Un logiciel GED, pour Gestion Electronique des Documents, est une plateforme permettant de stocker pour une entité ses fichiers et faciliter leur archivage et classement. Une solution certes fortement pratique et utile ; mais comment choisir la bonne ? Nos professionnels de la GED vous proposent aujourd’hui un classement des outils vedettes Français en termes de qualité et praticité.
Vous gérez des milliers de dossiers agents, de mandats, de contrats, de pièces justificatives. Parfait. Mais combien de temps vos équipes perdent-elles à chercher un document ? Combien de ressaisies manuelles entre vos outils métiers et vos armoires documentaires ? En 2026, le secteur public ne peut plus se permettre ces pertes de temps et ces risques de non-conformité.
L’essentiel à retenir
Le problème : Le secteur public jongle avec des dizaines d’outils métiers (finances, RH, marchés, action sociale) qui génèrent des documents mais ne communiquent pas entre eux. Résultat : recherches documentaires interminables, ressaisies manuelles, risques d’erreurs et de non-conformité.
La solution : Une GED spécialisée secteur public doit offrir trois garanties absolues :
- Interconnexions natives avec vos SI métiers (fini les silos documentaires)
- Conformité réglementaire renforcée (archivage légal, RGPD, traçabilité)
- Souveraineté des données (hébergement France, aucune dépendance éditeurs étrangers)
Notre verdict : Efalia arrive en tête avec 42 ans d’expertise départements, des connecteurs natifs pour les SI publics français, et une clientèle de référence (2900+ organisations publiques). Maarch excelle sur la gestion du courrier administratif, DocuWare sur l’automatisation, Alfresco/Nuxeo pour les grandes structures techniques.
À retenir : Une GED isolée = argent perdu. Privilégiez les solutions qui s’intègrent nativement à votre écosystème métier existant.
Comparatif détaillé : quelle solution GED choisir selon votre profil ?
Tableau de synthèse : critères d’évaluation par solution
| Solution | Expertise secteur public | Interconnexions SI publics | Souveraineté données | IA / Automatisation |
| Efalia Doc | ⭐⭐⭐⭐⭐ 42 ans départements | ⭐⭐⭐⭐⭐ Connecteurs natifs Eksae, MarcoWeb, BL | 🇫🇷 Cloud France | ⭐⭐⭐⭐⭐ GED comme base de connaissance IA |
| Maarch | ⭐⭐⭐⭐⭐ 100% public | ⭐⭐⭐⭐ Courrier administratif | 🇫🇷 France | ⭐⭐ Limité |
| Alfresco | ⭐⭐⭐ Généraliste | ⭐⭐⭐ API, développements requis | 🌍 International | ⭐⭐⭐ Modules externes |
| DocuWare | ⭐⭐⭐ Privé > Public | ⭐⭐⭐⭐⭐ 500+ intégrations | 🇩🇪 Allemagne | ⭐⭐⭐⭐⭐ IA automatisation avancée |
| Hyland OnBase | ⭐⭐⭐ International | ⭐⭐⭐⭐ ERP enterprise | 🇺🇸 USA (Cloud Act) | ⭐⭐⭐⭐ Capture intelligente |
| Nuxeo | ⭐⭐⭐ Moyen | ⭐⭐⭐ API REST | 🇫🇷 Origine française | ⭐⭐⭐⭐⭐ Nuxeo Insight IA |
| Zeendoc | ⭐⭐ Petites structures | ⭐⭐ Connecteurs standards | 🇫🇷 France | ⭐⭐ OCR basique |
🎯 Pour qui ? Départements, collectivités territoriales, établissements publics recherchant une GED adaptée aux métiers du service public.
Expertise reconnue secteur public
Avec 42 ans d’expertise auprès des conseils départementaux et collectivités, Efalia Doc s’est imposé comme la plateforme de référence pour le service public français. La clientèle parle d’elle-même : 2900+ organisations publiques incluant les Départements de Seine-Saint-Denis, Vendée, Nord, Loire-Atlantique, Allier, le SDIS Nord, le Ministère de la Culture et l’Élysée.
Interconnexions natives avec les SI publics français
Le vrai différenciateur : Efalia Doc se connecte nativement (sans développement) aux principaux éditeurs du secteur public : Eksae (Finances, RH, Paie), MarcoWeb, SIS Marchés, 3P (marchés publics), Berger-Levrault, Ciril, Sedit (finances et RH), iParapheur (signature électronique). Résultat : zéro ressaisie. Un dossier créé dans votre ERP génère automatiquement son armoire documentaire dans la GED.
GED thématiques par métier
La plateforme se décline en armoires documentaires spécialisées : GED Action Sociale (APA, RSA, PMI), GED Commande Publique (marchés), GED RH Service Public (conservation 50 ans), GED Transverse (courriers, délibérations).
Résultats clients mesurables
Département de l’Allier : 19 200 demandes traitées annuellement, 1 600 agents connectés, 160 000 documents stockés. « Nous ne voulions pas une GED différente par applicatif mais une solution unique. » — Philippe Gras, Chef du Service Méthodes et Projets.
Points forts : Workflows paramétrables (Efalia Process), portails usagers/agents (Efalia Portal), hébergement France souverain, option IA pour base de connaissance (disponible prochainement).
🎯 Pour qui ? Administrations centrales, collectivités gérant des flux courrier importants, structures privilégiant l’open source.
Référence open source secteur public
Maarch est un éditeur français spécialisé dans la gestion du courrier administratif et l’archivage électronique pour le secteur public. La solution est open source, permettant une maîtrise complète du code et des coûts de licence.
Fonctionnalités clés
Points forts : Gestion du courrier entrant/sortant avec registre et workflows, télétransmission aux autorités de tutelle, système d’archivage électronique (SAE) pour conservation à valeur probante, modèle open source avec support professionnel disponible.
Positionnement marché
Maarch cible spécifiquement le secteur public français avec une expertise reconnue sur les flux courrier et l’archivage réglementaire.
Limites : Spécialisation forte sur le courrier administratif. Moins polyvalent qu’une GED généraliste pour les processus multi-métiers (RH, finances, action sociale). Nécessite compétences techniques internes pour maintenance et évolutions sur la version open source.
🎯 Pour qui ? Grandes collectivités, administrations avec DSI expérimentée, projets à gros volumes documentaires.
Plateforme ECM open source
Alfresco (acquis par Hyland en 2023) est une plateforme ECM (Enterprise Content Management) open source de niveau entreprise. Version Community gratuite disponible, version Enterprise avec support commercial.
Forces et limites
Points forts : Architecture open source permettant personnalisation complète. API REST robustes pour intégrations custom. Gestion de volumes documentaires importants. Communauté open source active.
Limites : Complexité technique importante nécessitant compétences Java/développement. Courbe d’apprentissage élevée pour les utilisateurs finaux. Support en français via réseau de partenaires. Coûts de mise en œuvre et maintenance à anticiper (développements, formations, infrastructure).
Cas d’usage
Adapté aux grandes organisations disposant de ressources IT conséquentes et de besoins de personnalisation avancés. Utilisé notamment dans l’enseignement supérieur et les grandes administrations.
🎯 Pour qui ? Collectivités cherchant automatisation poussée et intégrations multi-éditeurs.
Champion des intégrations
DocuWare est un éditeur allemand (groupe Ricoh) proposant une solution cloud/on-premise de gestion documentaire orientée automatisation. La plateforme se distingue par son écosystème d’intégrations étendu.
Intelligence artificielle et certifications
Points forts : OCR intelligent et capture automatique de données. Classification automatique des documents par IA. Workflows visuels paramétrables sans code. Plus de 500 connecteurs disponibles (ERP, CRM, outils métiers). Certifications françaises NF203 (coffre-fort électronique) et NF552 (RGPD).
Limites : Hébergement par éditeur allemand (évaluer selon vos exigences de souveraineté). Connecteurs principalement orientés logiciels généralistes du marché privé, moins de connecteurs natifs spécifiques SI publics français.
Applications courantes
Dématérialisation de factures fournisseurs. Gestion des notes de frais. Archivage documentaire avec workflows de validation. Support du télétravail avec accès mobile.
🎯 Pour qui ? Grandes administrations étatiques, CHU, structures gérant des volumétries documentaires massives.
- Solution ECM premium
OnBase (groupe Hyland) est une plateforme ECM américaine haut de gamme conçue pour les grandes organisations. Positionnement sur les projets à forte volumétrie et processus complexes.
Capacités avancées
Points forts : Architecture conçue pour gérer des millions de documents. Workflows complexes et case management avancé. Capture multicanal automatisée (mail, scan, formulaires web). Rapports et analytics en temps réel. Expérience éprouvée sur les administrations anglo-saxonnes.
Points d’attention
Limites : Éditeur américain soumis au Cloud Act (critère de souveraineté à évaluer selon la sensibilité de vos données). Plateforme complexe nécessitant expertise technique pointue. Budget conséquent requis (licences, intégration, maintenance). Davantage adapté aux très grandes structures avec volumétries exceptionnelles qu’aux collectivités de taille moyenne.
🎯 Pour qui ? Secteur public avec enjeux patrimoniaux (archives, médiathèques), gouvernance documentaire stricte.
- GED + DAM avec approche low-code
Nuxeo (acquis par Hyland en 2021) est un éditeur français proposant une plateforme combinant GED et DAM (Digital Asset Management). Approche low-code via Nuxeo Studio pour personnalisation des workflows.
- Intelligence artificielle intégrée
Points forts : Gouvernance documentaire avancée (classification, rétention, cycle de vie). Gestion d’actifs numériques riches (photos, vidéos, médias). Plateforme modulaire et évolutive. Nuxeo Insight : IA pour enrichissement automatique des métadonnées. Origine française (même si racheté par groupe américain).
Limites : Positionnement haut de gamme avec investissement conséquent. Plateforme orientée développeurs nécessitant compétences techniques. Moins adapté aux processus métiers standards RH/Finances que les GED spécialisées secteur public.
Cas d’usage
Gestion d’archives patrimoniales. Médiathèques publiques. Gestion documentaire avec forts enjeux de gouvernance et conformité. Projets combinant documents structurés et actifs numériques (images, vidéos).
🎯 Pour qui ? Petites et moyennes collectivités, associations, structures publiques recherchant une solution française abordable.
Solution cloud française intuitive
Zeendoc est un éditeur français (groupe Archriss) proposant une GED cloud SaaS accessible, conçue pour les PME et organisations de taille moyenne. Positionnement sur la simplicité et le déploiement rapide.
Atouts pour petites structures
Points forts : Solution 100% française (éditeur et hébergement France). Interface utilisateur intuitive favorisant appropriation rapide. Déploiement accéléré (quelques jours vs plusieurs mois). Support client en français réactif. Connecteurs standards disponibles (comptabilité, messageries). Signature électronique intégrée.
Fonctionnalités disponibles
Coffre-fort numérique certifié. Workflows de validation simples. OCR pour numérisation automatique. Application mobile. Archivage à valeur probante option disponible.
Limites d’usage
Adapté aux structures de taille petite à moyenne (typiquement <500 utilisateurs). Connecteurs natifs limités vers les SI publics spécialisés (pas d’intégration native avec Eksae, MarcoWeb, Berger-Levrault). Fonctionnalités avancées et options de personnalisation moins étendues que les plateformes enterprise.
Cas d’usage typiques
Mairies et communes de taille petite/moyenne. Communautés de communes. CCAS. Associations loi 1901. Syndicats intercommunaux recherchant une solution rapide à déployer avec budget maîtrisé.
Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?
Définition et fonctionnalités principales
Une solution de GED (Gestion Electronique des Documents) vient réunifier les fichiers d’une structure directement sur un outil en ligne. Elle permet d’archiver, sécuriser, dématérialiser et de rechercher efficacement des documents en ligne, en plus de pouvoir paramétrer différents niveaux d’accès pour les utilisateurs.
Les 3 types d’hébergement GED
On compte 3 solutions d’hébergement de GED :
- Cloud : Hébergée en ligne, donc accessible partout, idéale pour les entreprises multi-firmes et souhaitant faciliter le travail de ses agents sur le terrain ou des utilisateurs externes.
- On-Premise : Installée directement sur site, avec un niveau de sécurisation d’autant plus haut.
- Hybride : Pour une gestion des données aussi claire que dans le On-Premise, tout en facilitant l’accès pour les utilisateurs non présents sur site.
Votre département gère des données sensibles (dossiers action sociale, RH, finances publiques) ? Le choix de l’hébergement n’est pas anodin. Cloud pour la souplesse, On-Premise pour la sécurité maximale, Hybride pour combiner les deux. En 2026, la souveraineté des données devient un critère d’arbitrage majeur : où sont stockés vos documents ? Quel droit s’applique (Cloud Act américain ou droit européen) ? Ces questions ne sont plus optionnelles.
Quels avantages à travailler avec un logiciel GED ?
Gain de productivité et réduction des erreurs
Le premier avantage est la productivité : aussi bien en termes de gain de temps que de réduction des erreurs, et donc maximiser l’efficacité. Un bon outil de GED se veut non seulement pratique, mais également simple à prendre en main pour tous les agents concernés, ce qui facilite grandement la collaboration au sein d’une structure.
Conformité réglementaire et sécurité
On note aussi la gestion de la mise en conformité des documents : au niveau de l’archivage, comme de la sécurité du stockage. Une bonne Gestion Électronique des Documents, c’est permettre aux utilisateurs autorisés de pouvoir accéder aux documents qui les concernent, et ce à tout moment.
ROI rapide et mesurable
Concrètement ? Imaginez : un agent en télétravail accède instantanément au dossier d’un bénéficiaire RSA, un DAF consulte les mandats en attente de validation depuis son smartphone, un DRH retrouve en 10 secondes le contrat d’un agent recruté il y a 15 ans. Vous gagnez combien de temps par jour ? 30 minutes ? 1 heure ? Multipliez par le nombre d’agents. Le ROI d’une GED bien choisie se mesure en semaines, pas en années.
Comment choisir le bon logiciel GED en 2026 ?
Les 5 critères d’arbitrage essentiels
Même s’il serait facile de dire que le bon logiciel est celui adapté à vos besoins, on peut pousser un peu la réflexion selon vos attentes et selon votre organisation existante :
- On privilégiera un hébergement sur Cloud pour la disponibilité et praticité de connexion, et un On-Premise pour la sécurité maximale des données sensibles (note : on peut combiner les deux grâce à un système hybride).
- Si vous avez d’autres outils annexes, une solution telle qu’Efalia permet d’automatiser leur process grâce à des connexions à vos solutions externes.
- Qui seront les utilisateurs ayant accès à votre GED ? S’il s’agit de collaborateurs internes, privilégiez une formation pour maîtriser l’outil ; s’il s’agit de personnes externes, préférez dans ce cas un logiciel avec une interface intuitive d’utilisation.
- Niveau budget, envisager un coût de départ plus fort pour une tranquillité d’utilisation derrière (même s’il faudra toujours un minimum de temps support), plutôt qu’un abonnement ou un logiciel nécessitant une plus grande enveloppe pour de la personnalisation.
- Enfin, le logiciel doit pouvoir offrir des garanties de durabilité (notamment mises à jour, que ce soit en termes de sécurité comme de respect des conformités en vigueur).
Checklist décisionnelle secteur public
☐ Souveraineté des données : L’hébergement est-il en France/UE ? L’éditeur est-il soumis au Cloud Act ?
☐ Interconnexions natives : La GED se connecte-t-elle sans développement à vos SI métiers existants (Eksae, Berger-Levrault, Ciril…) ?
☐ Expertise métier public : L’éditeur comprend-il vos métiers (action sociale, RH public, marchés publics) ? A-t-il des références collectivités ?
☐ Conformité réglementaire : Archivage légal (50 ans pour RH), traçabilité, RGPD, conservation des délibérations sont-ils garantis ?
☐ Appropriation utilisateurs : Vos agents terrain adopteront-ils l’outil ? Formation et accompagnement sont-ils inclus ?
Efalia Doc + Eksae : l’interconnexion native qui change tout
Le défi de l’interopérabilité
Vous utilisez les solutions Eksae pour vos finances, votre RH ou votre paie ? Vous générez quotidiennement des centaines de documents : factures, mandats, bulletins de paie, contrats agents, pièces justificatives. La question n’est pas de savoir SI vous avez besoin d’une GED. C’est : comment éviter que votre GED devienne un silo de plus ?
Automatisation des flux documentaires
Efalia Doc s’interconnecte nativement avec les 3 solutions Eksae. Les données circulent automatiquement entre vos outils métiers et la GED : zéro ressaisie, cohérence garantie, traçabilité complète. Un dossier créé dans Eksae Finances génère son armoire documentaire Efalia. Un bulletin de paie validé dans Eksae Paie s’archive automatiquement avec conservation réglementaire 50 ans. Un dossier agent RH synchronise ses documents entre Eksae RH et Efalia Doc.
Bénéfices concrets mesurables
Les gains immédiats : Suppression des ressaisies manuelles, réduction significative du temps de recherche documentaire, conformité réglementaire automatique, vision 360° unifiée entre outils métiers et GED.
Et demain ? L’IA comme assistant intelligent
L’intelligence artificielle transforme le service public. Efalia prépare l’avenir avec l’option GED IA : votre base documentaire devient interrogeable par des agents IA souverains que vous choisissez. Données hébergées en France. Aucune dépendance à un éditeur IA unique. L’interconnexion Eksae × Efalia fonctionne parfaitement aujourd’hui. L’IA ? Une ouverture stratégique pour demain.
Conclusion
Les 3 piliers du choix
En 2026, choisir une GED pour le secteur public ne se résume plus à stocker des documents. Vous devez arbitrer sur trois piliers : souveraineté des données, interconnexions natives avec vos SI métiers, et expertise terrain du secteur public.
Notre recommandation
Notre verdict : Efalia Doc s’impose comme la référence pour les départements et collectivités (42 ans d’expertise, connecteurs natifs SI publics français, 2900+ clients). Maarch excelle sur le courrier administratif. DocuWare brille sur l’automatisation multi-éditeurs. Zeendoc offre une alternative accessible pour petites structures. Les autres solutions (Alfresco, Nuxeo, OnBase) s’adressent à des structures spécifiques avec besoins techniques avancés et budgets confortables.
Votre plan d’action
Votre prochain réflexe ? Listez vos outils métiers existants (Eksae, Berger-Levrault, Ciril…), vérifiez quelles GED proposent des connecteurs natifs, et privilégiez les éditeurs qui comprennent vos métiers. Une GED isolée = argent perdu.
👉 Vous utilisez Eksae et souhaitez en savoir plus sur l’interconnexion avec Efalia Doc ? Contactez nos experts pour un diagnostic gratuit de votre SI documentaire.