L’attractivité de la fonction publique est de plus en plus remise en question par les actifs. Ce mouvement est particulièrement avéré chez la jeune génération. Aujourd’hui, il est incontournable de travailler sur la fidélisation des agents publics. Cet objectif passe par l’activation de plusieurs leviers… dont la réussite de l’évaluation annuelle des agents. Quel sont les piliers de cet échange ? Quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour faire de ce RDV un partage fructueux ? Voici les étapes à suivre pour transformer l’essai.
Adieu la notation, vive l’évaluation !
Historiquement, les agents du secteur public étaient soumis à une notation pure et simple lors de leurs entretiens professionnels. La réflexion autour de l’évaluation des agents du secteur public s’est engagée il y a une vingtaine d’années, suite à la publication d’un rapport du Comité d’Enquête sur le Coût et le Rendement des Services Publics.
Les agents ont peu à peu découvert un nouveau système d’évaluation, basé sur un entretien avec leur responsable. En 2007, avec la loi n° 2007-148 du 2 février sur la modernisation de la Fonction Publique, les Ministères ont été autorisés à se fonder sur un entretien d’évaluation professionnelle en lieu et place de la notation (à titre d’expérimentation). Cela dans le but d’apprécier au mieux la valeur professionnelle des agents du secteur public.
Deux ans plus tard, en août 2009, une nouvelle loi a été promulguée suivant l’objectif d’harmoniser les modalités d’évaluation des agents publics, quelle que soit leur fonction publique d’appartenance. Et ce n’est qu’à partir de 2012 que la Fonction Publique d’Etat a définitivement abandonné la notation. Enfin, en 2015, c’est l’entretien d’évaluation professionnelle sous sa forme revue qui est devenue obligatoire pour l’ensemble des fonctions publiques. Une ère nouvelle s’annonçait !
Les critères d’exclusion sont les suivants :
- recrutement sur des besoins temporaires : remplacement d’agents absents, surcroît temporaire d’activité…
- contrat de travail d’une durée inférieure à un an
- l’exercice de missions similaires à celles de titulaires dont les corps ne sont pas régis par le décret du 28 juillet 2010.
Agents & RH, tous gagnants avec l’évaluation professionnelle
L’entretien d’évaluation annuelle des agents du secteur public a une approche totalement différente de la notation. En effet, ce dispositif est personnalisé : il repose sur des objectifs précis, fixés chaque année entre les parties prenantes, soit l’agent et son supérieur hiérarchique direct. C’est une nouvelle manière de manager, qui fait la part belle à l’écoute et au dialogue. Exit le bilan à sens unique !
L’entretien d’évaluation offre l’opportunité d’échanger autour des résultats obtenus. Il permet aussi d’élargir le propos pour se tenir au plus près des véritables attentes des agents. Peuvent ainsi y être évoqués les acquis de l’expérience professionnelle, l’aptitude à manager, les besoins ressentis de formation, les perspectives d’évolution professionnelle, etc.
L’entretien d’évaluation intègre tous les paramètres rentrant en ligne de compte dans le parcours professionnel de l’agent.
De manière pratique, l’entretien d’évaluation est suivi d’un compte-rendu rédigé par le supérieur hiérarchique, signé par les deux intervenants, mis à disposition de l’autorité territoriale pour observations éventuelles, puis ajouté au dossier personnel de l’agent. L’intérêt du compte-rendu dépend de sa pertinence. De fait, il doit intégrer tous les éléments pouvant être moteurs dans la progression de carrière de l’agent. A noter : les données à caractère informatif (non obligatoires) peuvent être prises en compte dans l’avancement et la fixation du montant de certaines primes.
L’entretien d’évaluation est donc à la fois un espace d’expression fort pour l’agent et un atout pour les Ressources Humaines qui récoltent des informations précieuses à une meilleure connaissance des agents et de leurs aspirations.
Enfin, à l’heure de mouvements illustrés par le quiet quitting (démission silencieuse) ou la grande démission, l’entretien annuel devient un atout majeur pour fidéliser les agents.
L’évaluation annuelle des agents, une étape clé de la GPEC
La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) est devenue une mission stratégique pour les collectivités et les établissements publics. Aussi, l’entretien d’évaluation professionnelle prendra ici tout son sens à condition que les échanges s’opèrent en fonction des caractéristiques d’un poste précis et des compétences liées à ce dernier. Ces éléments forment un cadre structurant pour le déroulé de l’entretien.
Grâce à ce cadre, la performance professionnelle peut être jugée de façon juste, objective et cohérente. L’appréciation de cette valeur s’appuie sur des critères d’évaluation qui doivent être déterminés en amont. Ils concernent principalement :
- l’efficacité dans l’emploi et la réalisation des objectifs,
- les compétences professionnelles et techniques,
- les qualités relationnelles,
- la capacité d’encadrement, le cas échéant.
Il est évident que le processus d’évaluation des agents du secteur public est intimement lié à la mise en place d’une GPEC dans la collectivité ou l’établissement public concerné. Evaluer nécessite l’établissement de référentiels, de fiches de description, de grilles d’analyses ou encore de cartographies pour produire un résultat qualitatif.
La checklist pour réussir l’évaluation annuelle des agents
- En premier lieu et en amont de l’entretien annuel, il est important de travailler le sujet. La conception d’une grille d’évaluation est incontournable. En s’appuyant sur celle-ci, l’employeur est certain de ne rien oublier. Le schéma de progression est fluide durant l’échange avec l’agent. L’entretien démarre par le rapide rappel des objectifs qui avaient été fixés lors du dernier entretien, si l’agent a de l’ancienneté.
- Dans un second temps, pour mettre son talent dans les meilleures dispositions dès le début de l’entretien, les réussites sont à souligner. Chaque projet accompli avec succès (ou même au-delà des attentes) doit être reconnu et valorisé. L’agent percevra mieux l’importance qu’il a au sein de l’organisation et la confiance accordée par sa hiérarchie.
- Vient ensuite le point sur les axes d’amélioration. Ici, le levier pour fidéliser ses agents, consiste à entrer dans une démarche constructive. Les reproches ou les termes négatifs sont à éviter. L’identification des causes expliquant les potentiels échecs est plus importante. Dans un second temps, des solutions sont à chercher de manière collaborative. L’agent doit être impliqué, sentir que sa hiérarchie croit en ses capacités d’évolution.
- Naturellement, celui ou celle qui mène l’entretien pratique l’écoute active. Le temps de parole de l’agent salarié durant l’entretien annuel doit atteindre environ 70 % lorsqu’il s’agit des missions réalisées. Quelles sont ses aspirations ? Quelles difficultés rencontre-t ’il ? Les managers et les RH peuvent aussi, à leur niveau, identifier des axes d’amélioration grâce à ce feedback.
- Enfin, il est important de conclure l’entretien annuel en évoquant les objectifs de l’année à venir. L’agent doit adhérer aux résultats attendus et être motivé pour les atteindre. Il aura pris de la hauteur sur son bilan et se projettera avec envie et/ou sérénité sur les prochains mois. Le cas échéant, des moyens doivent être mis à sa disposition pour coller aux ambitions partagées (formation, nouveaux outils, etc.).
Attention à ne pas ses disperser et à limiter les sujets pour un entretien d’évaluation efficace. Prêt à relever ses nouveaux challenges, votre agent est en bonne voie de fidélisation ! Votre marque employeur profite aussi de cette étape bien menée.
La dématérialisation, accélérateur (ou booster) de fidélisation
Désormais, des outils de gestion RH modernes et simples d’utilisation existent. Ces solutions, intégrant nativement la dématérialisation et facilitant le travail collaboratif, permettent de fluidifier le processus d’évaluation annuelle des agents, de capitaliser sur le contenu de l’entretien et de communiquer automatiquement avec les autres applications du système d’informations RH.
Un entretien d’évaluation bien mené débouche sur une mine de données qu’il serait dommage de ne pas prendre en compte. En optant pour une solution de gestion de l’évaluation annuelle des agents, la collectivité ou l’établissement public accompagne ses managers dans le pilotage des entretiens (calendrier, rendez-vous, rappels, alertes, grilles d’entretien, etc.) et offre au service RH la possibilité de suivre la performance individuelle et/ou collective des agents (comptes-rendus archivés dans le dossier Agent, comparatifs par service, par métier, etc.). Les agents profitent aussi de ce système plus agile !
Pour finir, l’évaluation des agents par l’organisme public doit mettre à profit les nouvelles technologies (tableaux interactifs, vision à 360° du savoir-faire, du savoir être, cartographie des métiers et/ou des compétences, cursus d’évolution, etc.) afin d’enrichir le parcours professionnel de ces derniers.
L’organisation publique profitera ainsi d’un agent encore plus performant, disposant de compétences précieuses et reconnues. En somme, un véritable cercle vertueux !