Le calendrier de Chorus Pro s’accélère. Après les grands groupes, les administrations, et les ETI, ce sera bientôt au tour des 140 000 PME françaises de devoir utiliser le portail. Un mouvement aux bénéfices considérables, mais à gérer de près ; et aussi une occasion d’améliorer la collaboration entre la sphère publique et la sphère privée.L’usage de la facture dématérialisée et de Chorus Pro s’impose progressivement à tous les fournisseurs de la sphère publique. Le mouvement a commencé par les plus grands facturiers, et depuis le 1er janvier 2018 c’est au tour des ETI d’avoir l’obligation d’être en conformité. En tout et pour tout, ces « premiers de cordée » représentent quelques milliers d’entreprises.
Changement d’échelle
Les étapes à venir vont changer la donne ; au lieu d’une multitude de factures provenant d’un petit nombre de fournisseurs, il s’agira, en plus, de traiter de petites quantités de factures’ émises par une multitude de fournisseurs ! Au 1er janvier 2019, près de 140 000 entreprises devront potentiellement passer par Chorus Pro, soit 23 fois plus qu’aujourd’hui. Sans même parler du 1er janvier 2010?Par ailleurs, et depuis le 1er janvier 2017, établissements publics et collectivités territoriales, clients réciproques, doivent aussi déposer des factures dématérialisées sur le portail.Cet élargissement représente un vrai défi pour les administrations. Avec de petites entreprises comme interlocuteurs, et aussi de petites collectivités sans grands moyens ni savoir-faire en matière de dématérialisation, ça n’ira pas forcément tout seul !
Les entreprises en France et leur agenda Chorus Pro :
Grandes entreprises | > 5 000 employés | 287 entreprises au 1er janvier 2017Entreprises de Taille Intermédiaire | 250 à 5000 employés | 5 753 entreprises au 1er janvier 2018PME 10 | 250 employés | 139 941 entreprises au 1er janvier 2019TPE | < 10 employés | 3 674 141 entreprises au 1er janvier 2020Source : Insee 2018.q
Bon pour les administrations
Pour les administrations, ce changement, et les modifications de structure et de méthodes qu’il implique, doit d’abord permettre à la sphère publique d’économiser des sommes très importantes (700 millions d’euros pour l’Etat, par exemple), principalement en temps passé ? autrement dit en gains de productivité.La facture électronique entrante coûte en effet jusqu’à 10 euros de moins que la même au format papier, d’après une étude GS1 France parue en 2010. Et la facture sortante coûte jusqu’à 6,50 ? de moins que son équivalent papier (étude Billets 2013). Elle demande moins de temps, moins de frais de routage et d’affranchissement, et aussi moins d’espace et de personnel d’archivage. Un mètre cube d’archives tient sur une clé USB : les arbres aiment Chorus Pro !La réactivité est largement améliorée, grâce à la disponibilité immédiate des documents et à leur transmission instantanée. Le classement est facilité, la traçabilité sous contrôle. Bernadette LAURENS, directrice adjointe des systèmes d’information de la région Provence Alpes Côtes d’Azur (PACA), témoigne ainsi sur le blog de Chorus Pro :
Nous avons gagné 3 jours à l’arrivée de la facture et 2 jours à la transmission à notre service comptable avant la transmission au payeur ».
Le système simplifie aussi le traitement de la facture en cas de rejet ou de suspension. L’information part au fournisseur d’un simple clic, ce qui évite des manipulations de dossier, des envois de courrier, etc. Les utilisateurs publics apprécient également la visibilité permanente de l’état du traitement de la facture? et de la trésorerie.Il en résulte des intérêts quantifiables pour les entreprises, à commencer par un délai de règlement réduit, et une bien meilleure communication avec les services.
Bon pour les entreprises ?
« Le délai de traitement d’une facture, c’est du délai de paiement qui court ! », souligne Jérôme Mercier, chef de produits Finances chez eksaé. Une raison solide pour qu’un certain nombre d’entreprises aient choisi de devancer l’appel ? comme leur permettait la règlementation puisque depuis 2012, les entreprises qui travaillent avec des acteurs publics ont déjà la possibilité de leur envoyer des factures dématérialisées.Les trois modes de dépôt offrent aux entreprises (et aux collectivités) la possibilité de choisir, pour leurs factures, entre format PDF, XML ou saisie manuelle. Une souplesse particulièrement importante vis-à-vis des petits fournisseurs.Chorus Pro veut entraîner toute l’économie française sur le chemin de la dématérialisation et de la transformation numérique. L’occasion souvent de repenser ses méthodes, son organisation, et de faire des découvertes ? même chez les plus structurées des entreprises : les premières factures d’Orange auraient ainsi été rejetées par Chorus Pro, parce qu’elles ne portaient pas le bon numéro de SIRET ! Du côté des petites entreprises, on conserve cependant quelques appréhensions, que les acteurs publics de terrain ne manquent pas de rencontrer.
6 raisons pour lesquelles ça n’est pas si facile !
- La dématérialisation est souvent abordée via les systèmes informatiques. Or la vision technologique, si elle est indispensable, est loin d’être suffisante.
- La mise en place peut cependant représenter beaucoup de travail pour les services IT.
- Le changement de process : le circuit se modifie, de nouvelles possibilités de travail collaboratif s’ouvrent, l’organisation des services doit s’adapter en conséquence, et les collaborateurs aussi.
- L’infrastructure ? à commencer par les serveurs informatiques ? va devoir suivre la montée en charge rapide du nombre de fournisseurs et de pièces à traiter.
- La maturité face à la dématérialisation comptable est loin d’être la même partout …
- La conduite de projet de cette nature peut nécessiter des compétences absentes jusqu’alors.
Réussir, avec les entreprises
Les administrations ont tout à gagner à former leurs collaborateurs et les accompagner dans ce changement profond. Vérifier les aptitudes, mettre au point et diffuser des méthodes de suivi de projet, mesurer régulièrement l’avancée et la qualité du service : autant de calages à faire, autant de chantiers déjà largement ouverts. Mais c’est beaucoup dans la collaboration avec les entreprises que se jouera le succès de la généralisation de l’usage de Chorus Pro.De leur côté, beaucoup d’entreprises, pour lesquelles la dématérialisation constituait déjà un objectif identifié, souhaitent intégrer la plate-forme des achats publics directement dans leurs systèmes de gestion. Des modules qui permettent un envoi automatisé dans Chorus Pro directement à partir de la comptabilité, et offrant une pleine compatibilité avec la plate-forme (via une API full-web), les aideront à éviter un suivi manuel chronophage ? et les erreurs toujours possibles lors d’une saisie.Pourquoi s’arrêter là ? Ce processus de production et d’envoi sécurisé de factures vers l’Etat et les entités publiques et parapubliques, pourrait aussi bien profiter à leurs clients privés.Vis-à-vis des fournisseurs moins avancés, la solution passe par la formation et l’accompagnement, par exemple pour les aider à créer leur compte et à déposer leur première facture. Sans hésiter à leur rappeler qu’il s’agit d’un deal gagnant-gagnant : le fournisseur sera payé plus vite, l’administration sera plus économe? et l’impôt sur les sociétés pourra baisser !Au 1er juillet 2017, 97 % des communes et des métropoles (34 879 sur un total de 35 887) avaient reçu au moins une facture dématérialisée via le portail. On attend 100 millions de factures par an en 2020. Mais le mouvement ne s’arrêtera pas là : parmi les prochaines étapes, la dématérialisation des commandes, et de toute la chaîne de l’achat public.
Intelligence artificielle et support aux utilisateurs
Le support de Chorus Pro se dématérialise lui-aussi. C’est qu’il va falloir faire face, au meilleur coût, à une masse de nouveaux utilisateurs, dont beaucoup seront des fournisseurs occasionnels. Leurs questions seront souvent les mêmes, d’où l’intérêt de mettre en place un chatbot. Déployé fin 2017 par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’Etat) ce chatbot, baptisé ClaudIA, repose sur la technologie d’intelligence artificielle Watson d’IBM. Il est capable de comprendre les questions posées et d’y apporter une première réponse, tient compte du contexte utilisateur et sait détecter les interactions inappropriées.
D’après l’AIFE, le nombre de contacts au support « n’a pas cessé d’augmenter, passant de 20 000 par mois à plus de 40 000 (avec un pic à 55 000 en janvier) tous canaux confondus (appels téléphoniques, fiches, live chat, courriels, avatar, chatbot).Les sollicitations traitées manuellement par les opérateurs du support de niveau 1 représentent désormais une volumétrie de plus de 15 000 par mois (18 000 en janvier). » L’AIFE anticipe un doublement des demandes de support chaque année.Avec ClaudIA, le taux des demandes traitées automatiquement est passé à 65 %. « En deux mois, ClaudIA a traité plus de 10 000 conversations, avec une moyenne de 3,5 interactions par conversation » se réjouit l’AIFE.