Le pilotage des ressources, tel est le véritable enjeu du secteur public. Chaque décision impacte l’ensemble des services (informations à traiter ou à partager) ; ces flux doivent s’automatiser pour que l’organisation publique puisse se libérer de ses missions chronophages. Les données humaines et financières évoluent en temps réel et leur gestion doit se faire en intégrant cette mise à jour continue. Un SI urbanisé en Cloud répond à ces exigences. En faisant ce choix, collectivités et établissements publics bénéficient d’un SI plus agile, plus efficient et plus cohérent : démonstration !
Les atouts du Cloud
Dans une organisation publique, la ressource humaine et financière est stratégique. Les applications de gestion dédiées sont au cœur du système. L’objectif de la DSI : rendre ce système lisible, accompagner la stratégie de services, être agile et maîtriser les coûts.
Beaucoup d’outils fonctionnent de manière autonome, avec des entrées et sorties sous forme de fichiers. Cette époque est révolue ! Il s’agit de penser plus global et d’opter pour un partage d’informations transverses. L’urbanisation du SI vise à organiser les applicatifs suivant des règles définies, en établissant un cadre piloté, stable et modulaire.
Pour atteindre ce dispositif vertueux, il ne faut pas se contenter d’espérer de nouvelles fonctionnalités pensées par un éditeur de logiciel, mais de faire le choix d’une technologie nouvelle. Les outils des années 2000 sont des monolithes n’offrant pas la possibilité d’une bascule vers une architecture urbanisée. Les technologies de web services n’étaient pas utilisées.
La rupture est arrivée avec le Cloud. Une application qui n’est pas urbanisée n’a pas sa place dans le Cloud. Ici, il n’est pas question d’un simple hébergement d’outils en ligne ; les applications 100 % web fonctionnent dans un environnement de services unifié, machine to machine.
Réduire ses coûts en urbanisant son SI 
Les DSI entrant dans une démarche d’urbanisation rencontrent fréquemment le problème de la redondance : la plupart des acteurs du service public disposent d’un portefeuille d’outils hétérogènes, avec des données souvent incomplètes et/ou incohérentes, stockées dans silos étanches.
La redondance des données désigne le fait que des données identiques soient disponibles dans différentes bases ou différents gisements de données. Dans une approche de rationalisation, il n’est pas question de redondance volontaire (dupliquer les données en vue d’un back-up en cas de défaillance), mais de redondance accidentelle.
Pour bien cerner l’impact de la redondance sur le SI d’une collectivité ou d’un établissement public, prenons l’exemple de la production de documents. De nombreux logiciels & applications d’un SI proposent la génération de rapports, l’intégration de pièces jointes… De très nombreux documents intègrent le logo de l’entité publique : quid lorsque le graphisme de ce dernier évolue ? Un SI urbanisé propagera le nouveau modèle en temps réel et évitera des opérations manuelles chronophages, sources d’erreurs. L’urbanisation des fonctionnalités garantit la gestion simplifiée des évolutions via le changement de l’assemblage des modules applicatifs entre eux.
A noter, plusieurs collectivités ont pris conscience des bénéfices liés à la rationalisation : l’urbanisation des tiers est l’une des priorités, au vu du nombre d’applications concernées. Grâce aux systèmes d’authentification sécurisée, la centralisation est facilitée et accélérée.
Si urbanisé : l’alignement sur les processus métiers
Les missions des collectivités et établissements publics se matérialisent sous la forme d’un ensemble de processus correspondant aux différentes parties de leurs activités, visant à apporter un service aux citoyens.
Des correspondances entre chaque processus doivent être mises en place de sorte à éliminer les redondances et s’assurer que les informations soient à jour dans l’ensemble du SI.
- Saisie des créneaux de réservation souhaités par la famille ;
- Validation suivant le dispositif défini, une intervention humaine étant parfois nécessaire ;
- Sauvegarde de l’information ;
- Confirmation de la bonne prise en compte des réservations auprès de l’usager.
Imaginons maintenant que cette famille déménage au sein de la même ville., un nouveau processus s’enclenche, des liens existent avec la première situation (nouvelles coordonnées, changement potentiel d’établissement scolaire…).
C’est autour de ces liens que se construisent les redondances logicielles qui génèrent des coûts supplémentaires. L’urbanisation vise à réduire, si ce n’est supprimer, les traitements en doublon.
Lorsque le SI se compose de différents outils on premise n’étant pas interopérables, des difficultés majeures se présentent : partage d’informations complexe, synchronisation automatique impossible… Grâce à un SI urbanisé 100 % web, collectivités et établissements publics peuvent se libérer de la contrainte des référentiels (tiers, fournisseurs…) et des coûts qui lui sont associés (acquisition, maintenance).
En effet, l’organisation publique finance le stockage et la mise à jour des informations au sein de ses multiples applications. Les frais sont réduits au regard des actions à mener pour la synchronisation manuelle des données.
Avec les solutions 100 % web, l’évolutivité est native. Dans ce contexte, l’urbanisation permet d’augmenter fortement la part d’évolutions métier qui peuvent être entreprises sans toucher aux applicatifs, et donc avec un coût considérablement réduit.
Pour en savoir plus sur les prérequis de l’urbanisation, les bénéfices attendus…, téléchargez le livre blanc inédit d’Eksaé dédié aux décideurs de la fonction publique :