Enjeux de la dématérialisation des factures pour le secteur public

La dématérialisation des factures émises constitue une nouvelle étape à franchir. La volonté de la Commission européenne de dématérialiser les flux financiers entrera en application en France en 2026 pour tous les acteurs assujettis à la TVA.

Pour les collectivités et les opérateurs de l’État, ce passage à la facture électronique ne constitue pas une révolution. Grâce à Chorus Pro, dans le sens privé vers public, le dispositif est déjà en place. La prochaine échéance concerne tous les autres flux : l’enjeu est de généraliser les échanges entre acteurs privés ainsi qu’entre le public et le privé.

Facturation électronique pour les collectivités et opérateurs de l’État

La facturation électronique vers les acteurs privés modifiera les habitudes du secteur public. Ce processus vise à remplacer les factures papier par des documents numériques. L’ensemble du processus de collecte de la TVA est également concerné. Dans le langage du secteur public, on parle de titres ou de titres de recettes.

La dématérialisation des factures s’inscrit dans le sens de l’histoire et de la modernisation des flux économiques et financiers. L’objectif de l’Europe est de mieux contrôler les flux de TVA, dont la fraude représente la principale source de perte de ressources fiscales.

Cette démarche favorise une meilleure traçabilité des dépenses publiques. Chaque facture émise est enregistrée dans un système sécurisé, offrant ainsi une visibilité accrue sur les flux financiers. Cette transparence répond à l’exigence croissante de contrôle de la dépense publique.

Le secteur public doit aussi prendre en compte l’impact environnemental positif généré par cette transition (voir la loi REEN). Toutefois, il convient de rappeler que l’empreinte numérique n’est pas neutre : la dématérialisation augmente le volume de copies numériques, ce qui a également un impact en termes d’empreinte carbone.

Eksaé travaille sur cette réforme et devra développer de nouveaux modules pour permettre les échanges, le stockage et la communication des factures et des titres.

Le changement peut sembler complexe au premier abord, mais il offre des bénéfices indéniables, allant bien au-delà de simples économies financières ou de gains de temps. La modernisation passe inévitablement par cette évolution : c’est un futur que nous devons accueillir avec enthousiasme.

Contexte réglementaire et légal

La dématérialisation des factures dans le secteur public est encadrée par un cadre réglementaire strict. Le code des marchés publics n’est pas impacté par cette réforme ; ce sont les modalités de forme qui évoluent.

Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 fixe les modalités d’application des obligations d’émission, de transmission et de réception des factures électroniques et de transmission des données de facturation et de paiement à la direction générale des finances publiques. L’arrêté du 7 octobre 2022 précise les spécifications techniques et les procédures.

Initialement, Chorus Pro devait étendre son périmètre aux factures dématérialisées, mais en octobre 2024, l’État a décidé de mettre fin au projet de service public de la facture dématérialisée. Conséquence, les PDP seront des entreprises privées (plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration). Eksaé va référencer un partenaire PDP qui sera intégré dans votre application de finance ou de facturation.

Impact de la généralisation de la facturation électronique

La généralisation de la facturation électronique marque un tournant décisif pour le secteur public. Elle offre de nombreux avantages qui transforment les pratiques au sein des collectivités. En adoptant ce nouveau système, les administrations peuvent réduire considérablement leurs coûts opérationnels.

D’abord, l’élimination du papier permet non seulement d’économiser sur les frais d’impression et d’envoi, mais contribue également à une démarche écologique, très valorisée aujourd’hui. Les collectivités renforcent ainsi leur engagement en faveur du développement durable.

Ensuite, la rapidité dans le traitement des factures constitue un autre atout majeur. Grâce à la dématérialisation, les délais de paiement sont réduits, ce qui améliore la trésorerie des entreprises partenaires et favorise un climat économique plus serein.

Par ailleurs, cette transition renforce la transparence financière. La traçabilité offerte par les outils numériques limite les risques de fraude et facilite le contrôle budgétaire au sein des collectivités.

L’utilisation de logiciels adaptés permet une meilleure gestion administrative et réduit significativement le temps consacré aux tâches répétitives, comme l’archivage physique des documents. Ce temps libéré peut être réinvesti dans des missions stratégiques pour améliorer les services rendus aux citoyens.

Il ne faut pas négliger que cette évolution technologique nécessite une adaptation culturelle au sein des équipes administratives. Une sensibilisation accrue garantira une transition fluide vers cette nouvelle ère numérique, tant attendue dans le secteur public.

Calendrier de mise en place

Le calendrier est actuellement de nouveau remis en cause au moment ou cette article est publié. Pour le moment les textes prévoient le dispositif suivant :

La facturation électronique, concerne l’ensemble des opérations d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques, c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national. Cela concerne aussi les relations entre le public et les entreprises privées.

Par ailleurs, les entreprises doivent transmettre à l’administration fiscale certaines informations  relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique. Sont notamment concernées des entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis ou avec des entreprises non établies sur le territoire national.

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprise.

L’obligation d’émettre des factures est fixée à partir du :

• 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire
• 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises

L’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera quant à elle à partir du 1er septembre 2026 pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA.