Etienne, auteur sur Eksaé

Encouragé par les évolutions réglementaires, le secteur public a démarré depuis des années la dématérialisation d’une partie de ses processus. Impulsées par le gouvernement, des initiatives devraient systématiser cette démarche. Avec à la clé, des bénéfices pour tous et une optimisation du fonctionnement des entités publiques.Le secteur public est en première ligne dans la transformation numérique. En octobre 2017, le Premier ministre Edouard Philippe lançait le programme « Action Publique 2022 » dont l’un des objectifs majeurs – faciliter les relations entre les usagers et l’administration – repose très largement sur la dématérialisation des documents, des données, des processus et des échanges. Une démarche engagée en réalité depuis des années, notamment avec les marchés publics.Depuis 2005, les acheteurs publics avaient l’obligation d’accepter les offres transmises par les entreprises sous forme dématérialisées pour les procédures formalisées. Plus récemment, depuis juin 2012, un arrêté autorise les parties à utiliser la signature électronique, sous réserve de sa conformité avec le Référentiel général d’interopérabilité (RGI) et avec le Référentiel général de sécurité (RGS). Il accepte également l’utilisation d’un parapheur électronique facilitant la signature multiple.Publié sur le site web de Bercy en janvier 2018, le plan de transformation de la commande publique devrait faciliter et systématiser la digitalisation à 100 % des marchés publics. Ce plan s’inscrit dans le cadre juridique actuel sans ajouter de contraintes réglementaires. Toujours du côté entreprise, la dématérialisation de la facture contribuera à ce mouvement.Enfin, la dématérialisation vise également toutes les procédures destinées aux usagers, demandes de documents administratifs, de pièces d’identité… Les motivations politiques et gouvernementales sont claires. Il s’agit d’améliorer la qualité des services rendus aux entreprises comme aux usagers, tout en maîtrisant les coûts et en optimisant le fonctionnement des services publics. Une démarche qui impacte bien sûr en profondeur l’organisation comme le fonctionnement de ces services.

Mieux collaborer

Que ce soit pour un marché public ou un simple document administratif destiné à un usager, cette dématérialisation facilite le partage. Une option encore plus sensible pour les organisations implantées sur plusieurs sites, de par la banalisation du haut débit et de logiciels disponibles en mode SaaS (Software as a Service). Le même document numérisé peut être partagé par différents collaborateurs sans délai dans une démarche collaborative, par exemple pour souligner plus facilement l’absence d’une information, avec une vérification immédiate.Étape complémentaire, les circuits d’approbation – les workflows – se fluidifient pour les mêmes raisons. Outre les gains de temps, l’absence du bureau d’un responsable ne bloquera plus la validation d’un document : celui-ci pourra donner son approbation à partir d’un terminal mobile. Ou, si le paramétrage du workflow le prévoit, il fera suivre la demande à un autre responsable. Si ce mode de fonctionnement nécessite la numérisation de tous les documents et données, ainsi que des outils logiciels ad hoc, le challenge majeur réside le plus souvent dans le pilotage du changement. Il s’agit de passer d’une organisation en silos, en services, à des processus plus transverses partageant les mêmes informations, ce qui touche les habitudes, comme l’organisation du travail. Une partie des entités publiques a déjà initié la démarche.

Chorus Pro, adopté par les PME

L’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE) pilote Chorus Pro et propose des solutions de dématérialisation aux entités publiques et aux entreprises. Elle annonçait en juillet 2017 que le cap des 5 millions de factures avaient été reçues sur le portail, et, que de nombreuses PME s’était inscrites sur le portail, avant d’être soumises à l’obligation légale. À cette période, 83% des entreprises enregistrées sur ce portail étaient des PME.

Piloter plus finement

Pour suivre l’avancement de ces évolutions en interne, la mise en place d’un pilotage s’impose, décliné notamment en indicateurs de performance, comme la qualité des services rendus aux usagers et aux professionnels. Il s’agit non seulement de mesurer les gains de temps dans la délivrance d’une réponse, mais aussi d’identifier facilement les goulots d’étranglement dans le traitement des demandes, et par la suite, de fluidifier les processus. Le pilotage porte également sur les activités purement internes aux administrations, notamment tout ce qui concerne le budget et la comptabilité. Il autorise un suivi de l’activité en temps réel sur toute la chaîne d’exécution budgétaire et comptable. Des fonctionnalités qui permettent de générer dynamiquement des tableaux de pilotage prêts à l’emploi.Sur le terrain, illustration parmi d’autres, le Grand Lyon a mis en place des processus Itil (Information Technology Infrastructure Library) pour assurer en interne sa gestion des incidents et des problèmes. Cette standardisation et ce pilotage ont réduit le temps de résolution et amélioré l’efficacité des interventions, comme leur hiérarchisation. Par exemple, le pilotage permet de voir en temps réel combien d’agents sont concernés par un incident informatique et d’orienter les interventions sur celui le plus dommageable pour l’organisation. Une démarche enseignée aux équipes informatiques IT qui devrait s’étendre à d’autres services. Au final, la dématérialisation facilite la mise en place d’un cockpit pour mieux piloter.

Open data et villes (plus) intelligentes

L’open data consiste à la mise à disposition par les entités publiques des données qu’elles génèrent. Il s’agit aussi bien de l’état d’un réseau d’eau potable (données disponibles sur www.data.eaufrance.fr), que d’une compétence des communes ou de l’argent dépensé dans le secteur culturel par un conseil départemental. Si les applications qui s’en nourrissent ne sont pas encore nombreuses, elles se développent rapidement, boostées par les projets de villes intelligentes. Une démarche qui impactera sans aucun doute les entités publiques.

Faciliter les échanges

La dématérialisation impacte également en profondeur les relations avec les partenaires, les fournisseurs et les usagers du secteur public. Déjà anciens, les projets Hélios et Actes, pour le contrôle de légalité, ont fluidifié les échanges entre collectivités locales et préfectures. Côté entreprise, la dématérialisation apporte notamment une traçabilité sur les actions en cours comme, par exemple, le stade d’avancement d’une facture (reçue, en traitement, rejetée, validée, en paiement…). Ceci se traduit, côté public, par la réduction des appels téléphoniques notamment, et côté fournisseurs, par une meilleure visibilité sur leur trésorerie.La démarche porte potentiellement sur tous les types de documents échangés, dossiers dans le cadre de procédures, demandes de subvention, de permis de construire, documents cadastraux… Là encore, les collaborateurs du service public se voient déchargés de tâches sans intérêt (comme la vérification de la complétude des dossiers) et peuvent se consacrer à celles présentant plus de valeur ajoutée (relation avec les usagers). Une grande partie des organisations publiques sont déjà engagées dans ces démarches. Work in progress…

Ce qu’il faut retenir

Transformation : la mise en place de l’e-administration s’accélère.
Relation public-privé : les échanges entre le public et le privé seront à terme plus fluides, par exemple, grâce au portail sur la facturation (traçabilité…)

Le « taux neutre » ou « non personnalisé » constitue plus qu’un détail dans le nouveau système du prélèvement à la source. Rappels, précisions’ et action !Parmi les questions qui accompagnent la préparation du passage au prélèvement à la source, celle du taux « neutre » ou « non personnalisé », dont l’application non volontaire serait susceptible d’entraîner des difficultés face à la brutale diminution du net à payer, fait l’objet d’appréhensions légitimes. Voici ce qu’il faut garder en tête sur ce sujet pour une transformation réussie.

Rappel du choix du contribuable

À la suite de sa déclaration de revenus 2017, chaque contribuable s’est vu indiquer un taux de prélèvement dit « taux personnalisé », propre à son foyer fiscal.Les personnes mariées ou pacsées peuvent demander que ce taux commun soit individualisé pour chacune d’entre elles, à hauteur de leurs revenus respectifs.Les contribuables qui veulent préserver la confidentialité des revenus du foyer ont la possibilité d’opter pour un taux « neutre » ou « non personnalisé ».

Dans les couples mariés ou Pacsés, l’option pour le taux neutre est exercée indépendamment par l’un ou l’autre membre, et ne s’applique qu’aux revenus du contribuable qui l’aura décidé (BOI-IR-PAS-20-20-30-20)

L’option pour le taux neutre peut être exercée à tout moment ; elle prend effet au plus tard le troisième mois suivant celui de la demande. Elle est tacitement reconduite, sauf dénonciation dans les trente jours de la communication d’un nouveau taux au contribuable.

L’application du taux neutre

Dans le cas où l’application est volontaire, l’employeur en sera tenu informé par la DGFIP et il appliquera le taux proportionnel correspondant à la rémunération du mois, tel que défini dans la grille de taux neutres, établis sur la base d’un célibataire sans enfant. (CGI art. 204 H, III).Mais le taux neutre est aussi un taux par défaut. D’une manière générale, il s’impose chaque fois que l’employeur ne dispose pas d’un taux valide communiqué par l’administration fiscale. Remarque : un taux n’est valide que pendant la période qui va jusqu’à la fin du deuxième mois suivant celui de sa transmission.La grille doit s’appliquer au salaire mensuel sans ajustement, y compris pour un temps partiel, une embauche ou un départ en cours de mois. Même chose pour les heures supplémentaires ou les congés : l’entreprise doit strictement appliquer la grille des taux neutres.

Les inconvénients du taux neutre

L’application non volontaire du taux neutre peut entraîner un « sur prélèvement » par rapport aux sommes qui seront effectivement dues, et dont la régularisation n’interviendra qu’en juillet de l’année suivante, d’où un décalage de trésorerie potentiellement défavorable au salarié.Les nouveaux entrants sur le marché du travail, ainsi que les salariés enchaînant des contrats courts, sont naturellement les premiers exposés. Pour pallier cet inconvénient, des dispositions particulières concernent les contrats courts (CDD inférieurs à deux mois ou dont le terme est imprécis). Le seuil du déclenchement du taux neutre (1367 euros par mois dans le cas général) est alors augmenté à 1964 euros, d’où un barème de prélèvement à la source plus avantageux sur le moment. Mais les salariés dans ce cas, dont le taux neutre s’avérera finalement sous-évalué, auront peut-être des difficultés à régulariser l’année suivante?

3 points à retenir :

L’entreprise est tenue d’utiliser le taux fourni par la DGFIP, quel qu’il soit, et ne doit procéder à aucune modification de son propre chef. Le dialogue ne concerne que le contribuable et l’administration fiscale.
Lors d’une embauche, l’employeur peut demander à la DGFIP la communication anticipée du taux personnalisé du bénéficiaire, de sorte d’accélérer sa mise en place.
L’utilisation d’une solution de paie qui intègre un lien API avec l’administration fiscale s’impose pour éviter toute erreur et fluidifier la procédure.

Pour les employeurs du secteur public non soumis à la DSN, la mise en place du Prélèvement à la Source revêt l’allure d’un double défi. Les enjeux administratifs et sociaux se mêlent étroitement autour du sujet le plus sensible qui soit : la paie. Pour réussir, le jour J se prépare dès maintenant.A compter du 1er janvier 2019, tous les revenus des particuliers seront retenus à la source. Le protocole PASRAU – Prélèvement à la source pour les revenus autres – s’appliquera à toutes les organisations non encore soumises à la DSN,

de manière transitoire pour les salariés du secteur public qui seront hors DSN à cette date, et ce aussi longtemps qu’ils ne seront pas entrés dans son périmètre (en 2022).
de manière pérenne pour tous les revenus autres que les salaires, comme : Indemnités Journalières de Sécurité Sociale, retraites, rentes, indemnités chômage, etc.

Dans le secteur public, on génèrera donc chaque mois un fichier PASRAU en lieu et place d’un fichier DSN. Ce fichier contiendra moins d’informations que la DSN, se limitant à celles nécessaires au prélèvement à la source. Mais la précision de ces données va s’avérer tout aussi cruciale …

Un fonctionnement identique pour tous les contribuables

Qu’on soit salarié du privé ou du secteur public, le système est identique.L’administration fiscale calculera les taux de prélèvement en fonction des revenus 2017 déclarés au printemps 2018. Le taux individuel figurera sur la déclaration de revenus du contribuable, en ligne au printemps 2018 et sur son avis d’impôt à l’été 2018.

L’administration fiscale communiquera ensuite à? l’employeur le taux de prélèvement retenu ; par défaut il s’agit du taux du ménage
Le contribuable peut demander un « taux personnalisé » (dans le cas de déséquilibre des revenus du ménage par exemple), ou un « taux non personnalisé » s’il veut conserver confidentiel le montant de son impôt vis-à-vis de son employeur.

Dès le premier revenu versé en 2019, ce taux de prélèvement sera appliqué aux salaires comme aux traitements : le montant du prélèvement à la source apparaîtra clairement sur la feuille de paie.

Mise à jour des taux :

Chaque mois l’employeur va recevoir de la DGIP les taux de prélèvement de ses salariés, qu’il lui faudra intégrer dans les paies. Comme le secteur public clôture les paies le 20 du mois courant, il appliquera donc les taux (qui sont valables deux mois) avec un mois de décalage. Conséquence : pour être prêt pour les bulletins de janvier, il faudra donc demander les taux dès le mois de décembre à l’administration fiscale.

Les inquiétudes compréhensibles des employeurs

La France est dernier pays de l’OCDE, avec la Suisse, à passer au prélèvement à la source des revenus. Un tel changement suscite naturellement des inquiétudes parmi les employeurs du secteur public, et en particulier :

Ne pas se retrouver à servir d’intermédiaire entre le salarié et le fisc ! Parce que le bulletin de paie, sur lequel figure le taux de retenue, lui est donné par son employeur, les salariés auraient tendance à questionner ce dernier plutôt que la DGFIP? qui est pourtant le seul interlocuteur du contribuable en la matière.
Les responsables publics s’inquiètent également du coût social d’une erreur de taux, ou de l’application du « taux non personnalisé » pour un contribuable qui ne serait pas reconnu pour cause de données personnelles erronées. Quand on sait que ce « taux non personnalisé » est calculé sur la base d’un célibataire sans enfant, on comprend l’importance des conséquences sur le net à payer ? et les difficultés qui s’ensuivront.

Si la première de ces craintes peut être surmontée par la formation et l’information, la seconde peut s’avérer plus délicate. Car alors que dans le privé la vérification des données personnelles a déjà été effectuée dans le cadre de la mise en place de la DSN, pour le secteur public il va falloir mettre les bouchées doubles : vérifier l’identification de chaque collaborateur, corriger les erreurs, récupérer les taux, transmettre un nouveau flux? le tout dans un délai très court.Les risques existent ; mais si le changement est correctement mis en uvre, il permettra de les circonscrire rapidement à quelques cas exceptionnels.

Mettre en uvre le changement

1 – Se mettre à jour. C’est l’heure du grand nettoyage ! Les données personnelles du SIRH doivent faire l’objet d’une grande attention. Et par la suite, la saisie d’un nouvel arrivant va nécessiter une rigueur exemplaire au quotidien, car les données sont transmises dans le mois alors qu’elles étaient jusque-là transmises en fin d’année par la N4DS.2 – Tester les process avec la « Préfiguration ». La mise en place du PAS offre une phase dite de préfiguration : le protocole technique est mis en uvre en mode test, et il sera possible d’émettre des bulletins de salaire comportant la mention de la retenue à la source dès le mois de septembre. Cette phase de préfiguration constitue un élément majeur pour réussir son PASRAU :

elle permet de savoir si un collaborateur n’est pas reconnu par l’administration fiscale? avant qu’il ne soit trop tard,
elle familiarise les agents et contractuels avec la notion ? et la somme,
l’équipe de paie peut rôder la nouvelle méthode de travail,
le manager peut tester l’efficacité de sa nouvelle organisation.

3 – Accompagner les agents. Comme leurs employeurs, les salariés peuvent avoir des appréhensions face à la mise en place du prélèvement à la source. Des réponses claires s’imposent : qui traiterait à la légère la question d’un salarié sur son bulletin de paie ?

L’inquiétude principale relevée est celle de la confidentialité du taux confié par l’administration fiscale à l’employeur. Certains contribuables estiment que, ce dernier n’a pas à connaître ou à déduire l’existence d’autres sources de revenus, fonciers par exemple, ni à pouvoir estimer les revenus d’un conjoint, surtout dans le cas d’un ménage dont les revenus sont très déséquilibrés.
Les taux individuels constituent de fait une information confidentielle, à traiter comme telle par l’employeur. La rigueur du service RH est ici absolument indispensable, et le SIRH doit permettre de piloter les droits d’accès. A noter qu’en cas de manquement, les poursuites et les peines encourues sont les mêmes que dans le secteur privé.
Diffuser la communication du ministère : un dispositif multicanal a été annoncé le 10 avril lors de la conférence de presse du Ministre de l’Action et des Comptes publics. Il comprend notamment une campagne presse, radio et internet, des tutoriels, des vidéos Consomag, et un dispositif terrain de 5 affichettes disponibles dans le réseau des centres des Finances publiques, à placarder dans des lieux de passage.

Etes-vous bien équipés ?

Face au changement en cours, mieux vaut utiliser une solution de paie éprouvée. Les meilleurs éditeurs de solutions de paie ont signé une charte d’engagement avec la DGFIP ; ils ont mis en place et suivi des sites pilotes dès 2017, et proposent des services d’accompagnement opérationnels dès cet été.Pour les administrations qui seraient équipées de versions anciennes, ou de solutions plus ou moins sur mesure, le prélèvement à la source constituera une occasion de remettre en cause les habitudes ? et peut-être aussi de passer au cloud, pour profiter du confort d’un logiciel toujours à jour et d’une sécurisation garantie des données.

La France se met au diapason d’autres pays de l’OCDE concernant le prélèvement à la source. Le Ministre des Finances a annoncé en Mars 2016 que le projet de prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu sera étudié très prochainement. eksaé Public vous éclaire ! Le Ministre des Finances, Michel Sapin, a déclaré, Jeudi 10 Mars 2016, que le projet de prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu devrait être soumis au Parlement « avant l’été ». Ceci sera fait dans le cadre d’un budget rectificatif présenté au Parlement.

« Je peux vous confirmer que nous sommes à peu près prêts pour que les décisions politiques puissent être prises par le président de la République et le premier ministre », a-t-il ajouté, refusant de donner plus de détails sur cette réforme.

Une mesure qui a fait ses preuves dans de nombreux pays membres de l’OCDE …

Le prélèvement à la source est la collecte de l’impôt au moment du versement du revenu. La retenue à la source est en place dans beaucoup de pays depuis fort longtemps : elle a été instaurée en 1917 au Canada, en 1925 en Allemagne, en 1943 aux Etats-Unis, en 1944 au Royaume-Uni, en 1973 en Italie et en 1979 en Espagne.

… Mais qui va bouleverser les process RH en France

Cette réforme majeure va impacter les services RH des collectivités et des entreprises. Les progiciels RH vont devoir être modifiés pour intégrer des nouveaux calculs et dématérialiser les flux vers la DGFIP et les autres tiers qui seront désignés par cette loi de Finances. eksaé Public suit attentivement cette réforme dans le cadre de ses solutions de SIRH.

Si un projet de dématérialisation est plus qu’une question de choix de technologies, c’est parce que ses impacts sont avant tout humains et organisationnels. C’est justement à ces niveaux que les directions générales doivent maintenir leur vigilance. Check-list des principaux accélérateurs liés à la dématérialisation.

5 clés pour accélérer

Recenser les besoins des services doit être la priorité n°1. Il ne faut pas hésiter à aller à leur rencontre et à mener une réflexion commune avec les spécialistes de la dématérialisation, car beaucoup de services n’imaginent pas jusqu’où ils peuvent aller en dématérialisant et se fixent des limites très arbitraires.
Créer des ambassadeurs dans les services le plus tôt possible favorisera la co-construction : ils devront relayer les informations utiles, mais aussi permettre de faire remonter les bonnes idées qui ne sont pas toujours exprimées lors des réunions dédiées.
Calculer l’investissement et les gains en termes de temps, plus encore qu’en tant que coûts financiers. Sur le long terme, c’est bien le temps que vous allez faire gagner aux usagers et aux agents, qui aura un impact notable sur votre organisation.
S’appuyer sur un projet phare dont le succès sera un argument irréfutable. Commencer par le service rendu aux citoyens pour lequel il y a le plus d’attentes : cela impose de prévoir un haut niveau de disponibilité lors du lancement et un support irréprochable, mais les effets d’entrainement et de communication seront très importants.
Identifier les bons indicateurs pour mesurer le succès : la baisse du volume de papier et le temps passé sur chaque tâche bien sûr, mais aussi d’autres effets de bords comme la réduction du poids du stockage et de l’archivage, des frais de poste et d’impression (il faut éviter la « re-matérialisation » !)

5 situations à éviter

Faire porter les projets principalement par les services informatiques. L’implication de la direction générale dès le départ et sur la continuité permet de faire de la dématérialisation un sujet organisationnel.
Actionner à outrance le pouvoir hiérarchique : cette contrainte peut être contreproductive pour faire émerger une vraie conviction chez les agents. Faites plutôt travailler par exemple le service communication pour porter un discours clair, mais non « imposé ».
Former les agents sans individualiser ni personnaliser les messages. L’important n’est pas la prise en main d’un outil technique, mais la prise en main au quotidien de nouveaux modes de travail.
Avoir doublonné un processus. Si un projet conduit à ce qu’un processus se retrouve ajouté à ceux déjà existants, plutôt que d’amener une simplification, c’est qu’il s’est perdu en route ! Les doublons et la reproduction à l’identique des usages passés sont les indicateurs d’un problème.

Abandonner le suivi en cours de route. Communiquer sur les projets de dématérialisation est extrêmement important avant et pendant le projet? mais aussi après ! Le suivi sur le long terme, à travers des indicateurs chiffrés et les retours des agents et des usagers est impératif pour rester dans un processus d’amélioration continue des services.

Accountability

Désigne l’obligation imposée par le GDPR/RGPD aux entreprises, de mettre en uvre des mécanismes, des documents et des procédures internes permettant de démontrer le respect des règles relatives à la protection des données.

Analyse d’impact relative à la protection des données (PIA)

elle vise à évaluer tous les processus et toutes les bases de données d’un département donné (finalités, durée de conservation des données, droits des personnes’) et à analyser les risques sur la sécurité des données (accès aux données, fraudes…) et leurs impacts potentiels sur la vie privée, afin de déterminer les mesures techniques et d’organisation pour protéger les données.

Anonymisation

Traitement permettant de rendre les données personnelles anonymes de telle manière que la personne concernée ne soit pas ou plus identifiable.

Base légale d’un traitement

Justification d’un traitement. Cette justification peut être :

Le consentement,
L’exécution du contrat,
Une obligation légale,
La sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée,
Nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique,
Nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement

Cartographie des données

Dans un premier temps, l’entreprise doit cartographier les processus de collecte des données à caractère personnel, concernant les employés comme les clients ou les candidats à l’embauche. Elle doit ensuite identifier les traitements qui leur sont associés et , leurs lieux et formats de stockage et consigner le tout dans un registre dédié.

Chiffrement

Opération qui consiste à transformer un message à transmettre, dit « message clair », en un autre message, inintelligible pour un tiers, dit « message chiffré », en vue d’assurer le secret de sa transmission.

CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)

Autorité de contrôle chargée de veiller à la bonne application de la règlementation sur les données personnelles.

Confidentialité des données

selon l’Organisation mondiale de normalisation (ISO), la confidentialité des données consiste à s’assurer que les données ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, et donc à protéger les communications ou des données stockées contre l’interception et la lecture par des personnes non autorisées.

Consentement explicite

tout individu doit donner son consentement explicite, c’est à dire via une déclaration claire écrite ou orale qui ne permet aucune mauvaise interprétation. Cette déclaration doit préciser la nature des données collectées, le type de traitement et ses impacts potentiels, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, ainsi que le détail des données à transférer et les risques liés à ce transfert.

Déclaration CNIL

Procédure administrative effectuée auprès de la CNIL et autorisant les traitements de données personnelles au sein d’un organisme. Cette procédure est supprimée avec l’application du GDPR/RGPD et est remplacée par un processus dit de « registre ».

Données à caractère personnel / Données personnelles

Toute information identifiant directement ou indirectement une personne physique (ex : nom, prénom, n° d’immatriculation, n° de téléphone, date de naissance, commune de résidence, empreinte digitale…). Une donnée qui ne permet pas d’identifier directement une personne peut devenir une donnée personnelle si elle est croisée avec une autre donnée. Ce croisement permettant d’identifier une personne, (ex: une description physique croisée avec un poste dans une entreprise) peut permettre d’identifier une personne précise.

Données sensibles

Information relative à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, la santé ou la vie sexuelle. En principe, les données sensibles ne peuvent être recueillies et exploitées qu’avec le consentement explicite des personnes.A ne pas confondre avec la notion de sensibilité au sens commun du terme qui permet de mesurer la sensibilité d’une donnée : Ex : salaire d’un collaborateur « lambda » d’une société vs salaire du directeur général de cette même société, ces deux données n’ont pas le même niveau de sensibilité au sens commun du terme, mais ne sont pas des données sensibles au sens juridique du terme.

Délégué à la Protection des Données (DPD) ou DPO (Data Protection Officer)

Le DPO est le garant du respect de la réglementation au sein de l’entreprise. Parmi ses missions, il doit informer et conseiller le responsable du traitement ou le sous-traitant ainsi que les employés ; contrôler le respect du règlement, d’autres dispositions en matière de protection des données et des règles internes du responsable du traitement ou du sous-traitant ; dispenser des conseils, sur demande, en ce qui concerne l’analyse d’impact relative à la protection des données et vérifier l’exécution de celle-ci ; coopérer avec l’autorité de contrôle (CNIL) sur les questions relatives au traitement.

Droit d’accès

Droit des personnes d’obtenir du responsable du traitement :

La confirmation que les données à caractère personnel sont ou ne sont pas traitées
Lorsqu’elles sont traitées, l’accès auxdites données à caractère personnel
L’accès aux informations sur les traitements effectués sur ses données personnelles.

Droit à la limitation des traitements

Droit de limiter le traitement qu’une entité peut faire des données personnelles si le traitement n’est plus justifié.

Droit à l’oubli/ Droit à l’effacement

Droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement de ses données à caractère personnel.

Droit d’opposition

Droit de s’opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel.

Droit à la portabilité

Droit de recevoir du responsable de traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ses données à caractère personnel et de les transmettre à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées en premier lieu y fasse obstacle.

Droit à la rectification

Droit d’obtenir du responsable du traitement la rectification de ses données à caractère personnel si inexactes.

Habilitation

capacité légale à accomplir certaines opérations ou à exercer certains pouvoirs. Dans le cadre du RGPD, il s’agit de donner l’accès aux seules données nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, après avoir identifié les responsabilités des utilisateurs. Une revue annuelle des habilitations doit être effectuée afin d’identifier et de supprimer les comptes non utilisés et de réaccorder les droits selon les fonctions de chaque utilisateur.

Finalité

Objectif principal d’une application informatique de données personnelles. Ex : gestion des recrutements, gestion des clients, enquête de satisfaction, surveillance des locaux, etc.

Fichier

Traitement de données qui s’organise dans un ensemble stable et structuré de données. Les données d’un fichier sont accessibles selon des critères déterminés.

GDPR (General Data Protection Régulation) / RGPD (Règlement Général sur la Protection des données)

Nouveau texte européen sur la protection des données personnelles applicable à compter du 25 mai 2018 et remplaçant et uniformisant l’ensemble des règles applicables dans les états membres de l’Union Européenne sur la protection des données personnelles.

G29

Groupe de travail européen indépendant sur la protection des données et de la vie privée rassemblant les représentants de chaque autorité indépendante (équivalent des CNIL locales) de protection des données nationales. Il a pour mission de contribuer à l’élaboration des normes européennes en adoptant des recommandations, avis…

Loi informatique et libertés

Loi principale française datant du 6 janvier 1978 sur la protection des données personnelles.

Pays reconnu comme disposant d’un niveau de sécurité adéquat par la Commission Européenne

Pays vers lesquels les transferts de données personnelles sont autorisés : la Suisse, le Canada, Andorre, l’Argentine, les Etats-Unis (pour les sociétés certifiées par le bouclier EU-US relatif à la protection des données ou « Privacy Shield’), Guernesey, l’île de Man, les îles Féroé, Jersey, Israël, la Nouvelle-Zélande et l’Uruguay

Principe de licéité

les données personnelles ne peuvent être collectées et exploitées que pour un usage donné et légitime, correspondant aux missions du responsable de traitement.

Principe de minimisation

la collecte et le traitement des données sont limités à la seule finalité du traitement. Il contraint donc les entreprises à retirer toutes les données qui ne sont pas nécessaires à la finalité du traitement et à redéfinir les données indispensables au traitement de chaque applicatif.

Privacy by design

l’entreprise doit s’assurer de la protection des données dès la conception des produits et services, et tout au long de leur cycle de vie.

Privacy Shield

Auto-certification UE-US sur la protection des données personnelles permettant le transfert de données personnelles issues des personnes localisées sur le territoire de l’UE vers les entreprises certifiées « Privacy Shield ».

Profilage

selon le RGPD, le profilage couvre toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Pseudonymisation

Traitement de données personnelles de telle façon que celles-ci ne puissent plus être attribuées à une personne précise sans avoir recours à des informations supplémentaires.

Registre interne des traitements de données à caractère personnel

le RGPD contraint toute entreprise à tenir consigner dans un registre l’ensemble des traitements de données à caractère personnel qu’elle met en oeuvre. Les informations suivantes doivent être consignées : le nom et les coordonnées des responsables de traitements, co-responsables de traitements, sous-traitants et destinataires intervenant dans le traitement ; les finalités du traitement ; les catégories de personnes concernées et les catégories de données à caractère personnel ; les transferts de données à caractère personnel hors UE ; une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles ; dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données.

Responsable de traitement (Data Controller)

La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement. En pratique et en général, il s’agit de la personne morale incarnée par son représentant légal.

Sous-traitant (Data Processor)

La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Sous-sous-traitant (Sub-processor)

La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou l’organisme qui est le sous-traitant du sous-traitant du responsable de traitement.

Traitement de données à caractère personnel

Toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (Ex : accès, collecte, enregistrement, organisation, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction, ?).

Transfert de données

Toute communication, copie, ou déplacement de données personnelles ayant vocation à être traitées dans un pays tiers à l’Union européenne. Un simple accès à des données stockées en France à partir d’un terminal situé en Chine est donc un transfert. Les transferts sont interdits en dehors du territoire de l’UE sauf exception.

Violation de données

Violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.

La communauté des communes du Grand Autunois Morvan s’est lancée dans ses premiers chantiers de dématérialisation dès 2004. Elle continue d’avancer sur ce chemin aujourd’hui, aux travers des axes qui concernent aussi bien l’amélioration de l’expérience des usagers que la fluidification des processus internes. Pascal Mouche, son directeur général adjoint, revient sur les grands enseignements de cette expérience au long cours.

Quel est le périmètre du Grand Autunois Morvan ?

Nous sommes une communauté de 55 communes, regroupant 38 000 habitants sur un grand espace géographique de la région Bourgogne-Franche-Comté et nous fédérons énormément de compétences. Plus précisément, toutes les compétences des mairies nous ont été transférées, mises à part la moitié des responsabilités de voirie, l’Etat Civil, la vie associative, la gestion des cimetières et des centres culturels. Cela signifie que nous sommes une organisation très intégrée, qui s’appuie sur plus de 800 agents au quotidien. Au côté de la ville centre, Autun, nous nous appuyons sur 4 pôles de proximité pour déconcentrer une partie de nos activités. Nous avons également de nombreux sites et services distants répartis sur tout le territoire. L’un de nos premiers enjeux est d’ailleurs de mettre tout le monde en réseau, sans perdre la convergence stratégique de nos projets !

Que représente la dématérialisation dans ce cadre ?

La dématérialisation est un catalyseur pour faciliter cette « mise en réseau harmonieuse ». Nous sommes en apprentissage permanent et nous avançons par étapes. Nous avons notamment lancé début 2018 le travail de clarification des impacts réglementaires et juridiques qui croisent plusieurs de nos projets, du fait de l’entrée en application du Règlement général sur la protection des données à caractère personnel (RGPD). En tant qu’acteur public, nous avons en effet une obligation de réponse au niveau de la protection des données personnelles, mais aussi vis-à-vis des modes de fonctionnement devenus obligatoires, comme ceux impliqués par la dématérialisation des marchés publics. La dématérialisation n’est pas, dans ce cadre, une mode technologique, mais bien un ensemble de fonctionnements structurants, faits pour durer. Nous voulons donc aller, en ce sens, au-delà du minimum prévu par la loi.

Plus précisément, quels sont les axes sur lesquels vous avez travaillé ?

En soit, la dématérialisation recoupe des chantiers très vastes. Nous l’avons articulée autour de trois grands axes. En premier lieu, celui de la dématérialisation de la relation citoyen, sur lequel nous avons beaucoup avancé (voir encadré) et où notre expérience a pu servir d’inspiration à d’autres acteurs publics. Nous avons par exemple témoigné auprès du CNFPT de l’Ain sur le sujet. En résumé, l’ambition est bien de faciliter l’accès des citoyens à nos services.

Cela vous a-t-il obligé à changer vos fonctionnements internes ?

C’est le deuxième axe, sur lequel nous travaillons : la dématérialisation de nos relations interservices et notre modernisation administrative. Dans ce cadre, nous souhaitons que la dématérialisation soit un véritable fil conducteur pour la définition et la mise en place des nouveaux services de la communauté, et l’amélioration de nos fonctionnements. Ce qui compte c’est la recherche de cohérence et de bon sens pour l’ensemble de nos façons de faire : la dématérialisation nous pousse à définir une ligne de conduite en matière de workflow, d’archivage, de circulation des documents ou encore de validation. Il ne s’agit pas seulement de mettre en uvre une gestion électronique des documents (GED) : toute la valeur se trouve dans la dimension organisationnelle qui doit entrer en résonnance avec les outils déployés.

Quels sont les autres aspects sur lesquels vous espérez du changement ?

Le troisième axe d’attention est bien entendu financier. On doit se lancer dans de tels projets avec un but d’économies concrètes. Il est très difficile de déterminer à quel point cet aspect sera avéré après une transformation aussi importante, mais il est certain que les opportunités d’économies d’échelles sont partout. Sur l’usage du papier d’abord, mais aussi sur les aspects de télécommunication ou encore sur les gains d’efficacités dans nos modes de travail. Au final, il faudra voir l’ensemble des réalisations pour chiffrer les gains réels.

Quel a été le rythme du changement ?

Ce ne sont pas des démarches qui s’improvisent, nous nous sommes lancés voilà plusieurs années. Nous avons ainsi commencé par créer une plateforme dès 2004, à destination des élus de la communauté pour faciliter les convocations aux réunions et l’échange de documents. La quantité de travail demandée pour regrouper 55 maires et 85 conseillers pour les réunions statutaires est importante. Rien que la préparation et l’envoi de 140 courriers de convocations, dans les délais imposés par la loi, et l’impression des dossiers pour tous nous prenaient jusqu’à trois jours’ La possibilité de dématérialiser ce processus a été un vrai appel d’air. Le gain de temps, de fiabilité et même le gain budgétaire sur les documents ont été énormes. Pour 130 élus, je n’imprime plus que 14 dossiers papiers contre 36 000 pages de documents auparavant ! La convocation est gérée par e-mail où l’on fournit un lien qui permet d’accéder à notre intranet, avec identifiant et mot de passe, pour consulter le dossier, l’ordre du jour et les pièces qui seront projetées en séance.

Quels enseignements avez-vous tirés de cette première expérience ?

Elle nous a encouragés à poursuivre les efforts ! L’esprit d’une telle plateforme dématérialisée est qu’elle puisse servir, par extension, à tous les agents. Et plus encore, cet intranet doit pouvoir devenir un extranet pour des établissements comme les 40 écoles dont nous avons la responsabilité. Les plannings pourront être mis en ligne et seront consultables, mais cela permettra aussi de dématérialiser leurs procédures de commande de fournitures par exemple. Pour avancer progressivement, nous avons déjà travaillé sur le sujet de workflows et sur les outils de collaboration. Nos agents sont répartis partout sur le territoire, mieux échanger avec eux est devenu notre priorité. Cela passe par la généralisation des e-mails, mais aussi des calendriers partagés et des systèmes de partage de documents. Nos jeunes cadres sont extrêmement attentifs à ces détails. Si on ne propose pas ces outils, ils vont tout simplement s’en approprier d’autres : créer un « Doodle » pour organiser des rendez-vous ou utiliser Google Doc sur le web. Et au fur et à mesure, votre système d’information devient anarchique et incohérent. Il faut de la méthode, des procédures, des contrôles d’accès. C’est d’ailleurs exactement ce que demande le RGPD. Les avancées en termes de collaboration sont indissociables de cet enjeu de maîtrise et de rationalisation des usages des données.

Comment cela ?

La gestion des cycles de vie de l’information et des données est quelque chose de complexe. Il a donc fallu mettre les élus très tôt dans la boucle, au même titre que tous les collaborateurs, de la secrétaire au président, pour à la fois clarifier les gains apportés par la dématérialisation mais aussi la responsabilité que cela engendrait. Tout le monde jette ses papiers inutiles à la poubelle, puis la vide. Combien le font une fois ces documents dématérialisés ? Combien existe-t-il de poubelles dématérialisées, pleine à ras-bord, dans les coins reculés de nos serveurs et de nos ordinateurs ? La dématérialisation ne se fait pas n’importe comment. Sinon il suffirait d’e-mails et de pièce-jointe pour y arriver? Il faut être pointilleux : comprendre les flux, simplifier le stockage, rationnaliser l’infrastructure, harmoniser les processus et déployer les bons outils logiciels. C’est un tout.

Votre DSI était-elle préparée à ces changements ?

Nous devons gérer notre informatique centrale, mais aussi la capacité informatique de toutes nos mairies. Nous avons donc un DSI et une équipe de 5 personnes à temps plein, et nous faisons appel à une société de maintenance, en sus du service en régie que nous utilisons. Notre dépendance au numérique est devenue telle qu’une DSI ne peut porter cette responsabilité seule. Faire appel à un prestataire sur la partie d’ingénierie externe, en soutien sur tous nos sites ? comme les écoles par exemple ? permet de libérer du temps et de l’énergie à notre DSI. Il peut ainsi se concentrer sur ce qui compte vraiment dans une optique de dématérialisation : générer le confort qui va faire la différence pour les utilisateurs. Dématérialiser peut libérer les énergies, à condition d’avoir une vraie culture organisationnelle cohérente. C’est pourquoi l’engagement de la direction générale sur les projets est fondamental : ce n’est pas qu’un sujet de DSI.

Avez-vous un exemple pour illustrer ce rôle de catalyseur de la DG ?

Depuis le début de l’année, j?ai mis un référent informatique dans chaque service. Il permet de gérer les problèmes du quotidien, de répondre aux questions des utilisateurs et également de mieux faire le lien entre leurs problématiques métiers et la réalité des contraintes techniques auxquelles nous sommes confrontées. Enfin, il évite de demander aux métiers de s’adapter à l’informatique, en permettant à tous de s’impliquer sur la compréhension des enjeux. Il faut faire sortir la DSI de sa tour d’ivoire pour que les acteurs techniques s’imprègnent également de la culture et des besoins de nos métiers.

Comment voyez-vous l’avenir pour vos projets de dématérialisation ?

Je me pose encore de nombreuses questions ! Par exemple, nous avons de vrais « silos » métier avec chacun leur logiciel indépendant? Mais maintenant que nous avons commencé à harmoniser les usages en mode dématérialisé, la tentation est grande d’aller jusqu’au bout de la logique. Cela nous pousse à prendre en compte des sujets comme la dématérialisation de l’archivage par exemple et donc de la mise en place d’un coffre-fort électronique. Allons-nous vraiment devoir faire la même démarche pour chaque silo ? Ne risque-t-on pas d’empiler à outrance et de défaire la cohérence que l’on recherchait de prime abord ? Est-ce qu’il nous faut développer des GED métiers ou au contraire tendre vers une GED globale ? Faut-il un coffre-fort électronique transversal à nos besoins ? Et quels sont les impacts juridiques de tels choix face aux échéances réglementaires obligatoires ? Ce genre de questionnements va guider nos efforts de convergence sur toute l’organisation et définir le degré réel de transversalité que nous allons pouvoir mettre en place.

Un site internet pour fédérer les interactions avec les citoyens

« Comment recréer une proximité numérique avec les citoyens sur un territoire très étendu ? ». Cette question a été le moteur de la réflexion du Grand Autunois Morvan pour la refonte de son site internet, qui s’est accompagnée de la dématérialisation de nombreux services pour les habitants. Lancée à l’automne 2017, l’initiative innovante pour faire du site un point d’interaction privilégié avec l’administration, a permis de faciliter de nombreux aspects de la vie quotidienne. « Aujourd’hui, 31 démarches sont possibles directement en ligne. Et nous avons compté plus de 1600 inscriptions aux services en moins de 6 mois, dont une majorité vient de nos territoires ruraux » témoigne Vanessa Barbosa, chargée de communication à la communauté de communes.

Et pour lancer un projet aussi structurant, rien de tel que de commencer par le service le plus attendu : l’inscription aux activités du centre nautique d’Autun. Depuis des années, de nombreux habitants exprimaient leurs frustrations de ne pas pouvoir réaliser d’inscription autrement qu’en se déplaçant, aux horaires de bureau, jusqu’au centre, alors que le nombre de places par activité était limité. La gestion dématérialisée en ligne a permis de rétablir l’égalité de traitement entre tous les usagers. « Les agents d’accueil se sont emparés également de l’outil en ligne pour faciliter leur quotidien. Cette réussite et les témoignages associés ont permis de rassurer. Nous avons pu capitaliser dessus pour faciliter nos autres projets » met en avant Vanessa Barbosa. Parmi eux : la gestion de l’inscription pour les parcours de transports scolaires, qu’empruntent chaque jour 2 000 élèves pour atteindre de nombreux arrêts locaux. Un sujet complexe dont la mise en place a pu être accélérée grâce à la multiplication des partages d’expériences des agents.

Le RGPD impose de nouvelles obligations aux responsables de traitement des données dites sensibles et ouvre de nouveaux droits aux citoyens européens tels que le droit à l’oubli, à l’effacement et à la portabilité. Soumis à un devoir d’information quant à l’utilisation des données, les organismes doivent répondre à certaines règles strictes en matière de sécurisation des données sous peine de sanctions de la CNIL.

Les infractions relevées et sanctionnées dès 2018

En effet, les organismes qui ne respectent pas les mesures imposées par le règlement risquent une amende d’un montant de 2 ou 4 % du chiffre d’affaires pour les entreprises, ou de 10 à 20 millions d’euros pour les organismes publics selon la gravité des faits. La CNIL prend en compte le caractère intentionnel ou de négligence du manquement mais aussi les mesures prises par le responsable du traitement pour atténuer les dommages subis et ses effets négatifs éventuels. Fin 2018, la CNIL avait ainsi reçu 742 notifications qui concerneraient plus de 33,7 millions de personnes.

Le délégué à la protection des données (DPO) pour garantir la conformité

Parmi les obligations auxquelles sont soumis les organismes publics : la désignation d’un délégué à la protection des données. Son rôle : recenser l’ensemble des traitements de données à caractère personnel, préparer les procédures spécifiques, sensibiliser les agents et s’assurer de l’assimilation du règlement à long terme. Interne ou externe à l’organisme, voire même mutualisé entre plusieurs structures, le DPO garantit ainsi la conformité de l’organisme au regard du RGPD. Ainsi, il occupe une fonction stratégique impliquant des connaissances juridiques pointues, et des compétences en cybersécurité et en informatique. Pour aller plus loin :vérifiez votre conformité au RGPD

Accélérer la transformation numérique du secteur public

Haut niveau de sécurité des données, réorganisation des équipes, responsabilités étendues, nouvelles fonctions internes’ Le RGPD a considérablement transformé le paysage et les pratiques du secteur public et poussé les organismes à accélérer leur transformation tant au niveau de leur organisation, de leur système d’information que de leur plan d’investissement.En effet, sur le plan logistique, la protection des données nécessite un investissement réel dans les équipements et outils informatiques adaptés à chaque étape des processus : collecte des informations, traitement, analyse, stockage et restitution, voire suppression. Et les applications ne manquent pas au sein des services publics : État civil, listes électorales, inscriptions scolaires, gestion du foncier et de l’urbanisme? Une manipulation des données personnelles nominatives d’autant plus critique dans le contexte d’open data qui rend difficile l’anonymisation des informations.

Le RGPD : un impact financier loin d’être neutre

De même, le RGPD implique un important investissement financier pour les acteurs publics, parfois difficile à supporter notamment pour les collectivités les plus petites. Ce dispositif s’accompagne de la mise en place d’un DPO, d’une mise à niveau du système d’information et souvent d’une réorganisation des processus et fonctions en interne. Entre 2017 et 2021, les organisations françaises (tous secteurs confondus) devraient consacrer plus de 4,3 milliards d’euros à cette mise en conformité, dont 500 000 euros uniquement pour les seuls logiciels (dans le cas d’une entreprise du CAC 40).44 % des acteurs du secteur public (agents, élu(e)s, DGS, DGST, maires et secrétaires) estiment que le manque de moyens financiers représente un frein à la transformation numérique.En savoir plus sur le coût de la conformité au RGPD : https://itsocial.fr/enjeux/securite-dsi/reglementation/cout-de-conformite-rgpd/ Le RGPD participe donc pleinement à la transformation numérique du secteur public. Pour accélérer le mouvement et limiter les coûts, les organismes publics peuvent alors se faire conseiller et s’appuyer sur de nombreux outils pratiques et pages d’informations dédiées, mises à disposition sur le site de la CNIL.Pour tout savoir sur le RGPD, consultez : RGPD : le glossaire pour tout comprendre

L’Etat se doit d’être proactif et exemplaire sur le numérique

A l’instar des success stories évoquées plus haut et qui se sont développées ces dernières années dans le secteur privé, l’Etat doit se moderniser pour être dans l’air du temps et rester connecté aux attentes des citoyens. Difficile de nier que l’Etat est une machine dotée d’une organisation lourde et complexe. Il n’empêche que pour continuer d’assurer son rôle avec satisfaction auprès des citoyens (qu’ils soient tour à tour en position d’électeur, de contribuable ou d’usager d’un service public quelconque), il doit impérativement suivre le mouvement numérique. Non pas pour faire comme les autres, mais pour en faire éclore les bénéfices dont chaque citoyen est en droit d’attendre : accessibilité, simplicité et efficacité.Les exemples sont légions pour illustrer le fossé existant aujourd’hui entre ce que peuvent proposer des startups et l’Etat en termes d’expérience utilisateur : devoir faire la queue à un guichet pour obtenir une information basique plutôt qu’avoir une réponse instantanée en ligne grâce à un chatbot (agent conversationnel automatisé et basé sur l’intelligence artificielle qui est en capacité de répondre à certaines interrogations pré-définies), devoir se déplacer pour récupérer un justificatif papier plutôt qu’avoir accès à un espace en ligne sécurisé stockant l’ensemble des pièces dématérialisées, etc. Les différences sont criantes, mais tout n’est pas noir. L’Etat est bel et bien conscient et engagé dans sa modernisation : loi sur une République Numérique, dispositif France Connect, site Web service-public.fr, etc. Il est d’ailleurs cité comme bon élève dans de nombreux rapports officiels sur l’e-administration, tant au niveau national qu’au niveau international !

Le numérique doit résoudre l’équation « Faire mieux avec moins »

Réduire les coûts des services publics sans pour autant diminuer leur efficacité est et sera désormais le seul et unique leitmotiv de l’Etat. Dans son fonctionnement historique, c’est une promesse impossible à tenir. Le numérique tombe à pic. La puissance du numérique offre à l’Etat la possibilité de repenser ses modes d’action et les services qu’il rend aux citoyens. Mais pour en profiter, l’Etat doit transformer son informatique, en passant d’infrastructures rigides et cloisonnées à des systèmes d’informations modernes, ouverts et modulaires. Dispenser un service public agile et réactif aux citoyens passe nécessairement par la mise à disposition aux agents qui rendent le service public d’outils dotés des mêmes qualités. In fine, c’est tout l’écosystème qui est concerné par la mutation numérique et toutes les parties prenantes doivent évoluer ensemble et en cohérence. Et cela au niveau des personnes comme des outils.

L’éducation au numérique doit se développer

Preuve de la bonne voie prise par l’Etat sur les projets numériques, le succès de plusieurs dispositifs auprès de différents usagers est au rendez-vous : le recours à la déclaration d’impôt en ligne toujours plus important en volume auprès des contribuables, l’accès facilité aux actes d’état-civil pour les notaires par exemple via le dispositif COMEDEC, la simplification et la centralisation des démarches administratives courantes à effectuer en ligne sur le site service-public.fr pour les citoyens, etc. Malgré tout, en parallèle, d’autres initiatives numériques ont échoué ou sont en passe d’être abandonnées. Entre toutes les raisons invoquées pour justifier ces échecs, l’une émerge : la résistance au changement. Cette résistance au changement, lié au numérique, est bien ancrée et doit être démystifiée.Le numérique fait encore peur. Et la résistance se fait à tous les niveaux : le citoyen qui s’inquiète pour la sécurité de ses données, l’agent qui pense perdre son poste pour être remplacé à terme par un robot, le chef de service qui ne souhaite pas bouleverser son organisation sans être sûr d’y gagner immédiatement, etc. On ne peut condamner ces réactions tout à fait humaines. Mais au lieu d’être la norme comme encore aujourd’hui, l’éducation et la formation doivent concourir à ce que chacun des acteurs de l’écosystème du secteur public prennent conscience que le numérique a plus d’atout dans sa manche que de danger. Et surtout, que cela peut lui permettre d’évoluer dans son quotidien, qu’il soit personnel ou professionnel.

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La dématérialisation des documents, que ce soit la numérisation ou la production d’originaux électroniques, est en plein essor dans les collectivités et les établissements publics français. Mais dématérialiser pose des questions. Une fois qu’une pièce l’est, comment en garantir son authenticité, son intégrité et par conséquence toute sa valeur juridique ? La conservation des documents est bel est bien la toute fin du processus de dématérialisation, mais ne pas sécuriser cette conservation remet en cause l’ensemble du processus. Entretien avec M. Gabriel GIL, expert en dématérialisation chez eDoc Group, société proposant une solution de coffre-fort numérique.

Bonjour M. GIL. Pour commencer, que dit la loi aujourd’hui en termes de conservation des documents dématérialisés ?

La réglementation évolue très vite à ce sujet et elle précise les exigences à respecter. Le cadre réglementaire précise que c’est le propriétaire des documents dématérialisés qui doit respecter les exigences imposées. Le cadre normatif permet d’apporter pour chaque exigence une réponse technique. C’est là qu’entre en jeu le coffre-fort numérique. Celui-ci, pour répondre aux exigences réglementaires liées à la conservation intègre des objets archivés, doit respecter un certain nombre de critères qui sont régis par une norme de l’Association Française de NORmalisation (AFNOR). La dernière certification en date étant la norme NF 203 CCFN.

Pourquoi est-ce si important de bien conserver ses documents dématérialisés ?

Aujourd’hui, beaucoup de collectivités ou d’établissements publics conservent les documents dématérialisés sans prendre de précautions particulières. Pourtant, comme je l’ai dit précédemment, c’est leur responsabilité. S’il y a un litige quelconque au sujet d’une pièce justificative, et que l’organisme public n’est pas en mesure de prouver la réalité de l’existence de sa pièce et que celle-ci ait été conservée dans des conditions garantissant son intégrité, alors le juge peut tout simplement la répudier. La problématique n’étant pas le contenu du document en lui-même, mais plutôt la forme : comment il a été géré durant tout son cycle de vie. En ce sens, il faut bien distinguer la Gestion Electronique de Documents (GED) – qui permet d’optimiser le classement et la recherche des documents – du coffre-fort numérique qui lui, en garantit la conservation et l’intégrité. L’un et l’autre ont donc des propriétés qui lui sont propres.

Et techniquement, comment cela se passe-t-il’

Le coffre-fort numérique s’appuie sur divers composants dont les processus cryptographiques, le calcul d’empreintes et horodatage, ainsi que la production de journaux de traçabilité signés, chainés et archivés. Pour être plus précis, il y a différents niveaux. Le premier consiste, lors du versement dans le coffre, à calculer pour chaque document une empreinte ou un condensat. C’est une série unique de chiffres et de lettres qui permettra de vérifier son intégrité. Ensuite, la trace du versement est horodatée et mise dans un « journal » numérique (dit de séquestre) au sein du coffre-fort. Et ce « journal », qui est quotidien, est lui-même à la fin de chaque journée signé, horodaté et chainé « au journal du lendemain ». Cette série d’éléments de sécurisation assure une intégrité parfaite aux documents dématérialisés. Pour prouver qu’une pièce existe, il suffit de vérifier dans le « journal ». Bien entendu le document a lui aussi été déposé dans le coffre-fort numérique !

Pour conclure, quels types de documents préconisez-vous de conserver dans un coffre-fort numérique ?

Il ne faut pas voir le coffre-fort numérique comme un lieu de stockage de quelques éléments que l’on considérerait plus confidentiels que d’autres. Ce serait se tromper d’utilité car en réalité le coffre-fort numérique permet avant tout de sécuriser des processus complets (un ensemble de pièces provenant de différents services d’une collectivité qui forment une chaîne complète et sécurisée). Le coffre-fort numérique offre un véritable système séquentiel. Prenons l’exemple de la piste d’audit fiscale. Si pendant mon processus, j?ai bien mis dans mon coffre-fort numérique, les unes après les autres, toutes les pièces dématérialisées (appel d’offre, pièces du marché, commande, attestation de réalisation de prestation, attestation de service fait, facture et mandat), je suis en capacité d’assurer à qui de droit, l’intégrité de l’ensemble de la chaîne (pas d’altération des documents) et en plus, de fournir un historique (via l’horodatage). C’est l’assurance tout risque pour les organismes publics.Merci à vous.

Votre collectivité ou votre établissement public souhaite sécuriser ses documents et ses processus dématérialisés pour répondre aux enjeux réglementaires ?Nous sommes à votre disposition pour aborder ensemble le sujet du coffre-fort numérique. N’hésitez pas à nous contacter, nos experts seront ravis d’en discuter avec vous !

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Des besoins et des usages en termes de formation qui évoluent

Si le digital a permis de développer de nouveaux supports de formation, il a aussi, et surtout, fait émerger de nouveaux usages et de nouvelles attentes chez les agents. En effet, l’accès facilité à l’information permis par le numérique, a accru les exigences des agents. Ils veulent avoir accès -quand et où ils le souhaitent- à l’information. Cela amène à un processus d’apprentissage où l’information est fragmentée et non plus centralisée comme auparavant. L’accessibilité devenant une condition sine qua non de la réussite d’une formation, pour que chaque agent puisse personnaliser son apprentissage à son rythme (par exemple 30 minutes le matin au bureau, puis 5 minutes sur son smartphone à midi, etc.).L’exigence en termes de qualité a aussi augmentée. Habitués à des expériences utilisateurs performantes lors de leur pérégrination personnelle sur internet, les agents s’attendent à suivre des formations ludiques, dynamiques et collaboratives. Toutefois, les qualités de la formation digitalisée ne vont pas à l’encontre de séances de formation en présentiel. Les deux types de formation peuvent et doivent cohabiter pour créer un processus d’apprentissage le plus complet et cohérent possible pour les agents. Au digital l’acquisition des connaissances et l’apprentissage technique, au présentiel le développement personnel et la communication.

Digitaliser efficacement la formation : une réflexion globale à mener en interne

Introduire le digital dans la formation, c’est se demander en quoi les technologies peuvent favoriser un engagement plus actif des agents et le réinvestissement des acquis en situation de travail. Mais cela nécessite une réflexion globale à mener, avec un service RH en moteur de la transformation. Une organisation publique qui souhaite favoriser l’essor de la formation en ligne peut se baser sur des modèles de travail existant. Le modèle SAMR en est un : S pour Substitution, A pour Augmentation, M pour Modification, et R pour Redéfinition. Il se décline comme suit et permet de poser les jalons pour une transformation graduelle et efficace :

Substitution : la technologie est utilisée pour effectuer la même tâche qu’avant. Par exemple, remplacer le test de connaissance à remplir sur papier par un quizz accessible en ligne ;
Augmentation : la technologie agit comme substitution directe d’un outil, avec une amélioration fonctionnelle. Par exemple, engager les agents en amont d’une formation en présentiel via l’envoi de plusieurs vidéos thématiques ;
Modification : la technologie permet une reconfiguration significative de la tâche. Par exemple, laisser aux agents la possibilité d’organiser leur travail comme ils le souhaitent (sur une période définie) avec tout de même un accès permanent aux ressources d’aides ;
Redéfinition : la technologie permet de créer de nouvelles tâches auparavant inconcevables. Par exemple, permettre aux agents de devenir totalement acteurs de la formation en leur donnant le contrôle du contenu sur un portail en ligne sécurisé et collaboratif.

Des acteurs externes qui s’engagent pour accélérer la formation digitalisée

Acteur majeur et historique de la formation des agents dans le secteur public, le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT) a lancé sa première formation en ligne sous forme de Massive Open Online Course (MOOC) début 2016. C’est un signe fort que le changement est en marche. Avec cette offre, le CNFPT vise à rendre accessible au plus grand nombre ses formations numériques et à inciter les agents territoriaux à placer le numérique au c’ur de leur parcours de formation.Mais le CNFPT n’est pas le seul organisme inhérent au secteur public à s’y mettre. En effet, les acteurs externes du privé adaptent aussi leur processus de formation. De nombreuses prestations de service se font désormais 100% en ligne, des MOOC sont proposés sur les différents sujets réglementaires, des conférences en ligne permettent aux agents d’appréhender telle ou telle fonctionnalité d’une application de gestion, etc. Le digital s’empare du monde de la formation pour l’optimiser et la rendre plus efficiente. Et ce n’est que le début !

En tant qu’expert de la transformation numérique des organismes publics, eksaé Public peut vous accompagner dans votre projet de digitalisation de la formation.N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des interrogations !

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