Les bonnes pratiques pour limiter l’impact de la DSN
La DSN et la transformation numérique des services publics en général modifient considérablement les métiers, et l’organisation interne des collectivités territoriales et des communes. Les nouveaux outils numériques génèrent une nouvelle façon d’utiliser les solutions et de délivrer l’information. Désormais, les plateformes servent l’interopérabilité et symbolisent les nouveaux vecteurs technologiques.Une mutation majeure qui amène une approche logicielle mais aussi humaine différente. Pour éviter les écueils inhérents à un projet de cette ampleur, il est essentiel d’anticiper ce passage à la dématérialisation et de vous faire accompagner. À cette fin, le parcours utilisateur doit se découper en trois étapes clés tout au long de cette année :
- La phase de préparation pour sensibiliser le client sur ce qu’est la DSN et comment s’y préparer au mieux.
- La phase de paramétrage pour établir les contrôles à mettre en place et bien appréhender la paie.
- La phase d’exploitation pour présenter comment effectuer une déclaration, réaliser les contrôles et récupérer l’information.
Suivre ces étapes le plus tôt possible évite ainsi de traiter la DNS dans l’urgence en fin d’année et permet d’ancrer le projet dans un processus d’amélioration continue.
- Pour en savoir plus : Se mettre au rythme de la DSN
L’accompagnement et la formation au c’ur de la DSN
Au-delà des changements de processus et d’organisation interne, la première transformation suscitée par la dématérialisation des services se veut humaine. Le principal risque encouru ? Une certaine réticence au changement, synonyme d’échec de la transformation digitale. Selon le Baromètre 2018 du numérique dans les collectivités , réalisé par eksaé avec la Gazette des Communes, 39 % des agents se montrent méfiants contre 26 % des élu(e)s.Une réticence citée comme principal frein à la transformation dans 36 % des cas et souvent associée à un manque de formation qui multiplie les risques d’échec. Voilà pourquoi un accompagnement par un expert légal ou un éditeur s’avère indispensable pour former et sensibiliser vos équipes au digital. Un expert qui sera en lien avec l’ensemble des acteurs concernés ? collectivités, caisses de retraite, organismes de protection sociale? ? mais aussi l’État et même le secteur privé dont il pourra s’inspirer pour proposer le meilleur suivi personnalisé possible.
Un réel manque de formation au sein du secteur public
La mise en place d’un accompagnement de l’organisme public et d’une formation des agents à l’utilisation des nouveaux outils numériques recouvre des enjeux critiques. Or, il apparaît que seuls 24 % des effectifsont reçu une formation sur le numérique il y a moins d’un an alors que 40 % n’ont jamais été formés ! De fortes disparités entre les organismes sont toutefois à noter. Si les agents apparaissent mieux formés que les élus ? moins aguerris à un usage quotidien des outils numériques ?, seule la moitié des personnes interrogées se considèrent suffisamment formées pour faire face aux changements induits par la transformation numérique. Parmi eux, 47 % des DSI considèrent ne pas avoir reçu une formation adéquate ! Un résultat plus que mitigé, la transformation numérique impliquant l’ensemble des parties. Difficile alors d’imaginer réussir la dématérialisation des services si les agents en charge de l’appliquer ne sont pas correctement formés. À noter néanmoins que, plus l’organisme public ou la commune est importante, plus les agents sont formés et à l’aise avec le numérique.Un fort besoin d’accompagnement et de formation sur les sujets du numérique se fait donc ressentir. Dans le contexte actuel et notamment face à la DNS, des formations annuelles ou tous les deux ans sont recommandées.
Innover dans la formation
Qu’attendent véritablement les acteurs du secteur public ? Que l’information vienne à eux à des fins de sensibilisation, de gestion des contraintes et de maîtrise des processus. Un besoin de connaissances poussées qu’ils ne peuvent appréhender et déployer seuls sans l’appui d’un partenaire. Un expert du légal ou des solutions logicielles qui leur expliquera les objectifs et le déroulement du projet, et permettra surtout d’adapter le parcours de formation de chacun et de veiller à l’évolution des compétences détenues dans chaque structure. Restez informés sur la DSNOutre l’accompagnement d’un partenaire, le déficit de formation peut également être comblé par de l’auto-formation, pour les agents mais aussi les responsables RH et financier, et de nouvelles formes d’apprentissage en phase avec la digitalisation des usages. Parmi elles :
- Les MooC (Massive Open Online Courses)
- Le elearning
- Les tutoriels vidéos
- Les web conférences
Le principal intérêt de ces outils est qu’ils permettent à chacun d’être le propre acteur de sa formation, de définir son agenda, de valider les étapes à son rythme et même de bénéficier d’une assistance en ligne en cas de questionnement ou de difficulté ponctuelle. Un parcours personnalisé individuel ou en groupe. Un accompagnement à l’image de la DSN : simplifié, automatisé et numérisé. Ensemble, réinventons la formation !