Anticipez, Paramètrez, Exploitez ! Découvrez dès maintenant le calendrier DSN 2021. Eksaé vous accompagne et vous conseille dés maintenant pour la mise en œuvre de votre DSN.

 

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Depuis quelques temps, le Secteur Public est confronté à de forts enjeux réglementaires. Ces nouveaux enjeux prennent racine dans deux impulsions données par l’Etat : d’une part la réforme territoriale (avec la loi NOTRe qui redéfinit les compétences de chaque collectivité), et d’autre part la digitalisation du Secteur Public (avec la mise en place de nouveaux processus dématérialisés tels Chorus Pro ou la DSN). C’est pourquoi la question se pose : le temps est-il venu de passer au SaaS ?

Ces réformes impactent votre collectivité ou votre établissement dans la gestion quotidienne. Ainsi, des nouveaux processus de travail basés sur la collaboration et la dématérialisation apparaissent. Mais c’est désormais votre système d’informations qui semble inadapté et restreint vos possibilités.  Découvrez pourquoi un logiciel de gestion en SaaS est peut-être la solution.

1 – Je veux que l’accès à ma solution soit possible depuis tous les sites de ma collectivité.

« Nous avons mutualisé certains services et tous les collègues ne sont pas sur le même site. »

2 – Je veux valider des documents en dehors de ma collectivité.

« Je suis élu d’une ville moyenne et j’ai gardé une activité professionnelle, je dois pouvoir valider des documents urgents en dehors de la mairie. »

3 – Je veux que tous les agents aient accès à l’application selon leurs habilitations.

« Avec la mise en place de la déconcentration des congés et la généralisation du télétravail, tout le monde a accès à son dossier ou à l’application même depuis son domicile. C’est plus pratique. »

4 – Je veux maitriser mes coûts de fonctionnement et payer uniquement pour les ressources que je consomme réellement.

« Le budget de la DSI est bien géré. Je veux pouvoir en faire une variable adaptée à nos besoins. »

5 – Je veux sécuriser mes données et mes sauvegardes.

« Des sauvegardes journalières de toutes nos données, et une capacité à les remonter sur demande, c’est plus de sûreté pour le DSI. »

6 – Je veux avoir une solution mise à jour continuellement et automatiquement.

« L’an dernier entre la bureautique et les applications métier, j’ai fait une mise à jour par semaine sur des dizaines de postes à chaque fois, plus jamais ! »

7 – Je veux augmenter les horaires de disponibilité de ma solution et ma DSI ne me garantit pas une disponibilité 24H/24.

« J’ai des accès permanents entre 7H et 23H et plus épisodiques la nuit avec les équipes de terrain, je ne peux pas le gérer en interne, le service ferme à 18H. »

8 – Je veux utiliser ma solution sur n’importe quel navigateur, sans installer ou télécharger un logiciel.

«Je veux que mes applications s’ouvrent depuis un simple navigateur Internet quel qu’il soit. »

9 – Je veux disposer d’un outil moderne qui me permet d’interagir avec d’autres applications que j’utilise au quotidien.

« Je dois extraire des fichiers et les déposer moi-même sur un répertoire de transport. Tous les soirs… Pourquoi ne pas faire communiquer les serveurs ? »

10 – Je veux travailler sur une interface récente et intuitive qui m’offre une navigation fluide.

« Mon application a une interface démodée. En web je suis sûr que je pourrais en avoir une plus intuitive et agréable. »

Les solutions de gestion en SaaS (Software as a Service) sont en parfait accord avec le décret publié en Février 2016 traitant du télétravail dans la fonction publique. Les outils sont-ils prêt pour organiser le télétravail des fonctionnaires ?

Le décret d’application portant sur le télétravail des fonctionnaires a été publié le 12 février 2016, au Journal Officiel (Loi du 12 Mars 2012). Ce texte permet aux agents de la fonction publique d’Etat, territoriale et hospitalière, de travailler depuis leur domicile ou dans un lieu différent de leur lieu d’affectation habituel. Le télétravail s’établit sur la base du volontariat et d’une demande explicite de l’agent.

L’actualité nous contraint à changer nos habitudes professionnelles, et surtout nos usages des outils informatiques.

Les mesures de distanciation sociale ou même de confinement remettent en cause l’organisation classique du travail ; il s’agit pour chaque organisation de s’adapter dans des délais très courts afin de garantir une continuité de service.

Des process de travail à repenser en globalité

Pour une collectivité mettant en place le télétravail, il faut repenser les outils du quotidien : informatiques, communications, travail collaboratif, partage des connaissances. Avec le SaaS, le progiciel est accessible depuis tout type de poste de travail où qu’il soit. Le projet de passage en SaaS de ses progiciels de Gestion Financière ou de Ressources Humaines doit se faire avec la DSI et le métier pour bien calibrer les besoins et la sécurité des accès. Il faut également revoir les équipements pour privilégier des moyens mobiles plutôt que fixes compte tenu du caractère partiel du télétravail.

La réponse globale aux enjeux du télétravail dans les collectivités passe par une solution SaaS privilégiant des applications web déconcentrées et intégrant une dématérialisation des processus (workflow, GED), une modification des moyens techniques à disposition de l’agent et une sécurisation des accès distants.

Eksaé dispose d’une expertise SaaS unique sur le marché des collectivités et des établissements publics. Parlons en ensemble. Un formulaire de contact est à votre disposition, n’hésitez pas à nous solliciter, un expert Eksaé sera ravi de répondre à toutes vos interrogations sur le sujet.

La mise en place du compte financier unique (CFU) imposera un changement d’instruction comptable pour tout ou partie des budgets gérés par le secteur public local (SPL). Comme cela avait été le cas pour chaque déploiement d’une nouvelle instruction comptable, l’instruction M57 va demander une révision des outils de gestion financière. Sur le marché des collectivités, le manque d’investissement des éditeurs depuis le début des années 2000 pousse à considérer les applications de gestion financière actuelles comme obsolètes. Le compte financier unique est un des composant de la mutation des finances du secteur public local. Il impose une totale dématérialisation et une automatisation des processus et des contrôles. Ainsi, le compte financier unique (CFU) représente un véritable objectif devant être mis en œuvre au 1er janvier 2023 au plus tard, confirmant à travers ses prérogatives le caractère obligatoire de sa mise en œuvre et son importance pour les prochains exercices comptables.

Quel est l’objectif du Compte Financier Unique ?

Actuellement lors de la clôture d’exercice comptable, un compte de gestion et un compte administratif sont établis respectivement par le comptable public et l’ordonnateur. Le compte administratif est ensuite approuvé par l’assemblée délibérante de la collectivité. Le compte de gestion et le compte administratif comptent jusqu’à 75 % d’informations identiques. En les remplaçant par un document unique dans lequel les informations sont enrichies et non redondantes, le législateur prône la simplification, la transparence et la qualité des comptes dans la tenue d’une structure publique locale.

Le Compte Financier Unique serait produit et mis à disposition par le comptable sur le Portail Internet de la Gestion Publique en agrégeant :

  • les données Hélios qu’il administre,
  • les données transmises par l’ordonnateur tout au long de l’exercice,
  • des documents annexes, transmis par l’ordonnateur, complétant les informations contenues dans le compte financier unique (CFU).

Quels sont les types de budgets éligibles au CFU à terme ?

En 2023, le Compte Financier Unique sera probablement produit pour les budgets gérés avec les instructions M57 (service public à caractère administratif) ou M4 (service public industriel et commercial). Pour rappel, les budgets mettant en œuvre les instructions M14, M52, M71 seront alors transposés en M57 à l’ouverture de cet exercice.

En considérant l’aspect normatif de la mise en place d’une unique instruction comptable, le compte financier unique constitue également une innovation importante car il tend à se rapprocher des standards internationaux et doit permettre de rentrer dans une démarche vertueuse de certification des comptes.

Le compte financier unique s’appliquera à l’ensemble du secteur public local, quelle que soit la taille de la collectivité considérée. A ce titre, une version abrégée de l’instruction M57 est d’ailleurs en cours de préparation par la DGCL.

En revanche, les budgets dédiés à la gestion de structures sociales/médico-sociales (instructions M22/M21) ne sont pas éligibles au compte financier unique.

Enfin, la question reste ouverte à ce jour en ce qui concerne les services d’incendie et de secours (SDIS – instruction M61) pour lesquels aucune information n’est communiquée par la DGFIP.

Il en est de même pour des structures spécifiques utilisant l’instruction M4 (par exemple) et disposant d’un agent comptable dans leur établissement. Pour ces derniers, une orientation sera prise à la fin de l’expérimentation en cours du compte financier unique (CFU).

Quel est le calendrier de mise en œuvre de cette nouvelle réforme ?

Le compte financier unique (CFU) est dans un premier temps mis en œuvre dans le cadre d’une expérimentation (Article  242 de la loi de Finances 2019 –  https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do;?cidTexte=JORFTEXT000037882341#LEGIARTI000037935588). Il sera généralisé à l’ensemble du secteur public local le premier janvier 2023.

Depuis le 1er janvier 2020, des collectivités ont fait le choix de participer à l’expérimentation du compte financier unique (CFU) démontrant ainsi leur intérêt pour la réforme.

Elles seront rejointes au premier janvier 2021 par d’autres collectivités permettant ainsi des ajustements de la réforme avant sa généralisation et mise en place définitive au 1er janvier 2023.

L’objectif du législateur est bien affirmé : à compter de l’exercice comptable 2023, une nouvelle présentation des comptes est adoptée pour le secteur public local.

Les principaux bénéfices sont les suivants :

  • Améliorer la qualité des comptes publiés,
  • Partager une Information moins volumineuse et plus pertinente,
  • Simplifier les processus de contrôle et de validation des comptes entre l’ordonnateur et le comptable public,
  • Disposer d’informations normalisées pour les instances de contrôle,
  • Favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière pour les citoyens.

La création du CFU ne remet pas en cause le principe de séparation de l’ordonnateur et du comptable public, mais offre une opportunité de conforter le travail partenarial entre ces deux acteurs. Le CFU continuera de permettre l’exercice des contrôles incombant aux préfectures et aux juridictions financières, conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur. Le futur CFU sera élaboré conjointement par l’ordonnateur et le comptable public, dans le respect de leurs prérogatives respectives.

Comment se préparer au CFU ?

Le projet de CFU s’inscrit dans le contexte d’optimisation de la qualité des comptes, de dématérialisation et de recherche de simplification administrative.

Pour bien préparer une migration, il convient de penser globalement le projet : les femmes et les hommes impliqués, le système de gestion, les procédures, le mode de travail, et la possibilité d’accompagnement par un auditeur dans un planning prédéfini.

La formation des agents aux nouvelles pratiques doit être intégrée dans le périmètre du projet. Dans la phase d’expérimentation, des formations seront mises en œuvre. Le CNFPT propose également des plans d’accompagnement (http://www.cnfpt.fr/trouver-formation/detail/6-6u2n-P-1f3c0ng-1g677r0?pager=1)

Concernant votre application de gestion financière, une attention particulière doit être portée sur son obsolescence.  Les pré requis sont les suivants :

  • Une nouvelle norme implique une nouvelle version,
  • Il faut exiger une version sortie depuis 2017 qui est nativement full dématérialisation (avec GED et coffres forts digitaux) et qui intègre des processus de gestion modernes,
  • L’usage en SAAS est conseillé au regard du nombre de données dématérialisées échangées.

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Nouvelle marque, nouvelles ambitions

Forte de 30 années d’expérience et d’expertise dans la création et le développement de suites de solutions numériques de gestion budgétaire et comptable et de pilotage des ressources humaines pour ceux qui font le service public, Eksaé a pour ambition de renforcer son positionnement d’acteur incontournable du marché public avec une stratégie orientée à 100% au service des clients de ce secteur en pleine transformation digitale.

« Avec Eksaé, nous prenons notre envol en capitalisant sur 30 ans d’expérience et d’expertise sur notre secteur. Notre ambition est de renforcer notre relation de proximité avec nos clients et devenir un véritable partenaire en mettant l’innovation au service de leur performance. C’est une opportunité de gagner en agilité et en rapidité pour répondre aux besoins de ce marché en constante évolution. Parmi les priorités, nous allons poursuivre le développement d’offres tournées vers le SaaS, proposer de nouveaux modules pour aider nos clients à être au rendez-vous de la dématérialisation et développer nos offres de services », déclare Régis Baudouin, Président de l’entreprise.

« Pour accompagner cette nouvelle étape, nous avons souhaité une marque qui reflète notre ancrage, notre identité et nos valeurs de pragmatisme, de créativité et de dynamisme. Nous nous inscrivons clairement aux côtés de ceux qui font entrer le service public dans le quotidien des territoires et des citoyens en portant une double conviction : celle que le service public est porté par un maillage et une dynamique complexe d’acteurs et que « complexité » ne doit pas signifier « compliqué ». Notre mission est de contribuer à donner du souffle à l’action et aux projets de nos clients », poursuit Régis Baudouin.

Un comité de direction engagé

Engagé pleinement dans cette nouvelle étape de la vie de son entreprise, le comité de direction composé de Régis Baudouin, Rémy Pernot, Séverine Carré et Michael Cohen, a également investi dans le capital aux côtés de ses actionnaires Azulis Capital, BNP développement et Bpifrance.

A propos d’Eksaé

Fort de trente années d’expérience, Eksaé accompagne plus de 2500 clients et est présent partout en France auprès des collectivités de toutes tailles jusqu’aux grandes administrations. Eksaé propose des suites de solutions complètes permettant une gestion et un pilotage de l’action publique aussi innovante qu’efficiente. Ressources humaines, pilotage financier, gestion budgétaire, relations avec les citoyens, Eksaé est le partenaire de ceux qui font vivre le service public. Plus d’informations sur eksae.wpengine.com

Plus qu’une simple transformation, le secteur public doit faire face à une véritable évolution culturelle liée à la mise en place obligatoire de plateformes dématérialisées, à l’image du portail Chorus Pro qui permet l’échange des factures dématérialisées entre les organismes publics et les acteurs privés. Mais les collectivités n’avancent pas au même rythme selon leurs moyens et leur taille. Pourtant, les outils existent pour faciliter ces flux de données efficacement et en toute sécurité.

À quoi ressemblera la gestion RH et financière demain ?

L’un des principaux avantages de la dématérialisation est le gain de temps généré en interne grâce à ces flux de données automatisés et la gestion externalisée des tâches les plus chronophages et à plus faible valeur ajoutée, parmi lesquelles : la maintenance, les mises à jour, les patches de sécurité? Désormais, plus besoin d’installer une infrastructure lourde et complexe sur site : tout transite par ces nouvelles plateformes d’État et via le cloud.Ainsi, les agents sont eux aussi de plus en plus connectés et mobiles : aujourd’hui chacun peut consulter son dossier personnel depuis chez lui ou à distance par le biais d’un coffre-fort numérique. De même, chaque agent peut bénéficier de formations personnalisées établies selon ses données RH spécifiques et accéder à des modules de formation en ligne dédiés. Il peut également, par exemple, renseigner ses absences ou congés dans son dossier et anticiper les éventuelles conséquences sur son salaire.La digitalisation va ainsi considérablement modifier la relation entre agent et employeur. Bientôt, place au dossier numérique personnalisé de l’agent ! Une approche innovante qui repose sur l’optimisation des données RH et financières, et qui implique de prévoir un espace de stockage dédié à chaque agent. La collectivité devra alors recenser, dématérialiser et stocker en ligne de manière sécurisée toutes les pièces liées à l’agent pour être conformité avec le RGPD.En savoir plus : Comment Lille a su innover avec le prélèvement à la source

Renforcer la transparence vis-à-vis des citoyens

Mais la principale innovation n’est pas là. À travers l’utilisation de ses données RH et financières, hors données personnelles, l’intérêt pour la collectivité est de témoigner davantage de transparence vis-à-vis des citoyens. En effet, dans le cadre de l’open data, la collectivité aura désormais la possibilité de partager en toute sécurité et de mettre à disposition des citoyens les données qui lui sont propres.Ainsi, l’ouverture des informations financières offrira la possibilité à chaque citoyen mais aussi aux entreprises de connaître les statistiques de vente immobilière dans une rue ou une zone précise, de vérifier le taux d’endettement de la commune, d’accéder aux marchés publics’ Soit autant de données qui leur permettront d’affiner leur investissement. Une relation gagnant ? gagnant établie sur la confiance, la transparence, la sécurité? et l’innovation !

Vos obligations légales

Lancé le 13 octobre 2017, le programme Action publique 2022 oblige les collectivités à tendre vers la dématérialisation de leurs procédures avec l’objectif de diminuer les dépenses publiques. Pour le service Finances, ce passage à une gestion automatisée est source d’opportunités (gains de temps, limitation des risques d’erreurs’) mais aussi de contraintes dans un contexte de restriction budgétaire.De même, obligatoire depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des factures impose aux acteurs du secteur public d’utiliser des solutions conformes à Chorus Pro, le portail officiel mutualisé de facturation électronique qui a été mise en place par l’État.Enfin, la transformation numérique s’intègre dans un cadre règlementaire et sécuritaire particulièrement contraignant. Dès lors, les services financiers doivent effectuer une veille règlementaire permanente afin d’assurer la conformité de leurs procédures et un haut niveau de sécurité dans la gestion de leurs données, à l’image du RGPD auquel les organisation publiques sont également soumises. En conséquence, l’ensemble de la chaîne de traitement financier doit proposer un suivi intégré et dématérialisé des documents avec signature, conservation et gestion électronique (GED), potentiellement complété d’un coffre-fort numérique.

Les fonctionnalités dont vous avez besoin

Pour maîtriser votre gestion financière et faire de la DAF l’un des piliers de la transformation de votre collectivité, vous devez donc vous appuyer sur un socle technologique performant capable de vous apporter la fluidité, la sécurité, l’agilité, l’évolutivité, la conformité et la maîtrise budgétaire dont vous avez besoin.En ce sens, le cloud et le modèle SaaS (Software as a Service) répondent aux besoins stratégiques des directions financières à travers une meilleure anticipation des coûts, une flexibilité optimale, une adaptabilité au plus près des besoins et un haut niveau de sécurité intégré. Le SaaS permettrait ainsi de réduire les coûts de 57 % ! De même, grâce à la possibilité d’interconnecter les différentes solutions, le cloud favorise ainsi la transversalité de l’information au sein du service financier et l’intégration de données connexes telles les informations RH. Avec eksaé Finances Y2 Collectivités en mode SaaS, vous bénéficiez alors de tous les avantages du cloud !Accompagné de la GED intégrée à l’ensemble des solutions eksaé Finances Y2 Collectivités et alimentée automatiquement par les états produits, ce socle technologique permet ainsi à la direction financière d’adresser l’ensemble des enjeux inhérents aux collectivités. Parmi lesquels :

La préparation budgétaire

eksaé Finances Y2 Collectivités vous assure une préparation budgétaire sereine en accompagnant votre collectivité à travers un ensemble de fonctionnalités performantes et faciles à prendre en main telles que :

  • Un calendrier de préparation budgétaire découpé en plusieurs étapes calendaires et associé à un stade budgétaire
  • Des règles de cadrage (définition d’un taux négatif ou positif d’évolution maximum en regard du budget initial de l’année précédente)
  • Des fonctions de simulations pour appliquer des taux d’évolution sur tout ou partie des budgets et alimenter le budget prévisionnel
  • Des fonctions d’intégration sous forme d’API et de fichiers structurés pour alimenter les demandes sur certaines lignes budgétaires
  • Des fonctions de demande de crédit, d’arbitrage des demandes, d’archivage de la préparation budgétaire en cours et de confirmation d’une version / hypothèse de budget
  • Les états d’aide à la décision’

Le Plan pluriannuel d’investissements (PPI), AP/CP et AE/CP

eksaé Finances Y2 Collectivités vous accompagne très facilement tout au long des processus liés à la gestion de votre PPI : depuis l’élaboration (arborescence en mode « réel » ou en mode « projet »), à la consolidation (mises à jour simplifiées) et au suivi (tableaux de bords dynamiques).De même, les prévisions globales peuvent ensuite être traduites sur le modèle Autorisation d’engagement et de programmes (AE/AP) / Crédits de paiement (AP / CP). Les opérations associées à des échéanciers d’AP / d’AE et de CP, en dépenses comme en recettes, peuvent être globalisées ou détaillées par ligne budgétaire pour ajuster en permanence votre équilibre budgétaire à la réalité des opérations. Les fonctions associées à la vie des AP (ajustements, caducité, clôture?) sont alors intégrées à l’application et vous permettent, au travers d’une historisation des échéanciers, d’assurer la traçabilité des opérations réalisées et des évolutions de prévisions.

Analytique et business intelligence

Avec le module Business Intelligence, vous pouvez accéder instantanément aux données clés vous permettant de mieux piloter votre activité financière. Présentés sous forme de tableaux de bord interactifs et visuels, ces indicateurs vous permettent également d’anticiper les évènements budgétaires et de fournir des données financières qualitatives aux décideurs.

Les bénéfices de eksaé Finances Y2 Collectivités

L’application vous apporte la garantie de disposer de :

  • Processus métiers et de modes de travail collaboratif simples et efficaces
  • La prise en compte des évolutions réglementaires pour l’ensemble des fonctionnalités mises en œuvre dans l’application
  • La possibilité de suivre l’activité en temps réel et de valider des pièces importantes sur l’ensemble de la chaîne d’exécution budgétaire et comptable, même à partir de solutions mobiles
  • La traçabilité des opérations vous signalant en temps réel l’évolution de votre activité
  • Des alertes interactives et personnalisées concernant les actions à réaliser à court et moyen terme
  • Une exécution automatique des tâches récurrentes
  • Un accès sécurisé et personnalisé par profil à l’application

L’évolution de la fonction RH

Au sein des collectivités, la DRH poursuit sa mutation face à l’arrivée de la génération « digital native », la dématérialisation des services publics, la réorganisation territoriale appliquée dans le cadre de la loi NOTRe et des budgets de plus en plus contraints. Un contexte faisant naître de nouveaux enjeux et de nouveaux besoins en interne, notamment en termes de collaboration et d’interconnexion des outils.Une (r)évolution qui oblige alors la DRH à tendre vers plus de responsabilités en matière d’organisation des services en ressources humaines, d’épanouissement personnel au travail et de modernisation des outils en place. Les DRH doivent donc parfois redoubler d’imagination pour préparer l’avenir.Les conséquences des récentes évolutions institutionnelles imposent alors à la fonction RH d’anticiper et de faire évoluer son organisation et ses pratiques :

  • Besoin de pilotage structuré des effectifs et de la masse salariale
  • Responsabilisation au plus près de tous les encadrants
  • Gestion des carrières et des avancements
  • Traitement des droits acquis des agents
  • Évaluation puis transformation des compétences
  • Anticipation et accompagnement des mobilités fonctionnelles
  • Impacts des reconfigurations de service sur l’environnement de travail des agents
  • Éclatement possible des services pouvant conduire à un éloignement des services RH
  • Impact sur les instances représentatives du personnel et renforcement du dialogue social
  • Difficulté à constituer une culture commune?

C’est pourquoi la fonction RH doit changer de position et s’établir comme un levier de transformation et de performances des collectivités à travers un accompagnement des agents et la mise en place d’une culture de suivi de projet et d’évaluation systématique.

Les fonctionnalités dont vous avez besoin

Pour accompagner le changement de façon pertinente et efficace, la DRH doit donc se doter d’une solution SIRH capable d’adresser l’ensemble de ses enjeux. Parmi lesquels :

La sécurité réglementaire

Prélèvement à la source, déclaration sociale nominative? ont changé la donne. Les dernières évolutions règlementaires rendent nécessaire la réorganisation structurelle du système d’information afin de favoriser l’interconnexion entre les outils RH et Finances, et l’accès à une donnée homogène, cohérente et de qualité? Et ce, avec un haut niveau de sécurité et de confidentialité des données échangées.

Un pilotage fiable et pertinent

La solution Eksaé SIRH intègre de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à piloter votre activité. Ainsi, les outils de reportings traditionnels sont accompagnés du module Business Intelligence, une nouvelle offre de « self BI » répondant à vos besoins d’accès à des données interactives en temps réel et à distance. Parmi les indicateurs clés : nombre d’arrêts maladie, nombre d’accidents du travail avec et sans arrêt, nombre de jours de maternité, taux d’absentéisme compressible, indice d’égalité Femme – Homme… Des reportings prêts à l’emploi qui facilitent le dialogue avec les élus et la direction, et vous aident à passer d’une simple gestion du quotidien à un pilotage à long terme !

La collaboration & efficience du service

Eksaé SIRH autorise la mise en place de processus dématérialisés, déconcentrés et sécurisés de A à Z (demandes d’absences, etc.) pour optimiser la transversalité de l’information au sein de l’organisation et favoriser le dialogue RH en interne. Ainsi, en complément de l’interface utilisateur classique, un Cockpit centralisé offre à chaque agent, via une interface unique, une vue 360° sur l’ensemble de ses tâches. Un portail sécurisé et personnalisé selon chaque profil utilisateur qui facilite ainsi la gestion au quotidien, fluidifie les échanges d’informations en interne et améliore considérablement l’expérience utilisateur.

Les bénéfices de la solution Eksaé SIRH

Eksaé SIRH est une application spécialement conçue pour accompagner les services RH dans la sécurisation de l’action publique et la valorisation du capital humain. Solution 100 % web et ergonomique, elle favorise ainsi une installation rapide et facilite sa prise en main par l’ensemble des personnels concernés.De même, la solution autorise la mise en place de processus RH agiles, sécurisés et dématérialisés notamment via un système de gestion souple des habilitations et des processus métier et une GED métier totalement intégrée. Des fonctionnalités natives qui simplifient considérablement l’accès aux informations clés des partenaires institutionnels et permettent une interopérabilité optimale vers d’autres applications du marché.Par conséquent, Eksaé SIRH vous apporte :

  • De la confiance grâce à l’intégration rigoureuse des évolutions règlementaires, de la sécurité des transactions et des pistes d’audit
  • De l’agilité grâce à une offre multi-process, multi-établissements, modulaire et flexible, adapté à la taille et au fonctionnement de votre collectivité
  • De la performance à travers des processus entièrement dématérialisés, une expertise du SaaS de plus de 15 ans, un Cockpit personnalisé en fonction de chaque profil et usage, et une ergonomie pensée pour limiter toute action superflue

Ils utilisent Eksaé SIRH

  • Château de Versailles
  • Département du Val d’Oise
  • EuroMétropole de Strasbourg
  • Communauté d’agglomération du Gard Rhodanien

« La solution Eksaé a l’avantage de proposer une offre qui est complète au niveau SIRH et donc d’avoir un système intégré, et c’est ce que nous voulions. » Karen Leclech, Chef de projet SIRH – Conseil départemental du Val d’Oise

90 % des acteurs publics ont une image positive du numérique? mais 40 % d’entre eux n’ont jamais reçu de formation selon le Baromètre 2018 du numérique au sein des collectivités réalisé par Eksaé & La Gazette des Communes. Or la formation fait partie intégrante de tout projet de changement de solution de gestion. Non seulement parce qu’elle permet d’accélérer la transformation initiée à travers une meilleure utilisation mais aussi parce qu’elle favorise l’adhésion des différents acteurs concernés au projet. En ce sens, la conduite du changement demeure le facteur clé de la réussite de la transformation numérique comme l’explique Christophe Gurruchaga, Directeur de la cellule d’expertise fonctionnelle Eksaé : « La mise en place de nouveaux outils numériques change les métiers. Désormais, un plus grand nombre d’utilisateurs, notamment ponctuels, sont concernés poussant alors les organismes à adapter leur approche en termes de formation ».

Les bonnes pratiques en matière de direction de projet

Tout nouveau projet, quel qu’il soit, répond à un certain nombre de bonnes pratiques en termes de préparation et d’accompagnement. Tout changement doit être anticipé et expliqué pour être accepté ! C’est pourquoi il est très important de bien présenter à l’ensemble des parties prenantes :

  • L’objectif du projet,
  • Les principales étapes,
  • Et à quel titre chacun est intégré à ce projet.

De cette manière, non seulement vous limiterez les réticences potentielles à la mise en œuvre des nouveaux outils, mais vous préparerez également les différents profils utilisateurs aux formations qu’ils recevront. « Il est essentiel d’adapter le parcours de formation à chaque utilisateur et de lui donner un environnement identique à celui qu’il utilisera au final, en reprenant par exemple les données pour contextualiser la formation qui sera réalisée et délivrée », explique Christophe Gurruchaga.

Replacer l’humain au centre du projet pour lever les freins

Au-delà des contraintes techniques liées à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel ou d’un nouveau système d’information, le principal frein reste avant tout humain. En moyenne, un tiers des projets CRM (certaines études mentionnent même les deux tiers) échouent. Parmi les raisons d’un tel échec ? La réticence au changement de la part des utilisateurs. Qu’il s’agisse d’un ERP, d’un SIRH, d’une solution de gestion financière…  La réussite du projet repose sur le facteur humain. Pour lever les craintes, il est alors essentiel de :

  • Fédérer ses équipes en amont,
  • Les former tout au long des étapes du projet,
  • Et les accompagner en aval lors de leur utilisation de la solution pour en faciliter l’adoption.

L’impact d’un changement aussi profond ne peut s’analyser que dans la durée. D’où l’intérêt de proposer un support ou un service d’assistance auprès des utilisateurs une fois le logiciel en place. Toutefois, trop souvent encore, les projets sont abordés sous le seul angle technologique, à savoir à travers une simple formation à leur utilisation sans prendre en compte le facteur humain. Et c’est un tort car les outils doivent se mettre au service des utilisateurs et non l’inverse. En sensibilisant et en impliquant vos équipes dès la phase de préparation du projet, vous pourrez alors adapter la solution au plus près de leurs besoins opérationnels. À la clé : un meilleur taux de satisfaction, gage de réussite du projet. La transformation numérique doit donc s’effectuer dans une approche de co-construction avec l’ensemble des parties prenantes. Et pour y parvenir, il est alors possible de s’appuyer sur les outils digitaux eux-mêmes : « Le numérique va apporter une nouvelle façon d’utiliser les outils et une nouvelle façon de délivrer la formation plus en phase avec les attentes et les besoins des différents acteurs ».

Le digital pour accompagner le changement

À chaque organisme alors de faire preuve d’imagination et d’innovation selon les besoins de ses utilisateurs ! MooC, modules de formation en ligne, vidéos… Les nouveaux outils numériques permettent désormais à chacun d’être acteur de son propre parcours de formation. L’utilisateur bénéficie ainsi d’une formation personnalisée et peut gérer ses sessions de formation au gré de ses envies, de ses besoins et de ses disponibilités, et profiter des atouts des nouvelles technologies pour apprendre progressivement. En effet, des validations intermédiaires sous forme de quizz par exemple lui permettent d’avancer à son rythme et de valider chaque étape avant de passer à la suivante. « Les MooC proposent un parcours découpé finement qui peut être délivré soit de façon générale à un grand groupe d’utilisateurs en même temps ou, au contraire, de façon adaptée et personnalisée à chacun des intervenants concernés par tout ou partie de la formation », précise Christophe Gurruchaga. De même, l’ensemble des personnes formées peuvent également bénéficier d’un accompagnement tout au long de leur formation par le biais d’une assistance en ligne et de chatbots. L’outil va ainsi répondre à des besoins d’usage très précis, au cas par cas, et ce pendant l’utilisation même du logiciel. C’est donc en replaçant l’humain au cœur du projet que vous en assurerez le succès.

Le numérique transforme le métier et le rôle des fonctions financières. Désormais, la DAF est perçue comme un véritable business partner des services publics mais aussi des collaborateurs en favorisant plus de transparence, de confiance et donc de satisfaction globale. Parmi les atouts du numérique, 3 avantages majeurs se distinguent pour les agents mais aussi pour la direction financière elle-même.

Une meilleure satisfaction des agents

Dans le cadre de la digitalisation des services publics, la Déclaration Sociale Nominative (DSN) n’est pas sans générer une certaine complexité pour les directions financières dans la gestion des fiches de paie. Désormais, celles-ci doivent non seulement tenir compte des « évènements » liés au collaborateur (arrêts maladie, congés’) mais également intégrer de nombreuses modifications (prélèvement à la source, fusion AGIRC-ARRCO?). Le numérique, notamment à travers l’interconnexion des outils RH et finance, va ainsi faciliter la tâche des directions comptables et financières, mais également limiter le nombre d’erreurs et d’oublis (sources d’insatisfaction pour le salarié). Une transparence qui garantit au collaborateur l’exactitude de sa fiche de paie.

Une meilleure maîtrise des coûts

Pour la direction financière, c’est également l’assurance de mieux anticiper ses dépenses et, par conséquent, de maîtriser son budget. En effet, la transformation digitale du secteur public implique de recourir au cloud computing, véritable accélérateur et facilitateur dans la mise en œuvre de nouveaux services numériques. Un modèle à la demande adapté aux besoins spécifiques de chaque organisme et qui permet de rationaliser les coûts. De même, la direction financière bénéficie d’un catalogue tarifaire précis lui permettant de mieux maîtriser son budget. Pour l’agent, c’est la garantie de pouvoir bénéficier des meilleures technologies sans se heurter à la question financière.

Une meilleure productivité

À l’image des outils de collaboration, le numérique tend à améliorer l’efficacité et la productivité des agents. Plus de 80 % des acteurs publics constatent ainsi une meilleure qualité de travail et une plus grande facilité à exercer leurs missions grâce au numérique selon le Baromètre 2018 du numérique au sein des collectivités réalisé par eksaé & La Gazette des Communes. La dématérialisation des documents et des procédures favorise l’émergence de nouveaux modes de travail plus en phase avec les attentes des agents : travail à distance, mobilité? Une aide au travail et une amélioration de la productivité qui satisfont l’ensemble des parties prenantes au sein de l’organisme concerné.