Les financiers considèrent-ils encore les ressources humaines comme une ligne de charge dans le secteur public ? Ce préjugé n’en est aujourd’hui plus un : il est bien reconnu que les actions RH jouent un rôle stratégique dans l’organisation. Les indicateurs sociaux sont autant scrutés que les analyses financières. Quelles sont les clés d’une collaboration renforcée et performante entre RH et Finances ? Quel rôle jouent les outils adoptés par la collectivité ou l’établissement public ? Faites le point sur les idées reçues à bannir pour des relations vertueuses entre RH & Finances !
Idée reçue n°1
A chacun son métier : projets & contrats doivent être gérés avec des interlocuteurs bien séparés, l’un sur la partie RH, l’autre sur la partie finance.
Il est certain que les domaines RH et financiers présentent des enjeux différents : les priorités ne sont pas nécessairement alignées, et les responsables de chaque service ne collaborent pas toujours ensemble sur leurs projets clés. Pour autant, des liens forts existent entre les sujets RH et financiers : les établissements publics apprécient la fluidité et la réactivité que fournit un interlocuteur de référence.
Une approche « marché unique » permet d’optimiser la relation contractuelle et le traitement des sujets dans le cadre d’une vision globale, plutôt que de multiplier les allers-retours avec divers acteurs dont les choix interfèrent. Ainsi, les évolutions organisationnelles au sein de l’établissement ne risquent pas d’impacter la cohérence des prestations.
De plus, en termes de négociation, un établissement public peut apprécier l’effet de levier que lui procure un contrat global. Par exemple, l’adoption de logiciels dédiés auprès d’un éditeur unique ; l’accès au support et aux publications sont de facto facilités.
Idée reçue n°2
D’un point de vue technique, des silos étanches et dissociés sont adaptés pour traiter les données RH et financières. On limite ainsi les risques d’indisponibilité en cas d’incident sur un serveur ou de panne d’accès internet.
Qu’il s’agisse de solutions SaaS (Software as a Service) ou de solutions on-premise, les gains de la mutualisation, en termes d’investissement ou de coûts d’opérations, dépassent très clairement les potentiels risques. En effet, maintenir des infrastructures distinctes fait toujours coexister des composants techniques hétérogènes. Ces dernières ont un impact notable sur la complexité des systèmes et donc sur leur stabilité.
A contrario, opter pour une consolidation des logiciels RH et Finances assure la compatibilité technique permanente pour un fonctionnement optimal des solutions. L’administration et la maintenance sont donc facilitées. Dans le cas du SaaS, la mutualisation est aussi celle des accès, avec une fédération autour d’une même plateforme Finances et RH, gage supplémentaire de cohérence et de fiabilité pour les utilisateurs. En parallèle, la gestion sécurisée des données est aujourd’hui pleinement garantie par un éditeur français tel qu’Eksaé, conformément aux évolutions réglementaires (RGPD) et techniques (maîtrise du cloud).
Idée reçue n°3
Les gestions RH et financières sont des spécialités bien distinctes nécessitant l’expertise de deux éditeurs experts.
Dans les faits, rares sont les utilisateurs, même aguerris, à utiliser 100 % des fonctionnalités d’un logiciel. Ainsi, être dans une pure approche « best of breed » où l’on analyse dans les moindres détails les fonctionnalités de différents outils spécialisés s’avère souvent un investissement en temps et en énergie bien mal récompensé !
De manière générale, entre une fonctionnalité marginale supplémentaire et une assurance de compatibilité et de cohérence entre les outils, c’est bien le deuxième parti pris qui soulagera les utilisateurs au quotidien. L’argument en faveur de l’interopérabilité a été renforcé ces dernières années avec des sujets comme le prélèvement à la source, qui a eu d’importantes conséquences à la fois sur la gestion RH et sur le mandatement et la gestion financière.
Ainsi, les organisations dotées d’une compatibilité native entre leurs outils Finances et RH n’ont pas eu besoin de faire de nouveaux paramétrages successifs.
Idée reçue n°4
Les processus métiers RH et finances impliquent des fonctionnements et donc des ergonomies très différentes au niveau de l’outil, au détriment de l’expérience utilisateur.
On ne le rappelle jamais assez, les liens entre processus RH et Finances sont historiquement très forts. Leur proximité permet de faciliter la gestion de domaines transverses comme les frais de déplacement ou le suivi analytique. L’harmonisation de ces processus permet ainsi de générer des tableaux de bords multi-domaines, offrant une visibilité globale de l’activité.
Avec des outils compatibles et cohérents, le vocabulaire et les objets de gestion seront d’ailleurs identiques. Une bonne illustration est à aller chercher du côté des plateformes de dématérialisation (PES, CHORUS, DSN) qui s’appuient de fait sur cette cohérence au niveau technologique. La gestion électronique de documents (GED) est appuyée sur le même environnement, les documents peuvent être partagés de façon fluide.
Par ailleurs, un certain nombre d’acteurs ont besoin d’utiliser les deux types d’outils en parallèle. Lorsque certains processus sont déconcentrés, l’approche unifiée évite d’avoir à doublonner la formation des utilisateurs, générant gain de temps et économies d’échelles sur les sessions, mais également les maintenances.
Le déploiement de nouvelles fonctions au niveau opérationnel ne souffre pas de décalages dus à l’ergonomie. Ainsi, la solution Eksaé Finances dispose d’un grand nombre de règles de fonctionnement identiques à celle d’Eksaé SIRH ; un utilisateur amené à se servir de l’une puis de l’autre ou à collaborer avec un collègue autour des outils, accédera à un environnement familier pour une prise en main immédiate.
Idée reçue n°5
Un éditeur ne peut pas innover à la fois sur le sujet de la gestion RH et sur celui de la gestion financière.
Au contraire, ce sont précisément les expertises métiers solides d’un éditeur tel qu’Eksaé qui lui permettent d’innover en continu pour proposer des solutions qui anticipent les besoins et futures problématiques des DRH et des DAF de la fonction publique !
Plus encore, les nombreuses synergies entre gestion financière et gestion RH dans les établissements publics sont un axe R&D en eux-mêmes. Un exemple : la dématérialisation avec gestion électronique des documents (GED) permet dorénavant d’unifier le suivi documentaire financier et RH et d’éviter les dédoublements qui fragilisent et ralentissent les processus métiers. Le tout en permettant d’investir dans un seul outil. Et d’autres opportunités d’innovation apparaissent très clairement aux yeux des DAF et DRH : coffres-forts numériques, portails agents…
Cerise sur le gâteau, le déploiement de ces innovations sera plus efficace et fiable grâce à la vision 360° d’un éditeur de logiciels proposant des gammes cohérentes et interopérables.
Conclusion
Les Services RH et Finances du service public ont tout à gagner à collaborer étroitement. Le choix d’un éditeur unique pour le déploiement d’outils facilite la gestion des sujets transverses. Ainsi, un thème appelle une attention croissante de ces différentes parties prenantes : la responsabilité sociale et environnementale (RSE). Les acteurs financiers peuvent imaginer des modèles d’analyse intégrant des données sociales (émanant des RH) et environnementales, en complément des datas financières, pour orienter leurs choix d’investissement. Les relations entre gestion RH et gestion financière ont de belles perspectives devant elles !