Aujourd'hui, de plus en plus d’organismes publiques utilisent des logiciels en SaaS. Ces logiciels présentent des atouts certains pour les agents du service public. Cependant, il est important de bien choisir le logiciel avant de l'utiliser. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pour bien choisir un logiciel SaaS dans le service public.
Les usages en Saas les plus utilisés dans le service public : RH, finances et vie citoyenne
Le service public est soumis à de nombreuses contraintes budgétaires et doit donc choisir ses logiciels en conséquence. Les logiciels en SaaS constituent une option intéressante car ils permettent d'accéder à des fonctionnalités avancées sans investissement initial important. Les usages les plus courants du saas dans le service public concernent la gestion :
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RH : un
SIRH en Cloud permet aux services publics de gérer efficacement leurs effectifs et de bénéficier de toutes les dernières innovations en matière de gestion des ressources humaines.
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Finances : les logiciels financiers en SaaS permettent aux collectivités et établissements publics de gérer efficacement leurs budgets et de bénéficier des dernières innovations en matière de gestion financière.
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Vie citoyenne : les logiciels 100 % web permettent aux agents de mieux servir leurs citoyens en leur offrant un accès facile et rapide à l'information et aux services dont ils ont besoin.
Calculer le coût d'un logiciel en SaaS
Pour choisir un logiciel en saas dans le service public, il est important de calculer le coût prévisionnel. Ce dernier se compose du coût de :
- l'abonnement au logiciel,
- l'hébergement des données
- la maintenance.
Et c’est tout ! Le budget global est généralement bien moins cher que le coût d'un logiciel traditionnel. Par ailleurs, le coût de l'hébergement et de la maintenance est souvent inclus dans le prix de l'abonnement.
Point important, avant de pouvoir utiliser un logiciel de gestion,
une phase de migration s’impose. La mise en œuvre regroupe les paramétrages, la reprise de données… Cette étape incontournable est à inclure dans le budget prévisionnel.
Concevoir un cahier des charges pour un logiciel en saas
Le service public a de nombreuses exigences en matière de logiciels de gestion RH, finances et vie citoyenne. Les piliers concernent la sécurité, la confidentialité et la conformité. Il est donc important de bien comprendre les besoins spécifiques de chaque organisation publique avant de choisir un logiciel en Cloud.
La conception d'un cahier des charges doit prendre en compte plusieurs facteurs clés, notamment :
- les fonctionnalités du logiciel,
- les contraintes du service public,
- le budget disponible.
Plus en détail, le
cahier des charges contiendra les éléments suivants :
- la description du projet du logiciel professionnel, incluant le contexte de déploiement et les objectifs lié à l’outil,
- les attentes des utilisateurs et décideurs publics,
- les exigences et contraintes métiers, processus et données,
- les fonctionnalités exigées ou appréciées,
- les spécifications techniques particulières (interfaces avec les autres logiciels en place, par exemple),
- le périmètre de services offerts par l’éditeur : formation, consulting, support…
- les ressources humaines et profils dédiés au projet,
- la méthodologie de gestion de projet applicable.
Après le choix du logiciel en SaaS, il ne reste plus qu’à profiter des bénéfices ! Pour en savoir plus sur ce sujet, RDV sur l’article
Quels sont les avantages du SaaS dans le secteur public ?