La mise en place d'un système de gestion des ressources humaines (SIRH) est essentielle pour tout service public. Cependant, faire le bon choix parmi les nombreuses solutions disponibles peut s’avérer compliqué. Certaines erreurs se rencontrent ainsi fréquemment au sein d’établissements publics ou de collectivités territoriales qui décident de se lancer dans ce projet. Dans cet article, nous allons examiner les 5 erreurs à éviter lors de la sélection d'un SIRH pour la fonction publique.
Erreur n°1 : vouloir aller trop vite
Lorsque l'on commence à s'intéresser au SIRH dans la fonction publique, il est facile de se laisser séduire par les promesses de gain de temps et d'efficacité que ces outils peuvent apporter.
Cependant, il ne faut pas oublier que le SIRH est un investissement important qui doit être mûrement réfléchi. Il est donc important de ne pas commettre l'erreur de vouloir aller trop vite et de prendre le temps de bien étudier les différents besoins avant d’étudier les offres disponibles sur le marché.
La création d’un groupe projet constitue une bonne pratique pour le choix d’un SIRH dans la fonction publique. Des experts métier, des agents de la DSI ont toute leur place dans ce type d’organisation.
En moyenne, il faut compter un an pour l’aboutissement du projet. Opérer un tel changement en quelques semaines n’est ni souhaitable, ni réaliste.
Erreur n°2 : sous-estimer l'ampleur du projet
Un projet de gestion des ressources humaines nécessite une évaluation approfondie des besoins en termes de fonctionnalités et de capacités. Il est essentiel de prendre le temps de définir précisément les objectifs du projet et les processus métiers à implémenter.
Un bon outil de gestion des ressources humaines doit offrir une large gamme de fonctionnalités pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation. De plus, il est important de vérifier que l'outil choisi puisse évoluer en fonction des changements survenus dans votre organisation. Dans cette optique, le choix d’un logiciel en Cloud tel qu'
Eksaé SIRH constitue la meilleure des options.
Erreur n°3 : oublier de consulter ses pairs
Le bouche à oreille est l'un des moyens les plus efficaces pour découvrir les logiciels qui sont le mieux adaptés aux besoins d’un organisme public. En effet, les avis des autres utilisateurs sont souvent très utiles pour faire le bon choix.
Le sérieux de l’éditeur de logiciel pourra ainsi être vérifié. Les recommandations clients sont un véritable gage de qualité ! Plusieurs questions peuvent être soumises aux organisations équipées : comment s’est passée la mise en œuvre ? Le support est-il réactif ? Quels gains de productivité ont été observés suite à l’adoption du SIRH ?
De plus, en échangeant avec d'autres agents, il est possible d'observer le logiciel en action et de mieux comprendre son fonctionnement.
Erreur n°4 : ne pas demander de démonstration produit
L'ergonomie est l'une des principales choses à prendre en considération lors de l'achat d'un nouveau SIRH. Il est nécessaire de s’assurer que le SIRH est facile à utiliser et qu'il offre une bonne expérience utilisateur. Pour ça, une démonstration en live reste le meilleur moyen d’évaluer l’outil !
D’autre part, il est important de veiller à ce que le SIRH retenu soit en capacité de gérer toutes les spécificités de l’organisme public. Tous les outils du marché ne proposent pas les mêmes fonctionnalités, ce point est donc particulièrement important.
Enfin, ne pas oublier d’impliquer les utilisateurs dans le processus de décision : Ces derniers doivent être à l’aise avec le nouvel outil. Il est important de bien se renseigner sur les modalités de formation liées à l’adoption d’un SIRH : quelles sont les conditions proposées par l’éditeur ? Reprise des données, montée en compétences des agents… Autant d’éléments à prendre en compte.
Erreur n°5 : opter pour un SIRH sans service associé
Les éditeurs de SIRH pour le service public proposent généralement plusieurs types de services. Les plus courants sont la gestion des utilisateurs, la gestion des données utilisateur, la gestion des accès aux données... Sans oublier que la sécurité des données (plan de reprise d’activité pour les données hébergées en Cloud, par exemple).
Certains éditeurs proposent également des services spécialisés. On peut citer la gestion des flux de travail, la gestion documentaire ou encore l'audit et le conseil en matière de SIRH.
Chaque organisation publique a ses propres enjeux. Lorsque vous choisissez un éditeur de SIRH pour le service public, il est important de bien les prendre en compte ! Si vous souhaitez déléguez les paramétrages légaux de votre solution à des experts, vérifiez que l’éditeur SIRH propose ce service !
Evidemment, l'aspect budgétaire doit être étudié avec soin. Pour aller plus loin sur ce sujet, rdv sur le décryptage :
quel budget prévoir pour l'adoption d'un SIRH dans le service public ?