Portée par les constantes évolutions réglementaires, la dématérialisation s’accélère dans la gestion financière du secteur public. Dans votre service, êtes-vous certain de disposer d’un outil de gestion financière évolutif et à jour, vous permettant de répondre aux nouvelles exigences des organismes publics en 2021 ? Faisons le point au travers de 10 situations indiquant qu’une réflexion autour de votre solution Finances s’impose. Suivez le guide !
1) Vous êtes obligé de plonger dans les archives papier dès que l’on vous pose une question
En gestion financière, les archives papier ont été la norme pendant plus de 50 ans. Mais ça, c’était avant ! La digitalisation a considérablement simplifié les opérations de stockage et d’échanges documentaires. Ainsi, la dématérialisation des factures s’est généralisée dans les collectivités et établissements publics.
La transformation numérique impulse un cercle vertueux : la digitalisation des documents et des processus optimise le travail collaboratif et la traçabilité, la Gestion Electronique de Documents assure un archivage rapide et complet, etc.
Notre conseil : opter pour un logiciel Finances proposant une solution de gestion électronique documentaire.
2) Quand un fournisseur demande où en est son règlement, vous ne savez pas le renseigner instantanément
Si votre Service Financier n’a pas encore mis en place de processus numériques, les écueils potentiels sont nombreux : difficultés pour identifier l’interlocuteur visé, impossibilité de connaître le statut d’un document, collaboration inexistante… Et cela impacte l’ensemble des parties prenantes : les utilisateurs, les fournisseurs en demande d’information… Sans oublier les citoyens en bout de chaîne !
Notre conseil : faire le choix d’un logiciel financier intégrant un requêteur intuitif des données.
3) Vous croulez sous les parapheurs en attente de validation
DAF, chefs de service et élus sont rarement disponibles. Vous avez pourtant tous les jours de nouveaux documents à faire signer ou viser. Les parapheurs débordent et il existe un véritable goulot d’étranglement au niveau des signataires. La généralisation du télétravail concourt à accentuer cette problématique. L’e-signature est LA réponse aux enjeux de fiabilité et de productivité.
Notre conseil : s’équiper d’un logiciel de gestion financière connecté à une solution de signature électronique.
4) Votre responsable vous demande toujours plus de chiffres et de prévisions et vous n’êtes pas en mesure de les générer avec votre application actuelle
Avec le temps, vous avez réussi à a00pprivoiser votre outil de gestion financière et vous vous en sortez plutôt bien dans les tâches du quotidien. Toutefois, votre logiciel est rigide et ne dispose d’aucune fonctionnalité de pilotage à ce jour. A l’heure où l’exploitation des données constitue un enjeu majeur des finances publiques, il devient incontournable de recourir à l’analyse de ces dernières pour prendre les bonnes décisions.
Notre conseil : s’assurer que le logiciel Finances retenu intègre des fonctionnalités de BI (business intelligence).
5) Vos chefs de service ne savent jamais où en sont leur consommation à un instant T
Réunions de suivi, bilans intermédiaires, budgets rectificatifs, mise en place d’actions correctives : ces notions sont très loin de votre quotidien. Alors que votre chef de service souhaite constamment savoir où en sont les consommations des différents postes, consolider ces informations vous réclame un travail manuel très chronophage.
Notre conseil : gagner du temps avec un logiciel financier offrant des critères de découpages budgétaires multiples, ainsi que des situations paramétrables.
6) Pour établir le budget de la collectivité, vous vous basez sur un fichier Excel avec de très nombreux onglets
Etablir le budget de la collectivité appelle une forte mobilisation du Service Finances. Et cette mission devient un défi complexe lorsque les données sont disparates et stockées dans un simple fichier Excel. Jongler entre les onglets détériore l’expérience utilisateur, sans vision globale ni à long terme. Ergonomie défaillante, impossibilité d’émettre des hypothèses et/ou des simulations, etc. : les contraintes sont multiples.
Notre conseil : vérifier que votre logiciel de gestion financière propose des situations pluriannuelles prêtes à l’emploi.
7) Vous avez constamment du retard dans vos saisies
Une partie de votre travail du quotidien consiste à effectuer des saisies fastidieuses. Mais votre outil de gestion n’a pas été pas pensé dans le cadre d’une démarche « user centric ». Aujourd’hui, les logiciels nouvelle génération assistent réellement l’utilisateur dans ses tâches principales, pour une efficacité renforcée.
Notre conseil : rester concentré sur vos enjeux prioritaires grâce à votre logiciel Finances offrant un cockpit utilisateur personnalisable.
8) Il vous est impossible de travailler depuis un autre établissement ou sur un chantier
Avec la réorganisation territoriale, vous êtes amené à travailler de plus en plus sur différents sites, géographiquement éloignés. C’est un gros changement et votre organisation doit désormais être millimétrée ! Pas question d’oublier une tâche : une fois dans l’une des collectivités, il vous est tout bonnement impossible de vous connecter à l’outil de gestion de l’autre collectivité…
Notre conseil : s’orienter sur un logiciel financier 100 % web, utilisable via tous les navigateurs et sans aucun déploiement, en tout temps et en tout lieu.
9) Les reportings dans votre collectivité vous obligent à ressaisir toutes les données dans une présentation PowerPoint
En tant qu’agent du Service Financier de la collectivité, disposer de compétences en PowerPoint est devenu un prérequis. En effet, à partir de votre outil de gestion financière historique : aucun moyen d’exporter des reportings personnalisables et graphiques. Il vous incombe de ressaisir, d’analyser, d’interpréter et de mettre en forme les reportings ! Vous y passez un temps considérable…
Notre conseil : booster votre productivité avec un outil de gestion financière intégrant des tableaux graphiques (consolidation, aide à la décision…), personnalisables en quelques clics.
10) Pour valider un achat dans votre application financière, 15 clics minimum sont nécessaires
Valider un achat devrait être une action fluide et rapide. Et pourtant, dans votre outil de gestion financière, cette action est une vraie sinécure. Cela nécessite d’ouvrir et de naviguer entre de nombreuses pages pour vérifier et comparer les informations. Quel dommage de ne pas avoir toutes ces fonctionnalités importantes accessibles depuis sa page de travail principale !
Notre conseil : choisir une solution intégrant des API natives pour communiquer simplement avec les plateformes de l’Etat (Totem, Chorus) et votre périphérie logiciel (Dette, Analyse financière, Elaboration des marchés publics, SIRH…) .
En conclusion
Compte financier unique, instruction M57… Au-delà du respect des nouvelles obligations légales, la dématérialisation de la fonction finance conduit à une chaîne d’exécution financière plus efficace et productive. A la clé, des gains de temps mesurables et des économies de charges, ainsi qu’une amélioration continue des processus.
Votre Service Finances souhaite moderniser son système d’informations ? Nous pouvons vous accompagner dans votre réflexion. Prenez contact avec les experts Eksaé !