration) sont sa date de naissance, son e-mail, son téléphone et son statut administratif. Ces données seront acheminées par France Connect Agent et le fournisseur de service décidera alors de donner ou non un accès personnel et sécurisé. Le concept de France Connect Agent a été testé de mars à juillet 2016 avec une trentaine de collectivités et plusieurs ministères. Un pilote a été mis en place en fin d’année 2016. Parmi les participants, on peut citer l’opérateur numérique e-Bourgogne, les conseils départementaux de Côte d’Or (21) et de Seine-Maritime (76), ainsi que le Ministère de l’Intérieur et de la Justice et l’Agence Nationale des Titres Sécurisés (ANTS). Mais pour passer de la phase « laboratoire » à la généralisation du portail, il faut bel et bien que les Ministères et les collectivités territoriales s’approprient le sujet. Un sujet de plus à mettre en place en 2017.

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