Peut-on encore parler de GED au sens de gestion électronique des documents ? Ne faudrait-il pas plutôt parler de gestion électronique des datas ? Dans les organismes publics, l’exploitation des données ouvre un vaste champs des possibles. Découvrez le rôle essentiel joué par la data dans la gestion dématérialisée des documents, entraînant une évolution des solutions logicielles utilisées par les agents du service public. Entretiens croisés entre un spécialiste de la gestion documentaire et un expert fonctionnel de logiciels pensés pour la fonction publique.
De la gestion documentaire à la valeur probante
Raphaël Fhal, responsable des ventes et partenariats chez Efalia (1), détaille les nouveaux enjeux des solutions de GED : « Des éditeurs de gestion électronique documentaire tels qu’Efalia héritent de beaucoup de données, dans la mesure où leurs outils sont connectés à beaucoup de SI (SIRH, finances, marché de délibération…). Il est ensuite possible de les exploiter, grâce à l’extraction de la donnée qui intéresse les collectivités (exploitation au travers des univers BI ou autres, par exemple).
A partir du moment où la donnée rentre dans le système de gestion documentaire, les clients du service public peuvent bénéficier de versements vers des systèmes d’archivage électronique, qui vont intégrer à la fois le document mais également les données du SI de manière à créer un seul et même bordereau versé vers les archives départementales. »
Pour rappel, une GED intègre en général les fonctionnalités suivantes :
- Réception, numérisation, extraction et identification des métadonnées des documents,
- Stockage, indexation et classification des documents suivant un plan défini,
- Restitution des documents,
- Gestion de leur cycle de vie via un système d’archivage.
A noter, la GED se heurte à certaines les limites : « lorsque les collectivités souhaitent ajouter du métier dans le système de gestion documentaire, ce n’est plus notre expertise. Il faut vraiment ajuster le curseur pour que la donnée vienne enrichir le document. On doit rester en gestion documentaire, on ne propose pas de SI métier ».
La data vient donc en complément du document dans le cadre de la GED ; elle participe à lui conférer notamment une valeur probante (identité numérique, certification, horodatage…).
La valeur probante d’un document repose sur 3 critères essentiels :
- L’authenticité,
- L’intégrité,
- La pérennité.
Aujourd’hui les clients du service public se tourne vers une organisation 100 % dématérialisée, depuis l’entrée du document (ou alors éventuellement d’un téléservice) jusqu’à l’archivage définitif de la pièce.
Raphaël Fhal – Efalia
Evolution de la GED : l’impact sur les outils
Les outils de gestion des collectivités, qu’il s’agisse de ressources humaines ou de finances, doivent intégrer les nouvelles normes et procédures de gestion documentaire. La dématérialisation du secteur public s’accélérant, ces évolutions deviennent incontournables. « Pour assurer le transport et la sécurisation d’opérations et de données, les éditeurs tel qu’Eksaé sont obligés de concevoir dès l’origine, dans leurs applications, des démarches qui vont permettre d’accompagner l’enregistrement et le traitement des données, des documents justificatifs », affirme Christophe Gurruchaga, expert fonctionnel Eksaé.
Ainsi, la généralisation du processus de signature électronique impacte directement le secteur de l’édition logicielle. En effet, il s’agit d’« assurer la chaîne de traçabilité des opérations qui sont réalisées dans les logiciels, en amont de la signature effective d’un document, par exemple. Au-delà de garantir le produit résultant et son intégrité, il est impératif d’assurer la traçabilité de l’autorisation qui a été donnée à tel signataire dans la procédure, que ce soit une signature interne au logiciel ou apportée sur le document ».
Il est impératif de s’assurer que toute personne
qui intervient sur une opération ait autorité pour le faire.
Christophe Gurruchaga, expert fonctionnel – Eksaé
3 critères de fiabilité sont associés à la signature en ligne d’un document :
– historisation des droits,
– historisation des pièces,
– traçabilité des opérations.
Dans de nombreux domaines, l’intégration d’une solution de GED au sein même des outils se révèle être un atout majeur. Par exemple, Eksaé Finances facilite la dématérialisation du secteur public via une GED thématique. Cette dernière offre des fonctions de recherches étendues, la gestion du cycle de vie de vos documents et leur intégrité, le choix de la simplicité avec le plan de classement préétabli. A la clé, des gains de productivité et de fiabilité.
GED : un heureux mariage entre document & data
La data confère de la valeur ajoutée à la gestion électronique des documents, donnant naissance à des solutions de GED nouvelle génération. Les évolutions participent à une amélioration continue des services proposés à l’utilisateur :
- vision à 360° de la gestion documentaire (mise en relation de différents types de contenus pour des synergies concrètes)
- enrichissement fonctionnel de l’accès à l’information (recherches croisées dépassant les requêtes préconçues parfois limitatives)
- interopérabilité renforcée, pour communiquer de manière fluide via des API
- évolutivité (agilité pour ajuster le volume de stockage, etc.)
- service rendu à l’agent via l’automatisation de traitements (conformité réglementaire, classification, archivage…).
Demain, on peut imaginer une « GED augmentée » avec l’apport de la big data et de l’intelligence artificielle, profitant de tous les atouts offerts par le cloud. Et demain, ce n’est pas si loin…
[1] EFALIA est un éditeur français, leader sur le marché de la Gestion Electronique de Documents (GED), fondé en 1983.