1- L’ADAPTABILITE : mon logiciel de gestion s’adapte facilement aux évolutions techniques et réglementaires du secteur public
Un bon logiciel de gestion doit pouvoir s’adapter aux changements opérés dans le cadre légal actuel mouvant (Chorus Pro, Prélèvement à la Source, DSN, etc.). Mon logiciel de gestion doit non seulement se conformer strictement aux différentes réglementations du secteur public mais également fournir des mises à jour régulières pour s’adapter rapidement et prendre en compte les impacts des évolutions dans la gestion. C’est la même logique qui doit prévaloir concernant les évolutions techniques. L’éditeur d’un logiciel de gestion performant devra être à même de vous faire bénéficier de nouveautés susceptibles d’améliorer votre efficacité : par exemple via des accès en mobilité ou un fonctionnement en mode SaaS (Software As A Service).
2- L’ACCESSIBILITÉ : mon logiciel de gestion me permet de travailler depuis n’importe où, n’importe quand
Avec l’évolution des modes de travail et la réorganisation territoriale, de plus en plus d’agents travaillent sur plusieurs sites ou dans certains cas en télétravail. Le mode SaaS est la réponse évidente à ce nouvel enjeu de flexibilité. Il permet d’accéder au logiciel de gestion à distance sous forme d’un service hébergé en toute simplicité et sécurité. Depuis un simple navigateur Internet, chaque agent habilité accède aux outils de travail et aux fichiers dont il a besoin au quotidien pour effectuer sa mission.
3- La SIMPLICITE : mon logiciel de gestion est simple à prendre en main et facile d’utilisation
Le choix final d’un logiciel de gestion prendra naturellement en compte la simplicité de prise en main et la facilité d’utilisation de la solution. Une ergonomie homogène, qui facilite la navigation et rend l’utilisation intuitive et accessible à tous, est un réel avantage pour les agents. Un logiciel de gestion performant doit se composer de nombreux paramètres personnalisables, pour répondre à chaque problématique de la gestion de la collectivité. L’interface d’un logiciel de gestion bien pensé permet des consultations rapides et fluidifie les liens entre les applications métiers, pour un accès immédiat à l’information.
4- LA TRAÇABILITÉ : mon logiciel de gestion optimise la traçabilité des documents et des processus de gestion
La traçabilité des documents et des processus de gestion est un sujet qui prend de l’ampleur avec la révolution numérique qui transforme actuellement le secteur public. Que ce soit pour le service financier ou le service RH d’une collectivité, la traçabilité concerne aussi bien les pièces dématérialisées que les processus de gestion complets du quotidien (les factures, les bulletins de paie, la validation d’un bon de commande, la validation d’une demande de congés, etc.). Un logiciel de gestion performant optimise la traçabilité des processus en identifiant les parties prenantes et leurs actions, ce qui garantit une sécurité et une collaboration optimales.
5- L’EFFICACITÉ : mon logiciel de gestion génère un gain de temps notable au quotidien
Tout en facilitant la dématérialisation des pièces et des processus de gestion, un bon logiciel de gestion doit offrir un espace de travail paramétrable et personnalisable afin d’accompagner au mieux chaque agent. Le logiciel de gestion doit générer un réel gain de temps, notamment dans l’exécution des tâches répétitives, pour permettre à l’agent de se focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Le logiciel de gestion ne doit pas être uniquement un élément technique, mais un véritable assistant pour l’agent, au travers de fonctionnalités simplifiées, de guides ou d’assistants interactifs accessibles en un clic à la demande.
6- LA SECURITÉ : mon logiciel de gestion assure un haut niveau de confidentialité à toutes mes données
La sécurité des données est aujourd’hui une priorité face aux nombreuses menaces extérieures. Les organismes publics ont une responsabilité légale de confidentialité vis à vis des données de leurs agents, mais au-delà de ça, envers les citoyens. Ce sont bien les données propres à la collectivité qui doivent être protégées. Par conséquent, un bon logiciel de gestion pour la collectivité doit être un parfait rempart contre les mauvaises pratiques et assurer un haut niveau de confidentialité à l’ensemble des données.
7- LE COLLABORATIF : mon logiciel de gestion intègre un portail en ligne facilitant les interactions avec vos collaborateurs
Un logiciel de gestion doit disposer de fonctionnalités collaboratives, ou pouvoir s’interfacer avec un portail en ligne, afin de générer de meilleures interactions entre collaborateurs et chefs d’équipe. Facilitant la gestion et le suivi administratif, un logiciel de gestion collaboratif fonctionne comme un véritable portail en ligne, autour duquel s’articule l’ensemble des workflows métier. Les informations sont ainsi partagées et vérifiées à plusieurs niveaux pour, in fine, aboutir à des données consolidées qualitatives. Le collaboratif permet aux agents de créer, de partager et de modifier des fichiers de travail en temps réel et d’optimiser les flux d’informations entre les services.
8- LA PERSONNALISATION : mon logiciel de gestion est adapté à la taille et aux besoins spécifiques de ma collectivité
Chaque collectivité, quelle que soit sa taille, a des besoins spécifiques et plus ou moins prioritaires en matière de gestion : maîtriser la masse salariale, piloter le recrutement, développer les compétences des agents, etc. Ainsi, un logiciel de gestion performant doit être extrêmement personnalisable pour répondre aux différents besoins en termes de gestion financière ou de ressources humaines. La souplesse et l’approche modulaire d’un logiciel sont des éléments clés à prendre en compte pour faire le bon choix. Les fonctionnalités disponibles doivent être adaptées à la taille de la collectivité.
9- LA DÉMATÉRIALISATION : mon logiciel de gestion accélère la dématérialisation des pièces et des processus
Pour les collectivités, la dématérialisation devient une évidence. La nouvelle génération de logiciel de gestion est nativement Web et se met au service de la performance. Un bon logiciel de gestion accélère la dématérialisation des pièces et des processus. L’intégration des documents numérisés dans le système d’information se démocratise, l’archivage et le classement des informations sont effectués grâce à une Gestion Electronique de Documents (GED) intégrée, dont le retour sur investissement dans le temps fait désormais l’unanimité.
10- LE FONCTIONNEL : mon logiciel de gestion m’offre un espace unique pour gérer la variété de mes métiers
Un logiciel de gestion performant offre une unique interface pour gérer les différents métiers d’une collectivité : la paie, la comptabilité, les services aux citoyens, etc. Le logiciel de gestion doit être conçu de manière intelligente, interactive et fluide afin de faciliter la vie des utilisateurs. Des tableaux de bord et des alertes personnalisables sont autant d’atouts qui permettent de piloter l’activité de manière optimale.